QEP - In der Praxis

QEP-Poster zur Information der Patienten

Unter "Weitere Infos" finden Sie rechts im Kasten QEP-Poster zur Information der Patienten: "Diese Praxis baut ein Qualitätsmanagement-System auf."

Womit sollte man beginnen?

Führen Sie QM schrittweise ein. Es empfiehlt sich, zum Start eine Selbstbewertung zur Standortbestimmung durchführen, z. B. anhand des QEP-Qualitätsziel-Kataloges^®. Dann werden Sie entdecken, was Sie und Ihr Team bereits umsetzen, denn jede Praxis/ jedes MVZ hat geregelte organisatorische Abläufe, sonst könnte sie gar nicht arbeiten. Sie werden aber auch erkennen, was der Veränderung bedarf. Beginnen Sie jedoch nicht mit der schwierigsten oder komplexesten Aufgabe. Fangen Sie mit den grundlegenden, in jedem QM-System aufgeführten Aktivitäten an:

Einführung regelmäßiger Teamsitzungen
Planung des weiteren Vorgehens (Projektplan)
Festlegung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben (z. B. als Matrix)
Erstellung eines Praxis-Organigramms
Darstellung des Leistungsspektrums
Festlegung von Qualitätszielen
Prozessbeschreibungen der häufigsten Patientenversorgungs- und Organisationsabläufe
Arbeitsplatz, - bzw. Stellen- oder Aufgabenbeschreibungen
Erstellung einer Patienteninformationsbroschüre
Liste mit Verbesserungsprojekten
Erarbeitung eines Praxis-Leitbilds
Durchführung einer ersten Patientenbefragung usw.

QEP - wie funktioniert das?

	QM-Grundprinzipien im QEP-Einführungsseminar lernen und verstehen
1.	Zunächst sollten Sie und Ihre Mitarbeiter ein QEP-Einführungsseminar besuchen. Dies vermittelt Ihnen eine Einführung in die Grundprinzipien des QM, den Aufbau von QEP und die Anwendung seiner Bausteine. Sie werden mit praktischen Übungen an die Umsetzung herangeführt und auf die nächsten Schritte vorbereitet. Sie können dort von den Erfahrungen anderer Praxen/ MVZ profitieren. Die anschließende Teilnahme an einem Qualitätszirkel bietet die Möglichkeit zum kontinuierlichen kollegialen Dialog und zum Austausch von QM-Dokumenten. Etablieren Sie Teambesprechungen (Ziel 3.1.3 (1)).
2.	Lesen Sie das Inhaltsverzeichnis, die kurzen Einleitungstexte und übergeordneten Qualitätsziele am Anfang der fünf Kapitel – dann kennen Sie den thematischen Umfang des Qualitätsziel-Kataloges.
	Schätzen Sie sich ein
3.	Gehen Sie nun systematisch, am besten im Team, alle Kernziele auf den roséfarbenen Seiten durch und bewerten Sie den IST-Stand Ihres QM (Selbstbewertung). Haken Sie alle Nachweise/ Indikatoren auf der integrierten Checkliste (rechte Tabellenspalte „Schätzen Sie sich ein“) ab, die Sie bereits erfüllen.
4.	Schenken Sie den mit einem „§“ gekennzeichneten Qualitätszielen ein besonderes Augenmerk – hier finden sich gesetzliche Verpflichtungen, deren Beachtung Ihnen hilft, Risiken zu vermeiden.
5.	Achten Sie ebenfalls besonders auf die mit „QM-RiLi“ gekennzeichneten Ziele – deren Umsetzung ermöglicht Ihnen die gesetzlichen Anforderungen an Ihr Qualitätsmanagement zu erfüllen.
6.	Markieren Sie bei der Erhebung Ihres IST-Standes (Selbstbewertung), was noch zu tun ist, und überlegen Sie, wie Sie diese Dinge umsetzen wollen. Leiten Sie daraus konkrete Maßnahmen ab. Die bilden dann die Grundlage für …
	Zeit- und Maßnahmenplan
7.	… Ihren QM-Zeit- und Maßnahmenplan (Ziel 5.1.3 (1)), der die Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement umfassen soll. Legen Sie konkret fest, wer, was, bis wann tun soll. Beschreiben Sie Ihre Organisationsstruktur und legen Verantwortlichkeiten fest (Ziel 4.1.2 (1)).
8.	Beginnen Sie nach und nach ein QM-Handbuch für Ihre Praxis/ Ihr MVZ zu erstellen, indem Sie alle qualitätsrelevanten Dokumente dort ablegen (Ziel 5.3.1 (1)). Erste Tipps dazu finden Sie in den Erläuterungen zu den Qualitätszielen. Umfassendere Unterstützung bietet Ihnen das QEP-Manual® mit praxisnahen Umsetzungsvorschlägen, Muster- und Servicedokumenten (Ziel 5.3.1 (2))sowie Zeit- und Maßnahmenplan. Damit können alle Teammitglieder bei der Erstellung und der Anwendung „ihrer“ Internen Regelungen eingebunden werden.
9.	Wenn Sie bei der Lektüre von QEP auf unbekannte Begriffe stoßen, nutzen Sie die Verzeichnisse der Abkürzungen, Schlagworte, Literatur, Links und das Glossar. Weitere Informationen auf der Website www.kbv.de/qm sowie Beratungs- und Schulungsangebote der Kassenärztlichen Verreinigungen helfen Ihnen weiter.
	Erste Schritte für den Start - rasche Erfolge für das Team
10.	Legen Sie Ihre Qualitätsziele fest (Ziel 5.1.2 (1)). Bearbeiten Sie Schritt für Schritt, in einer frei wählbaren Reihenfolge, den gesamten Qualitätsziel-Katalog und bauen so Ihr individuelles QM-System auf.
11.	Bewerten und überprüfen Sie sich regelmäßig (siehe 3. Schritt), verändern Sie Abläufe, passen Regeln an und setzten Sie sich neue, praxisspezifische Qualitätsziele. Damit verbessern und entwickeln Sie Ihre Praxis/ Ihr MVZ und das QM kontinuierlich weiter.
12.	QM lebt von der kontinuierlichen Verbesserung. Etablieren Sie in Ihrer Teamsitzung einen festen Tagesordnungspunkt „QM“. Verteilen Sie die Themen und Aufgaben auf verschiedene Schultern im Team.
13.	Mit der Erfüllung aller Kernziele haben Sie Ihr QM eingeführt, überprüft und weiterentwickelt. Jetzt sind Sie fit für eine freiwillige Zertifizierung und könnten sich, sofern Sie dies wünschen, über eine akkreditierte Zertifizierungsstelle von einem QEP-Visitor bewerten lassen.

QM-Grundprinzipien im QEP-Einführungsseminar lernen und verstehen

1.
Zunächst sollten Sie und Ihre Mitarbeiter ein QEP-Einführungsseminar besuchen. Dies vermittelt Ihnen eine Einführung in die Grundprinzipien des QM, den Aufbau von QEP und die Anwendung seiner Bausteine. Sie werden mit praktischen Übungen an die Umsetzung herangeführt und auf die nächsten Schritte vorbereitet. Sie können dort von den Erfahrungen anderer Praxen/ MVZ profitieren. Die anschließende Teilnahme an einem Qualitätszirkel bietet die Möglichkeit zum kontinuierlichen kollegialen Dialog und zum Austausch von QM-Dokumenten. Etablieren Sie Teambesprechungen (Ziel 3.1.3 (1)).

2. Lesen Sie das Inhaltsverzeichnis, die kurzen Einleitungstexte und übergeordneten Qualitätsziele am Anfang der fünf Kapitel – dann kennen Sie den thematischen Umfang des Qualitätsziel-Kataloges.

Schätzen Sie sich ein

3.
Gehen Sie nun systematisch, am besten im Team, alle Kernziele auf den roséfarbenen Seiten durch und bewerten Sie den IST-Stand Ihres QM (Selbstbewertung). Haken Sie alle Nachweise/ Indikatoren auf der integrierten Checkliste (rechte Tabellenspalte „Schätzen Sie sich ein“) ab, die Sie bereits erfüllen.

4.
Schenken Sie den mit einem „§“ gekennzeichneten Qualitätszielen ein besonderes Augenmerk – hier finden sich gesetzliche Verpflichtungen, deren Beachtung Ihnen hilft, Risiken zu vermeiden.

5.
Achten Sie ebenfalls besonders auf die mit „QM-RiLi“ gekennzeichneten Ziele – deren Umsetzung ermöglicht Ihnen die gesetzlichen Anforderungen an Ihr Qualitätsmanagement zu erfüllen.

6.
Markieren Sie bei der Erhebung Ihres IST-Standes (Selbstbewertung), was noch zu tun ist, und überlegen Sie, wie Sie diese Dinge umsetzen wollen. Leiten Sie daraus konkrete Maßnahmen ab. Die bilden dann die Grundlage für …

Zeit- und Maßnahmenplan

7.
… Ihren QM-Zeit- und Maßnahmenplan (Ziel 5.1.3 (1)), der die Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement umfassen soll. Legen Sie konkret fest, wer, was, bis wann tun soll. Beschreiben Sie Ihre Organisationsstruktur und legen Verantwortlichkeiten fest (Ziel 4.1.2 (1)).

8.
Beginnen Sie nach und nach ein QM-Handbuch für Ihre Praxis/ Ihr MVZ zu erstellen, indem Sie alle qualitätsrelevanten Dokumente dort ablegen (Ziel 5.3.1 (1)). Erste Tipps dazu finden Sie in den Erläuterungen zu den Qualitätszielen. Umfassendere Unterstützung bietet Ihnen das QEP-Manual® mit praxisnahen Umsetzungsvorschlägen, Muster- und Servicedokumenten (Ziel 5.3.1 (2))sowie Zeit- und Maßnahmenplan. Damit können alle Teammitglieder bei der Erstellung und der Anwendung „ihrer“ Internen Regelungen eingebunden werden.

9.
Wenn Sie bei der Lektüre von QEP auf unbekannte Begriffe stoßen, nutzen Sie die Verzeichnisse der Abkürzungen, Schlagworte, Literatur, Links und das Glossar. Weitere Informationen auf der Website www.kbv.de/qm sowie Beratungs- und Schulungsangebote der Kassenärztlichen Verreinigungen helfen Ihnen weiter.

Erste Schritte für den Start - rasche Erfolge für das Team

10.
Legen Sie Ihre Qualitätsziele fest (Ziel 5.1.2 (1)). Bearbeiten Sie Schritt für Schritt, in einer frei wählbaren Reihenfolge, den gesamten Qualitätsziel-Katalog und bauen so Ihr individuelles QM-System auf.

11.
Bewerten und überprüfen Sie sich regelmäßig (siehe 3. Schritt), verändern Sie Abläufe, passen Regeln an und setzten Sie sich neue, praxisspezifische Qualitätsziele. Damit verbessern und entwickeln Sie Ihre Praxis/ Ihr MVZ und das QM kontinuierlich weiter.

12.
QM lebt von der kontinuierlichen Verbesserung. Etablieren Sie in Ihrer Teamsitzung einen festen Tagesordnungspunkt „QM“. Verteilen Sie die Themen und Aufgaben auf verschiedene Schultern im Team.

13.
Mit der Erfüllung aller Kernziele haben Sie Ihr QM eingeführt, überprüft und weiterentwickelt. Jetzt sind Sie fit für eine freiwillige Zertifizierung und könnten sich, sofern Sie dies wünschen, über eine akkreditierte Zertifizierungsstelle von einem QEP-Visitor bewerten lassen.

Welche Kosten entstehen bei der Umsetzung von QEP?

Die Höhe der Investitionen bzw. des finanziellen und personellen Aufwands variiert von Praxis zu Praxis/ von MVZ zu MVZ. Sie hängt von vielen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe der Praxis/ des MVZ oder der Vorleistungen im Bereich QM.

Erfahrungen zeigen jedoch, dass zu Beginn der Einführung mit 4-5 Stunden wöchentlich zu rechnen ist - für eine Person (z. B. QM-Koordinator). Hinzu kommt der Zeitaufwand für Teamsitzungen, an denen alle Mitarbeiter beteiligt sein sollten (z. B. zu Beginn alle 14 Tage 1 Std., später alle 4 – 6 Wochen 2 Std.). Unerlässlich ist auch eine angemessene EDV-Ausstattung, wie sie in den meisten Praxen bereits vorhanden ist. Hinzu kommen Kosten für die notwendigen Materialien, die Teilnahme an Schulungen etc. Sie schlüsseln sich wie folgt auf:

Die 1,5-tägigen QEP-Einführungsseminare^® kosten ca. 150 – 250,- € pro Teilnehmer,
Qualitätsziel-Katalog 29,95 € (pro Praxis/ MVZ mindestens ein aktueller QEP-Qualitätsziel-Katalog^®),
optional: QEP-Manual^® 199,- €,
optional: Zertifizierung ca. 1.200 – 2.200,- € (je nach Größe und Komplexität).

In Relation zu vergleichbaren Angeboten kommerzieller Anbieter bewegen sich diese Kosten deutlich im unteren Bereich. Und: All diese Investitionen lohnen sich, denn ein erfolgreiches Qualitätsmanagement hilft, Kosten zu sparen.