Darauf sollten Praxen bei der elektronischen Gesundheitskarte achten
Seit dem 1. Oktober 2011 geben die gesetzlichen Krankenkassen die elektronische Gesundheitskarte (eGK) an ihre Versicherten aus, und die ersten Patienten kommen mit der neuen Karte in Ihre Sprechstunde. Der Arbeitsablauf in der Praxis ändert sich mit der eGK nicht. Die eGK ersetzt nach und nach die alte Krankenversichertenkarte (KVK). Erst später kommen weitere Funktionen hinzu. Damit Sie gut vorbereitet sind, haben wir für Sie einige Punkte zusammengestellt.
Mit dem neuen Kartenterminal bestens vorbereitet
Sie haben bereits ein modernes Kartenterminal, das die elektronische Gesundheitskarte einlesen kann. Dann sind Sie bestens für die Kartenumstellung gerüstet, denn mehr benötigen Sie für den Start der eGK nicht. Mit den neuen, von den Krankenkassen finanzierten Kartenlesegeräten können Sie sowohl die elektronische Gesundheitskarte als auch die alte Krankenversichertenkarte einlesen.
Die Daten werden wie bisher automatisch an Ihr Praxisverwaltungssystem übermittelt und stehen dort für Ihre Abrechnung oder zum Ausstellen von Verordnungen bereit. Bitte beachten Sie: Die alten Lesegeräte können die elektronische Gesundheitskarte nicht einlesen, mit Ausnahme von MKT-Geräten.
Noch kein Lesegerät für die neue Karte – was dann?
Für eine begrenzte Übergangszeit gelten die bisherigen Krankenversichertenkarten neben der neuen Gesundheitskarte. Sollten Sie also aufgrund von Lieferschwierigkeiten noch kein neues Lesegerät besitzen, können Sie bei Patienten mit einer eGK auch die alte Krankenversichertenkarte nutzen. Dies erspart Ihnen das manuelle Erfassen der Daten in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Hat allerdings der Versicherten seine alte Karte nicht dabei oder bereits vernichtet, müssen Sie leider das sogenannte Ersatzverfahren durchführen.
Erläuterung zum Ersatzverfahren
Wenn die Versichertenkarte eines Patienten nicht eingelesen werden kann, müssen dennoch bestimmte Daten erhoben werden. Dies kann mit Hilfe der Patientenunterlagen geschehen oder durch die Angaben des Versicherten. Mindestens folgende Daten sind zu erfassen und bei der Abrechnung und der Ausstellung von Vordrucken anzugeben:
- Bezeichnung der Krankenkasse
- Name und Geburtsdatum des Versicherten
- Versichertenstatus
- die Postleitzahl des Wohnortes
- nach Möglichkeit die zehnstellige Versichertennummer
Es kann vorkommen, dass die lebenslang gültige zehnstellige Versichertennummer um eine Zusatzinformation ergänzt wurde, um damit eine Folgekarte kenntlich zu machen. In einem solchen Fall steht hinter einem Trennstrich beispielsweise die Zahl 2 für die zweite ausgestellte eGK. Diese Information ist für die Abrechnung nicht relevant und muss im Ersatzverfahren nicht erfasst werden. Als Versichertennummer sind in diesem Fall also nur die ersten zehn Stellen zu übertragen.
Der Versicherte hat durch seine Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) zu bestätigen, dass er gesetzlich krankenversichert ist. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfalldienst).
„Karten-TÜV“ soll Fehlerquote minimieren
Es kann passieren, dass eine Karte nicht eingelesen werden kann. Das Problem kennen Sie bestimmt, denn es tritt auch bei der Krankenversichertenkarte hin und wieder auf. Um die Fehlerquote bei der eGK aber möglichst gering zu halten und damit Probleme in den Arztpraxen von vornherein möglichst zu vermeiden, gibt es eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme für den Basis-Rollout: Die Krankenkassen sind verpflichtet, ihre Karten vorab einen „TÜV“ zu unterziehen. Erst wenn alle eingereichten Testkarten fehlerfrei sind, dürfen sie mit der Ausgabe beginnen. Dadurch soll die Fehlerquote minimiert werden.
Probleme beim Einlesen der Karte – wo liegt der Fehler?
Bei der großen Menge an Karten, die ausgegeben werden, kann es trotz der Tests passieren, dass einzelne Karten defekt sind und deshalb von Ihrem Kartenterminal nicht eingelesen werden können. In diesem Fall muss sich der Patient an seine Kasse wenden, um schnellstmöglich eine neue Karte zu erhalten.
Dass das Einlesen der Versichertendaten nicht funktioniert, kann auch am Kartenterminal liegen. Häufig ist ein Installationsfehler der Grund. Das Problem tritt dann nicht nur bei einer Karte auf, auch die alten Krankenversichertenkarten können dann in aller Regel nicht eingelesen werden. Tipp: Testen Sie möglichst sofort nach der Installation, ob das Einlesen der Karten funktioniert.
Lassen Sie das Terminal am besten von einem Fachmann installieren. Die Kassen erstatten hierfür die Kosten, wenn Sie bis zum 30. September 2011 ein Kartenterminal bestellt haben.
Hinweis: Auch in diesen Fällen ist es in der Übergangszeit gestattet, statt der neuen Gesundheitskarte die alte Krankenversichertenkarte einzulesen, sofern der Patient diese bei sich hat.
Bereits eingelesene Daten können verwendet werden
Es kann vorkommen, dass ein Patient seine eGK im betreffenden Quartal bereits einmal vorgelegt hat, die Karte aber bei einer späteren Behandlung nicht eingelesen werden kann. Dann können Sie die für die Abrechnung und die Vordrucke notwendigen Daten aus der mit der elektronischen Gesundheitskarte erstellten Patientenstammdatei Ihres Praxisverwaltungssystems verwenden.
Karte vergessen oder ungültig: gleiche Regeln wie bei KVK
Die Regelungen für die Fälle, in denen die Karte nicht vorliegt oder ungültig ist, sind unabhängig von der eGK. Grundsätzlich ist jeder Versicherte verpflichtet, vor Beginn der Behandlung seine Chipkarte vorzulegen. Fehlt die Karte oder ist sie ungültig, muss er den Versichertennachweis innerhalb von zehn Tagen erbringen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Arzt für die Behandlung eine Privatvergütung verlangen. Reicht der Patient bis zum Ende des jeweiligen Quartals die Karte nach, erhält er die Vergütung zurück.
Versicherungsende und Gültigkeitsdauer der eGK
Obwohl die eGK neu ist, zeigen manche Praxisverwaltungssysteme an, dass die Karte im kommenden Quartal bereits abläuft. Dieses angezeigte Gültigkeitsdatum der Karte kann ignoriert werden – es gibt nicht das Ende des Versicherungsverhältnisses an. Auf der eGK existiert zwar ein Feld für das Versicherungsende, meist bleibt es jedoch frei, da dieses bei der Ausgabe der eGK noch nicht absehbar ist. Ist das Versicherungsende von Anfang an bekannt, wird es auf der eGK auch gespeichert.
Für das Gültigkeitsdatum der Karte gibt es auf vielen Vordrucken und im Datensatz für die Quartalsabrechnung ein Pflichtfeld. Da die meisten Krankenkassen kein Gültigkeitsende im Chip der eGK gespeichert haben, wird vom Praxisverwaltungssystem hier automatisch das Ende des folgenden Quartals als sogenanntes virtuelles Gültigkeitsdatum eingetragen, damit dieses Feld gefüllt ist. Auf der eGK selbst ist dieses Datum aber nicht gespeichert.
Grundsätzlich ist eine eGK auf Grund ihrer Zertifikate im Chip fünf Jahre gültig. Nach dem Ablauf dieser Laufzeit müssen die Krankenkassen eine neue eGK ausstellen.
Zusätzlich haben viele Krankenkassen auf der Rückseite der eGK die European Health Insurance Card (EHIC) sowie deren Gültigkeitsdatum aufgedruckt. Die ist jedoch nur für eine Behandlung im europäischen Ausland relevant.
Karten der Testregionen sind ab 1. April 2012 nicht mehr gültig
In Vorbereitung auf den bundesweiten Start der eGK hatten die Krankenkassen in sieben Testregionen jeweils ca. 10.000 Karten in der Praxis erprobt. Diese Testkarten der sogenannten Generation 0 verlieren ihre Gültigkeit am 1. April 2012. Bis zu diesem Datum geben die Praxisverwaltungsprogramme beim Einlesen dazu einen Hinweis. Das Praxispersonal sollte den Versicherten dann darauf hinweisen, sich mit seiner Krankenkasse in Verbindung zu setzen, um die alte Karte gegen eine neue Karte der Generation 1 auszutauschen.
Ab dem 2. Quartal 2012 bricht das Praxisverwaltungsprogramm bei den eventuell noch vorhandenen Karten der Generation 0 den Einlesevorgang der Karte ab. Dann kommt das Ersatzverfahren zum Einsatz. Gegebenenfalls gibt es dazu die Fehlermeldung aus, dass die Version der Versichertenstammdaten veraltet ist und nicht verarbeitet werden kann, beziehungsweise die Karte nicht der Generation 1 entspricht.
Ob es sich bei der eGK um eine auch weiterhin gültige Karte der Generation 1 handelt, ist an der Kennzeichnung G1 unterhalb des aufgedruckten Schriftzuges „Gesundheitskarte“ auf der Karte ablesbar.
Befreiungsausweis für Zuzahlungen ist weiterhin gültig - Angabe des Zuzahlungsstatus auf der eGK noch nicht in Kraft
Die Befreiung von Zuzahlungen belegt der Versicherte nach wie vor mit seinem Befreiungsausweis. Der Hinweis des Praxisverwaltungssystems „Keine Befreiung, bitte prüfen“ kann ignoriert werden. Diese Meldung erscheint, weil auf der eGK das Feld für den Zuzahlungsstatus standardmäßig mit einer 0 gefüllt ist. Sie steht für "von Zuzahlungspflicht nicht befreit".
Erst wenn das Praxisverwaltungssystem die Versichertenstammdaten künftig online mit den Krankenkassen abgleicht, ist die Angabe zum Zuzahlungsstatus auf der eGK zu beachten. Solange muss das Praxispersonal die Befreiung von Zuzahlungen manuell in das Praxisverwaltungssystem eintragen. Gleiches gilt für die Kostenerstattung im ambulanten und stationären Bereich. Auch hier ist im entsprechenden Feld auf der eGK als Platzhalter eine 0 für "keine Kostenerstattung" gespeichert.
Admin-PIN der Kartenterminals gut aufbewahren
Die neuen Kartenterminals sowie mobilen Kartenlesegeräte für die eGK benötigen in der Regel im Laufe ihrer Nutzung Aktualisierungen der Betriebssoftware. Mit dem Übergang vom Offline- zum Online-Betrieb wird eine solche Aktualisierung in jedem Fall erforderlich. Dieser Vorgang muss hinreichend geschützt werden. Aus diesem Grund werden Sie bei der erstmaligen Inbetriebnahme aufgefordert, eine Administrations-PIN selbst festzulegen.
Diese Admin-PIN benötigen Sie zu späteren Zeitpunkten wieder, um weitere Aktualisierungen vornehmen zu können.
- Treffen Sie entsprechende Vorkehrungen, damit Sie für jedes Ihrer Kartenterminals jederzeit, auch zu einem späteren Zeitpunkt, Ihre Admin-PIN griffbereit haben.
- Bedenken Sie dabei bitte, dass Sie die Admin-PIN vertraulich behandeln. Wählen Sie für die Ablage unbedingt einen sicheren, vor unberechtigtem Zugriff geschützten Ort.
- Wenn Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Kartenterminalhersteller oder Ihren Servicepartner.
Sollten Sie Ihre Admin-PIN vergessen haben, muss das Terminal in der Regel auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt werden. Dafür verlangen viele Hersteller das Einsenden des Gerätes, was mit zusätzlichen Kosten verbunden sein wird. Außerdem führt der temporäre Verlust Ihres Terminals zu deutlichen Einschränkungen Ihres Betriebsablaufs, sofern Sie kein Austauschgerät zur Verfügung haben mit dem weiterhin die eGKs eingelesen werden können.
