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Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)

Der Datenabgleich auf der elektronischen Gesundheitskarte

Beim Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) geht es darum, die Versichertenstammdaten der gesetzlich Krankenversicherten, die auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert sind, aktuell zu halten. Das sind persönliche Daten und Angaben zur Krankenversicherung. Bisher können diese Informationen in der Praxis nur eingelesen, aber nicht aktualisiert werden. Auch können Vertragsärzte und -psychotherapeuten derzeit nicht elektronisch prüfen, ob die eGK gültig ist.

Mit der Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ist dies Pflicht: Ärzte und Psychotherapeuten müssen das VSDM ab 2019 bei jedem ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal durchführen und dies gegenüber ihrer Kassenärztlichen Vereinigung mit den Abrechnungsunterlagen nachweisen. Anderenfalls drohen laut Gesetz Honorarkürzungen. Aufgrund der Verzögerungen, die bei der Ausstattung der Praxis mit der nötigen Technik bisher aufgetreten sind, hat der Gesetzgeber den Termin um ein halbes Jahr auf den 1. Januar 2019 verschoben. Dadurch erhalten Praxen mehr Zeit für den Anschluss an die TI.

Übersicht zugelassener Anbieter

Für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur brauchen Praxen verschiedene Komponenten: Konnektor, E-Health-Kartenterminal, Praxisausweis, PVS-Anpassung, VPN-Zugangsdienst. Diese müssen von der gematik zugelassen sein. Welche Anbieter bereits für den Einsatz in der TI zugelassen sind, erfahren Arzt- und Psychotherapeutenpraxen hier. Diese Übersicht wird ständig aktualisiert.

Was ist das VSDM?

Das VSDM umfasst zwei Schritte: die Online-Prüfung und die Aktualisierung. Bei der Online-Prüfung wird abgefragt, ob die Daten und das Versichertenverhältnis noch aktuell sind. Dazu werden die Informationen auf der Karte mit den Informationen abgeglichen, die bei der Krankenkasse des Versicherten hinterlegt sind. Stimmen die Angaben nicht überein, werden veraltete Daten auf der Karte überschrieben.

Sowohl die Prüfung als auch die Aktualisierung erfolgen automatisiert beim Einlesen der Karte. Die Online-Prüfung wird bei jedem ersten Einlesen der eGK im Quartal durchgeführt, die Aktualisierung nur dann, wenn das System neue Informationen meldet. Der Arzt kann auf Wunsch die Karte auch in kürzeren Abständen prüfen und aktualisieren lassen.

Voraussetzung für eine Aktualisierung ist, dass der Versicherte seine Krankenkasse auch über etwaige Änderungen informiert hat, zum Beispiel nach einem Umzug. Dann ändert die Kasse beispielsweise die Anschrift des Versicherten in ihrem System. Beim nächsten Arztbesuch wird die neue Adresse beim Einlesen der Karte auf die eGK geschrieben und in die Patientendatei der Praxis übertragen. Auch heute schon müssen Versicherte ihre Kassen über solche Änderungen informieren. Sie erhalten dann eine neue eGK. Mit dem VSDM ist ein Kartenaustausch nicht mehr nötig.

Hinweis: Ärzte und Psychotherapeuten sind nicht verpflichtet, den Versicherten nach Änderungen seiner eGK-Daten zu fragen oder Änderungen in ein VSDM-System der Krankenkassen einzutragen.

So läuft das VSDM ab

So läuft das VSDM-Standardverfahren im Einzelnen ab:

  • Der Patient legt seine eGK am Empfangstresen vor. Die Karte wird in das E-Health-Kartenterminal gesteckt.
  • Sobald die Karte eingesteckt ist, beginnt automatisiert der Datenabgleich: Der Konnektor fragt über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse an, ob die eGK gültig ist und ob die auf der eGK gespeicherten Daten aktuell sind. Ist die eGK gültig und sind neue Daten beim VSDM-Dienst vorhanden, werden die Daten auf der eGK aktualisiert. Der Prüfungsnachweis wird auf der Karte gespeichert, auch dann, wenn die VSDM-Daten noch aktuell waren. Nach dem Datenabgleich übernimmt das Praxisverwaltungssystem (PVS) den Prüfungsnachweis der eGK und zeigt eine der folgenden Meldungen an:   
    • Die Karte und die Daten sind aktuell
    • Aktualisierte Daten liegen vor.
  • Per Knopfdruck können die auf der eGK aktualisierten Daten auch in die Patientendatei der Praxis übernommen werden.
  • Ist die eGK ungültig, zeigt das PVS eine entsprechende Meldung an. Es werden weder Daten noch Prüfungsnachweis auf die eGK geschrieben oder an das PVS übermittelt.
  • Die eGK wird wie gewohnt aus dem Kartenterminal entnommen.

Häufige Fragen zum VSDM

Wer muss VSDM machen?

Zum VSDM sind alle Ärzte und Psychotherapeuten beim ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal verpflichtet. Das bedeutet, dass alle Praxen bis zum gesetzlichen Stichtag (jetzt 1. Januar 2019) an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein müssen.

Ist im Versorgungskontext kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt vorgesehen (z.B. Pathologen, Laborärzte), ist das VSDM nicht möglich. Damit besteht für diese Ärzte keine VSDM-Pflicht. Sie übernehmen für die Abrechnung weiterhin die Versichertendaten, die im Personalienfeld des Auftrags stehen.

Ein anderer Sonderfall betrifft Anästhesisten, wenn sie außerhalb ihrer Praxisräume tätig sind. Zum Einlesen der eGK benutzen sie dann in der Regel ein mobiles Kartenterminal. Diese Terminals können nicht mit der TI verbunden werden, sie arbeiten nur im Offline-Betrieb. Anästhesisten können somit kein VSDM-Update durchführen, sondern nur die auf der eGK gespeicherten Versichertendaten auslesen. TIPP: In solchen Fällen sollten Anästhesisten die eGK erst im mobilen Kartenterminal einlesen, wenn der Kollege das VSDM durchgeführt hat. Dann sind die Daten auf der eGK auf jeden Fall aktuell. Dies gilt auch für Ärzte bei Heim- und Hausbesuchen.

Dennoch gilt: Ärzte, die nie oder extrem selten mit persönlichem Arzt-Patienten-Kontakt behandeln, müssen grundsätzlich in der Lage sein, das VSDM durchzuführen. Das heißt, auch diese Praxen müssen bis zu dem vom Gesetzgeber vorgegebenen Termin an die TI angeschlossen sein. Damit können sie künftig auch auf andere Anwendungen in der TI zugreifen.

Wie lange dauert das VSDM?

Bei Tests in Praxen hat sich gezeigt, dass die Online-Prüfung ohne Aktualisierung in der Regel nicht länger als das Einlesen der eGK heute dauert. Etwas mehr Zeit benötigt das System, wenn Angaben aktualisiert werden. Dafür müssen Praxismitarbeiter die neuen Versichertendaten nicht mehr händisch einpflegen, denn sie können automatisch in das PVS übernommen werden.

Vorgaben an die Hersteller der Technik sehen vor, dass die Online-Prüfung nicht länger als fünf Sekunden dauern soll; mit Aktualisierung maximal 13 Sekunden. Trotzdem kann es in der Anfangszeit zu Verzögerungen kommen. Deshalb sind in der Starterpauschale (900 Euro), die jede Praxis mit dem Anschluss an die TI erhält, auch Kosten für einen eventuellen Mehraufwand beim Einlesen der Karte berücksichtigt.

Welche Prüfungsnachweise gibt es für die Abrechnung?

Wenn die Praxis das VSDM durchgeführt hat, generiert das System einen Prüfungsnachweis, der im PVS gespeichert und mit der Abrechnung an die KV übermittelt wird. Der Prüfungsnachweis enthält einen Zahlencode versehen, der für unterschiedliche Ergebnisse steht.

Wird ein Prüfungsnachweis generiert und im PVS abgelegt, gilt das VSDM als durchgeführt. Das trifft auch zu, wenn der Prüfungsnachweis technische Fehler ausweist, zum Beispiel wenn keine Online-Verbindung hergestellt werden konnte. Die eGK gilt auch dann weiterhin als gültiger Versicherungsnachweis. Ist das VSDM häufiger aus technischen Gründen nicht möglich, sollte die Praxis den technischen Dienstleister kontaktieren und die Anbindung prüfen lassen.

Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Prüfungsnachweise:

 Zahlencode  VSDM-Ergebnis
1 = Aktualisierung durchgeführt  Bei der Krankenkasse des Versicherten lagen neue Daten vor. Diese wurden erfolgreich auf der eGK aktualisiert. 
 2 = Keine Aktualisierung erforderlich Bei der Krankenkasse des Versicherten lagen keine neuen Daten vor. Eine Aktualisierung der eGK war nicht erforderlich
 3 = Aktualisierung technisch nicht möglich Es ist keine Online-Verbindung möglich.

Es konnte nicht ermittelt werden, ob neue Daten vorlagen, z. B. weil der Fachdienst der Kasse nicht erreichbar war.
Die Daten konnten nicht aktualisiert werden.
 5 = Onlineprüfung des Authentifizierungszertifikats technisch nicht möglich Das Authentifizierungszertifikat kann aus technischen Gründen nicht online überprüft werden.
 6 = Aktualisierung technisch nicht möglich und maximaler Offline-Zeitraum überschritten Der maximale Offline-Zeitraum des Konnektors wurde überschritten. Es werden sicherheitsbedingt bis zur Aktualisierung des Konnektor keine VSDM-Anfragen mehr durchgeführt.

Was ist zu tun, wenn die Karte ungültig ist?

Ist die eGK ungültig, zeigt das PVS beim Einlesen eine entsprechende Meldung an. Der Patient kann in diesem Fall kein gültiges Versichertenverhältnis mit seiner Krankenkasse nachweisen. Er muss sich zur Klärung an seine Krankenkasse wenden. Die Praxis kann nach zehn Tagen eine Privatvergütung für die Behandlung verlangen. Legt der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vor, wird die Privatabrechnung ungültig. Veranlasste Leistungen können mit dem Vermerk „ohne Versicherungsnachweis“ privat verordnet werden.

Welche Fehlermeldungen können auftreten?

Beim Einlesen der Karte können verschiedene Fehler auftreten, die entsprechende Meldungen im PVS auslösen.

Karte gesperrt/ungültig  Der Patient hat keinen gültigen Versichertennachweis. Nach zehn Tagen kann die Praxis eine Privatrechnung ausstellen. Diese wird ungültig, wenn der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegt.
Karte defekt Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an, d. h. die Daten müssen händisch erfasst werden.
Konnektor oder Kartenterminal defekt Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an.

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