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Die eGK in der Praxis

Seit dem 1. Oktober 2011 sind die elektronischen Gesundheitskarten bundesweit im Umlauf. Sie haben die Krankenversichertenkarte zum 1. Januar 2014 weitgehend abgelöst, seit 2015 ist nur noch die eGK gültig. Neue Kartenterminals für die Arztpraxen waren notwendig, damit die Karten gelesen werden können. Die Daten der Karte werden über die Kartenterminals an das Praxisverwaltungssystem übermittelt.

Probleme beim Einlesen einer elektronischen Gesundheitskarte

Sollte eine Karte mal nicht lesbar sein, müssen in einem Ersatzverfahren vom Patienten folgende Daten erhoben werden:

  • Bezeichnung der Krankenkasse
  • Name und Geburtsdatum des Versicherten
  • Versichertenart
  • Postleitzahl des Wohnorts
  • Nach Möglichkeit die Versichertennummer

Es kann vorkommen, dass die Versichertennummer um eine Zusatzinformation ergänzt wurde, um damit eine Folgekarte kenntlich zu machen. In einem solchen Fall steht hinter einem Trennstrich beispielsweise die Zahl 2 für die zweite ausgestellte elektronische Gesundheitskarte. Diese Information ist für die Abrechnung nicht relevant und muss im Ersatzverfahren nicht erfasst werden. Als Versichertennummer sind in diesem Fall also nur die ersten zehn Stellen zu übertragen.

Der Versicherte hat im Ersatzverfahren durch seine Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) zu bestätigen, dass er gesetzlich krankenversichert ist. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfalldienst).

Karte vergessen oder ungültig

Die Regelungen für die Fälle, in denen die Karte nicht vorliegt oder ungültig ist, sind unabhängig von der elektronischen Gesundheitskarte. Grundsätzlich ist jeder Versicherte verpflichtet, vor Beginn der Behandlung seine Chipkarte vorzulegen. Fehlt die Karte oder ist sie ungültig, muss er den Versichertennachweis innerhalb von zehn Tagen erbringen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Arzt für die Behandlung eine Privatvergütung verlangen. Reicht der Patient bis zum Ende des jeweiligen Quartals die Karte nach, erhält er die Vergütung zurück.

Versicherungsende und Gültigkeitsdauer der eGK

Obwohl die elektronische Gesundheitskarte neu ist, zeigen manche Praxisverwaltungssysteme an, dass die Karte im kommenden Quartal bereits abläuft. Dieses angezeigte Gültigkeitsdatum der Karte kann ignoriert werden – es gibt nicht das Ende des Versicherungsverhältnisses an. Auf der eGK existiert zwar ein Feld für das Versicherungsende, meist bleibt es jedoch frei, da dieses bei der Ausgabe der eGK noch nicht absehbar ist. Ist das Versicherungsende von Anfang an bekannt, wird es auf der eGK auch gespeichert.

Grundsätzlich ist eine eGK auf Grund ihrer Zertifikate im Chip fünf Jahre gültig. Nach dem Ablauf dieser Laufzeit müssen die Krankenkassen eine neue eGK ausstellen. Zusätzlich haben viele Krankenkassen auf der Rückseite der eGK die European Health Insurance Card (EHIC) sowie deren Gültigkeitsdatum aufgedruckt. Die ist jedoch nur für eine Behandlung im europäischen Ausland relevant.

Befreiungsausweis für Zuzahlungen

Die Befreiung von Zuzahlungen belegt der Versicherte nach wie vor mit seinem Befreiungsausweis. Der Hinweis des Praxisverwaltungssystems „Keine Befreiung, bitte prüfen“ beim einlesen einer eGK kann ignoriert werden. Diese Meldung erscheint, weil auf der elektronischen Gesundheitskarte das Feld für den Zuzahlungsstatus standardmäßig mit einer 0 gefüllt ist. Sie steht für "von Zuzahlungspflicht nicht befreit" und wird erst in einer späteren Ausbauphase genutzt werden.

Solange muss das Praxispersonal die Befreiung von Zuzahlungen manuell in das Praxisverwaltungssystem eintragen. Gleiches gilt für die Kostenerstattung im ambulanten und stationären Bereich. Auch hier ist im entsprechenden Feld auf der eGK als Platzhalter eine 0 für "keine Kostenerstattung" gespeichert.

Admin-PIN der Kartenterminals gut aufbewahren

Die neuen Kartenterminals sowie mobilen Kartenlesegeräte für die elektronische Gesundheitskarte benötigen in der Regel im Laufe ihrer Nutzung Aktualisierungen der Betriebssoftware. Mit dem Übergang vom Offline- zum Online-Betrieb wird eine solche Aktualisierung in jedem Fall erforderlich. Dieser Vorgang muss hinreichend geschützt werden. Aus diesem Grund gibt es bei der erstmaligen Inbetriebnahme eine Aufforderung, eine Administrations-PIN selbst festzulegen.

Diese Admin-PIN benötigen Sie zu späteren Zeitpunkten wieder, um weitere Aktualisierungen vornehmen zu können. Die Admin-PINs für jedes Gerät sollten daher auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit griffbereit sein. Ebenso wie Passwörter, müssen die PINs vertraulich behandelt und vor unberechtigten Zugriffen gesichert verwahrt werden.

Sollten die Admin-PINs einmal vergessen werden, muss das Terminal in der Regel auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt werden. Dafür verlangen viele Hersteller das Einsenden des Gerätes, was mit zusätzlichen Kosten verbunden sein könnte. Außerdem führt der temporäre Verlust des Terminals zu deutlichen Einschränkungen des Betriebsablaufs, sofern kein Austauschgerät zur Verfügung steht, mit dem weiterhin die eGK eingelesen werden können.

Wer hat eine eGK ohne Foto?

Kinder unter 15 Jahren und Versicherte, die an der Erstellung eines Fotos nicht mitwirken können – zum Beispiel bettlägerige Personen, Personen in geschlossenen Einrichtungen – erhalten eine elektronischen Gesundheitskarte ohne Bild.

Grundsätzlich ist eine eGK aufgrund ihrer Zertifikate im Chip fünf Jahre gültig.

Muss sich die Arztpraxis im Rahmen der Identitätsprüfung bei einer eGK ohne Foto den Ausweis vorlegen lassen?

Nein. Es besteht keine Rechtsgrundlage für den Arzt, auf deren Grundlage die Vorlage eines Ausweises verlangt werden kann. Bei einer eGK ohne Foto beschränkt sich die Überprüfung auf die Identitätsmerkmale wie Alter und Geschlecht. Das Alter kann auf Grundlage des Geburtsdatums auf der Rückseite der Karte, das Geschlecht auf Grundlage des Vornamens geprüft werden.

Was ist bei der Ausstellung von Verordnungen bei Privatvergütung zu beachten?

Innerhalb der Frist, in der ein Patient keinen Anspruchsnachweis vorgelegt hat und daher eine Privatvergütung in Betracht kommt, kann der Arzt seinem Patienten Arznei-, Verbands-, Heil- und Hilfsmittel privat auf dem üblichen Rezeptformular (Muster 16) verordnen.

Anstelle des Kassennamens vermerkt der Arzt auf dem Rezeptformular „ohne Versicherungsnachweis“. Der Patient muss die Kosten in diesem Fall selbst tragen.

In welchen Fällen darf das Ersatzverfahren angewendet werden?

Das Ersatzverfahren kommt dann zur Anwendung, wenn die Gesundheitskarte zwar vorliegt, die Daten der Gesundheitskarte aus technischen Gründen jedoch nicht eingelesen werden können und ersatzweise manuell erfasst werden. Dies ist der Fall, wenn

  • der Versicherte darauf hinweist, dass sich die Krankenkasse oder die Versichertenart geändert hat, die Gesundheitskarte dies jedoch noch nicht berücksichtigt,
  • die Karte oder das Lesegerät defekt ist,
  • für Hausbesuche kein entsprechendes Lesegerät zur Verfügung steht.

Ausnahme: Wird im Notfall keine Gesundheitskarte vorgelegt, darf direkt das Ersatzverfahren angewendet werden.

Der Patient legt eine Ersatzbescheinigung seiner Krankenkasse anstatt einer Gesundheitskarte vor. Ist diese gültig?

Hat ein Versicherter seine Karte verloren oder kürzlich die Kasse gewechselt, erhält er übergangsweise von seiner Krankenkasse eine zeitlich befristete Ersatzbescheinigung, die ebenfalls einen gültigen Anspruchsnachweis darstellt. Die Patientenstammdaten sind in diesem Sonderfall von der Ersatzbescheinigung manuell in die Abrechnungssoftware zu übernehmen.

Wie wird bei Leistungen ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt verfahren?

Nicht alle Leistungen des EBM setzen für die Abrechnung einen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt voraus (z. B. telefonische Beratung). Gibt es im laufenden Quartal ausschließlich Leistungen ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt, werden die für die Abrechnung erforderlichen Patientendaten – in Analogie zum Ersatzverfahren – manuell in der Abrechnungssoftware erfasst. Bei bekannten Patienten können diese auch aus den gespeicherten Patientenstammdaten übernommen werden.