Zum VSDM sind alle Ärzte und Psychotherapeuten grundsätzlich beim ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal verpflichtet. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in Paragraf 291 Absatz 2b des Fünften Sozialgesetzbuchs. Die VSDM-Pflicht bedeutet, dass alle Praxen an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein müssen.

Von der Pflicht, das VSDM durchzuführen, gibt es aber Ausnahmen: Findet im konkreten Versorgungskontext kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt statt (z.B. Pathologie, Labor), ist das VSDM nicht möglich. Damit besteht für Ärztinnen und Ärzte in diesen Fällen keine VSDM-Pflicht. Sie übernehmen für die Abrechnung weiterhin die Versichertendaten, die im Personalienfeld des Auftrags stehen.

Ein Arzt-Patienten-Kontakt besteht dagegen auch dann, wenn die Ärztin oder der Arzt eine Leistung an das medizinische Fachpersonal delegiert. Hier muss ein VSDM durchgeführt werden. Dies ist zum Beispiel bei einer Blutentnahme oder der Ausstellung eines Folgerezeptes der Fall.

Ein anderer Sonderfall betrifft Anästhesistinnen und Anästhesisten, wenn sie außerhalb ihrer Praxisräume tätig sind. Zum Einlesen der eGK benutzen sie dann in der Regel ein mobiles Kartenterminal. Diese Terminals können nicht mit der TI verbunden werden, sie arbeiten nur im Offline-Betrieb. Somit können keine VSDM-Updates durchgeführt, sondern nur die auf der eGK gespeicherten Versichertendaten ausgelesen werden.
TIPP: In solchen Fällen sollte die eGK erst im mobilen Kartenterminal eingelesen werden, wenn die besuchte Praxis das VSDM bereits durchgeführt hat. Dann sind die Daten auf der eGK auf jeden Fall aktuell. Dies gilt auch bei Heim- und Hausbesuchen.

Dennoch gilt: Auch Ärztinnen und Ärzte, die selten mit persönlichem Arzt-Patienten-Kontakt behandeln, müssen in der Lage sein, das VSDM durchzuführen. Das heißt, auch diese Praxen müssen an die TI angeschlossen sein, auch um deren andere Anwendungen nutzen zu können. 

Ein Arzt-Patienten-Kontakt im Sinne des Gesetzes - und damit die Pflicht zum VSDM - besteht auch dann, wenn die Ärztin oder der Arzt eine Leistung an das medizinische Fachpersonal delegiert. Dies ist zum Beispiel bei einer Blutentnahme oder der Ausstellung eines Folgerezeptes der Fall.

Bei Tests in Praxen hat sich gezeigt, dass die Online-Prüfung ohne Aktualisierung in der Regel nicht länger als das Einlesen der eGK früher dauert. Etwas mehr Zeit benötigt das System, wenn Angaben aktualisiert werden. Dafür muss das Praxispersonal die neuen Versichertendaten nicht mehr händisch einpflegen, denn sie können automatisch in das PVS übernommen werden.

Vorgaben an die VSDM-Technik sehen vor, dass die Online-Prüfung nicht länger als fünf Sekunden dauern soll; mit Aktualisierung maximal 13 Sekunden. 

Da die TI – auf verschlüsseltem Weg – das Internet als Transportweg nutzt, kann das VSDM bei einer schwachen Internetleitung länger dauern.

Hinweise zum Umgang mit der TI ohne DSL-Anschluss

Wenn die Praxis das VSDM durchgeführt hat, wird  ein Prüfungsnachweis generiert, der im PVS gespeichert und mit der Abrechnung an die KV übermittelt wird. Der Prüfungsnachweis enthält einen Zahlencode, der für unterschiedliche Ergebnisse steht.

Wird ein Prüfungsnachweis generiert und im PVS abgelegt, gilt das VSDM als durchgeführt. Das trifft auch zu, wenn der Prüfungsnachweis technische Fehler ausweist, zum Beispiel wenn keine Online-Verbindung hergestellt werden konnte. Die eGK gilt auch dann weiterhin als gültiger Versicherungsnachweis. Ist das VSDM häufiger aus technischen Gründen nicht möglich, sollte die Praxis den technischen Dienstleister kontaktieren und die Anbindung prüfen lassen.

Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Prüfungsnachweise:

Ist die eGK ungültig, zeigt das PVS beim Einlesen eine entsprechende Meldung an. Die eGK wird gesperrt und kann nicht mehr verwendet werden. Die Patientin oder der Patient kann in diesem Fall kein gültiges Versichertenverhältnis nachweisen und muss sich zur Klärung an die Krankenkasse wenden. Die Praxis kann nach zehn Tagen eine Privatvergütung für die Behandlung verlangen.Wird bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorgelegt, wird die Privatabrechnung ungültig. Veranlasste Leistungen können mit dem Vermerk „ohne Versicherungsnachweis“ privat verordnet werden.

Beim Einlesen der Karte können verschiedene Fehler auftreten, die entsprechende Meldungen im PVS auslösen.

Die E-Health-Kartenterminals können neben der eGK auch die Krankenversichertenkarten sonstiger Kostenträger einlesen. In letzteren Fällen wird aber kein Versichertenstammdatenmanagement durchgeführt.