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Praxisnachrichten

VSDM: Tipps und Hinweise zum Start des Online-Datenabgleichs

27.06.2019 - Spätestens ab dem 1. Juli müssen Vertragsärzte und -psychotherapeuten das Versichertenstammdatenmanagement durchführen. Was Praxen beim automatisierten Online-Abgleich der Versichertendaten beachten müssen, erläutert die KBV in einer Praxisinformation.

Stimmen die Angaben des Versicherten noch, die auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeichert sind? Das wird mit dem Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) automatisiert beim Einlesen der eGK in der Praxis überprüft und veraltete Daten gegebenenfalls direkt aktualisiert.

Beim VSDM handelt es sich um die erste Anwendung in der Telematikinfrastruktur (TI). Es zählt daher als Nachweis, dass eine Praxis an die TI angeschlossen ist und Anspruch auf die Erstattung der Kosten über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) hat.

Erfolgt kein VSDM, sieht der Gesetzgeber Honorarkürzungen in Höhe von einem Prozent vor. Im aktuellen Referentenentwurf des Digitale Versorgung-Gesetzes wird sogar eine Kürzung um 2,5 Prozent ab März 2020 erwogen (die PraxisNachrichten berichteten).

So läuft das VSDM ab

Alle Ärzte und Psychotherapeuten müssen das VSDM ab dem 1. Juli bei jedem ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal durchführen und dies gegenüber ihrer KV mit den Abrechnungsunterlagen nachweisen. Wenige Ausnahmen gibt es für Ärzte und Psychotherapeuten, wenn sie keinen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt haben oder (situationsbezogen) ein mobiles Kartenterminal einsetzen.

Für das VSDM wird die eGK in das E-Health-Kartenterminal gesteckt, ein automatisierter Datenabgleich beginnt und ein Prüfungsnachweis wird auf der Karte gespeichert. Hierbei wird geprüft, ob auf den Servern der Krankenkassen aktualisierte Informationen vorliegen (z.B. neue Anschrift nach Umzug).

Anschließend übernimmt das Praxisverwaltungssystem (PVS) den Prüfungsnachweis sowie die Versichertenstammdaten und zeigt eine der folgenden Meldungen an: „Die Karte und die Daten sind aktuell“ oder „Aktualisierte Daten liegen vor“.

Prüfnachweise für die Abrechnung

Wird ein Prüfungsnachweis generiert und im PVS abgelegt, gilt das VSDM als durchgeführt. Er wird mit der Abrechnung an die KV übermittelt und enthält einen Zahlencode, der für unterschiedliche Ergebnisse steht (Übersicht im Kasten unten). Das VSDM gilt auch als durchgeführt, wenn der Prüfungsnachweis technische Fehler ausweist.

Anders verhält es sich mit ungültigen eGK: In diesem Fall zeigt das PVS eine entsprechende Meldung an. Es werden weder Daten noch ein Prüfungsnachweis an das PVS übermittelt. Die eGK ist gesperrt und kann nicht mehr verwendet werden. Ziel ist es, Betrug zu verhindern und ungültige Karten aus dem Verkehr zu ziehen.

Ausnahmen von der VSDM-Pflicht

Zum VSDM sind alle Ärzte und Psychotherapeuten grundsätzlich beim ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal verpflichtet. Wenige Ausnahmesituationen gibt es für Ärzte und Psychotherapeuten, wenn sie keinen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt haben oder ein mobiles Kartenterminal einsetzten. Diese Ausnahmen werden in einer der nächsten Meldungen der TI-Serie vorgestellt.

So läuft das VSDM-Standardverfahren im Einzelnen ab

  • Die eGK wird am Empfangstresen vorgelegt und in das E-Health-Kartenterminal gesteckt.
  • Sobald die Karte eingesteckt ist, beginnt automatisiert der Datenabgleich: Der Konnektor fragt über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse an, ob die eGK gültig ist und ob die auf der eGK gespeicherten Daten aktuell sind. Ist die eGK gültig und sind neue Daten beim VSDM-Dienst vorhanden, werden die Daten auf der eGK aktualisiert. Der Prüfungsnachweis wird auf der Karte gespeichert, auch dann, wenn die VSDM-Daten noch aktuell waren. Nach dem Datenabgleich übernimmt das Praxisverwaltungssystem (PVS) den Prüfungsnachweis der eGK und zeigt eine der folgenden Meldungen an:
    • Die Karte und die Daten sind aktuell oder
    • Aktualisierte Daten liegen vor.
  • Per Knopfdruck können die auf der eGK aktualisierten Daten auch in die Patientendatei der Praxis übernommen werden.
  • Ist die eGK ungültig, zeigt das PVS eine entsprechende Meldung an. Die eGK wird gesperrt und kann nicht mehr verwendet werden. Es werden weder Daten noch Prüfungsnachweis auf die eGK geschrieben oder an das PVS übermittelt.
  • Die eGK wird wie gewohnt aus dem Kartenterminal entnommen.

Mögliche Fehlermeldungen

Beim Einlesen der Karte können verschiedene Fehler auftreten, die entsprechende Meldungen im PVS auslösen:

  • Karte gesperrt/ungültig
    Es liegt kein gültiger Versichertennachweis vor. Nach zehn Tagen kann die Praxis eine Privatrechnung ausstellen. Diese wird hinfällig, wenn der Patient oder die Patientin bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegt.
  • Karte defekt
    Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an, d. h. die Daten müssen händisch erfasst werden.
  • Konnektor oder Kartenterminal defekt
    Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an.

Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Prüfungsnachweise:

Zahlencode VSDM-Ergebnis
1 = Aktualisierung durchgeführt Bei der Krankenkasse des Versicherten lagen neue Daten vor. Diese wurden erfolgreich auf der eGK aktualisiert.
2 = Keine Aktualisierung erforderlich Bei der Krankenkasse des Versicherten lagen keine neuen Daten vor. Eine Aktualisierung der eGK war nicht erforderlich.
3 = Aktualisierung technisch nicht möglich Es ist keine Online-Verbindung möglich. Es konnte nicht ermittelt werden, ob neue Daten vorlagen, z. B. weil der Fachdienst der Kasse nicht erreichbar war. Die Daten konnten nicht aktualisiert werden.
4 Nur für Sonderfälle relevant.
5 = Onlineprüfung des Authentifizierungszertifikats technisch nicht möglich Die Online-Prüfung der eGK-Gültigkeit ist fehlgeschlagen
6 = Aktualisierung technisch nicht möglich und maximaler Offline-Zeitraum überschritten Seit einer definierbaren Zeitspanne („maximaler Offline-Zeitraum“) besteht keine Online-Verbindung mehr. Aus Sicherheitsgründen werden keine Online-Prüfungen der eGK vorgenommen.

 

Infomaterialien zum VSDM und zur Gültigkeit der eGK

Service: Serie rund um die TI

Die KBV hat eine Serie zur Telematikinfrastruktur gestartet: Darin erscheinen alle 14 Tage Service-Beiträge mit wichtigen Hinweisen und praktischen Tipps rund um Ausstattung, Finanzierung und Anwendung.

Teil 1 vom 14. März: Einstieg in die Telematikinfrastruktur - Was ist jetzt zu beachten?

Teil 2 vom 28. März: Kurz vor dem Ruhestand noch an die TI anbinden? Hinweise für Praxisabgeber

Teil 3 vom 11. April: Langsames Internet in der Region: So können sich Praxen trotzdem an die TI anschließen

Teil 4 vom 25. April: Ohne TI-Anschluss drohen nicht nur finanzielle Sanktionen

Teil 5 vom 9. Mai: TI-Anschluss: Tipps rund um den Installationstermin

Teil 6 vom 23. Mai: TI-Finanzierung: So kommen die Pauschalen zustande

Teil 7 vom 6. Juni: Mobile Kartenterminals: Was passiert bei einem Arztwechsel?

Teil 8 vom 27. Juni: VSDM – Tipps und Hinweise zum Start des Online-Datenabgleichs

Teil 9 vom 11. Juli: Das VSDM ist nur der Einstieg - Weitere Anwendungen in der TI

Teil 10 vom 25. Juli: VSDM-Pflicht: Welche Ausnahmen gibt es für Praxen?

Teil 11 vom 8. August: Welche Daten über die Telematikinfrastruktur übertragen werden

Teil 12 vom 22. August: Telematikinfrastruktur: Ärzte, Apotheken, Krankenhäuser - wer geht wann ans Netz?

Teil 13 vom 5. September: Telematikinfrastruktur: So werden Anschluss und Betrieb ab 2020 finanziert

Teil 14 vom 19. September: Telematikinfrastruktur: Wer informiert die Patienten?

Teil 15 vom 17. Oktober: Telematikinfrastruktur: Wozu benötige ich einen elektronischen Heilberufeausweis?

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