Zum eTerminservice führen zwei Wege:
Sie können ihn online direkt ansteuern – oder über die Verknüpfung von den Internet- oder Portalseiten Ihrer KV.

Manche KVen bieten eigene Anmeldeverfahren an. Zugleich können sich alle Praxen auch über die allgemeine Anmeldung der KV-Telematik-Benutzerverwaltung einloggen.

Nach der Auswahl haben Sie nun die Möglichkeit ihre Benutzerdaten einzugeben. Sind Sie das erste Mal hier, müssen Sie noch ein persönliches Passwort anlegen...
…und den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Einmal drin, finden Sie zunächst den noch leeren Bereich der Terminplanung. Den sehen wir uns im Video mit dem Titel Terminplanung genauer an.

Zunächst aber können Sie hier die Praxisdaten überprüfen: also ob die für Ihre Praxis hinterlegten Stammdaten aktuell sind und vollständig.

Hier sehen Sie:
das Leistungsspektrum aller Ärzte und Psychotherapeuten Ihrer Praxis,
die Anschrift
und jene Kontaktdaten, die später auch die TSS sowie online suchende Patienten sehen können.
Die Daten stammen aus dem Arztregister Ihrer KV – und können teils auch nur dort geändert werden.

Die folgenden Daten aber können Sie hier direkt selbst ändern:
den angezeigten Namen Ihrer Praxis sowie die Kontaktdaten.
Weiter unten haben Sie außerdem die Möglichkeit festzulegen, über welchen Weg der eTerminservice Sie über gebuchte Termine informieren soll.
Wählen Sie beispielsweise E-Mail als Informationsweg aus, erhalten Sie an die angegebene Mailadresse einen Code: Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden Sie darum gebeten, den Code einzugeben und damit zu bestätigen, dass die Mailadresse korrekt ist und auch von Ihnen hinterlegt.

Die Ansicht der Praxisdaten für die selbst online suchenden Patientinnen und Patienten sieht so aus.

Im nächsten Tutorial sehen wir uns an, wie Sie Ihre Terminprofile definieren können.

Tutorial 2: Terminprofile definieren
Der eTerminservice bietet Ihnen die Möglichkeit festzulegen, unter welchen Bedingungen Sie Ihre Termine anbieten wollen. Hierfür klicken Sie oben in der Leiste auf den Reiter „Terminprofile“.
Wie Sie sehen, sind hier bereits automatisch Daten zu Ihrer Praxis hinterlegt: alle Qualifikationen aller Ärzte oder Psychotherapeuten.
Auf Wunsch können Sie diese für die angebotenen Termine eingrenzen – und zwar in mehreren Varianten, den so genannten Profilen.
Klicken Sie hierfür auf „Terminprofil hinzufügen“ oder duplizieren Sie ein bestehendes Profil. Qualifikationen, die nicht mehr angeboten werden sollen, wählen Sie einfach ab.
Hier legen Sie auch fest, wie lange dieser Termintyp jeweils dauert. Und mit welchem zeitlichen Vorlauf die Terminservicestelle oder der Patient den Termin überhaupt buchen kann. Legen Sie den minimalen Buchungsabstand beispielsweise bei sieben Tagen fest, ist der Termin an den sechs Tagen davor geblockt und nicht mehr durch TSS oder Patienten online buchbar. So verschaffen Sie sich Planungssicherheit.
Jedem Terminprofil geben Sie einen Namen. Der ist später auch für TSS und Patienten sichtbar.
Im Terminprofilhinweis können Sie den Patienten oder der TSS weitere Informationen zum Termin mitteilen. Beispielsweise, dass eGK oder Allergie-Pass bitte mitzubringen sind.
Wenn Sie dann einen neuen Termin anlegen wollen, können sie für ihn das gewünschte Profil auswählen.
Und wie die Terminplanung funktioniert, zeigen wir Ihnen im nächsten Tutorial.

In diesem Bereich können Sie Termine anbieten und verwalten.
Sehen wir uns zunächst die einzelnen Elemente an: Oben sehen Sie den von Ihnen gewählten Praxisnamen und die Bestriebsstätten-Nummer.
In der linken Leiste können Sie bereits angelegte Termine filtern – beispielsweise nach freien Terminen, oder gebuchten Terminen oder nach Terminen eines bestimmten Profils. Wie Sie das Terminprofil festlegen, haben wir uns ja bereits im zweiten Tutorial angesehen.
Am Kalender können Sie ablesen, an welchen Tagen bereits Termine bestehen. Mit einem Klick auf das Datum springen Sie zu dem ausgewählten Tag in der Hauptansicht.

Sie haben die Möglichkeit einzelne Termine anzulegen oder ganze Terminserien.
Für einen Einzeltermin klicken Sie auf „Termin hinzufügen“ – und wählen eines Ihrer Terminprofile aus.
Im nächsten Schritt können Sie festlegen, für welche Dringlichkeit Sie den Termin anbieten wollen. Der eTerminservice ermöglicht es Ihnen, aus vier Dringlichkeitsstufen auszuwählen: Termine in der Stufe „akut“ können beispielsweise nur an Patienten vergeben werden, die innerhalb von 24 Stunden vermittelt werden sollen.
Dringend umfasst eine Terminvergabe innerhalb von vier Wochen.
Was hinter den vier Stufen steckt, können Sie nachlesen, wenn Sie auf das Fragezeichen klicken.
Neben der Dringlichkeit steht die Anzahl der Termine. Die Dauer der Termine haben Sie bereits im Terminprofil definiert – können sie hier aber auch noch einmal anpassen.
Nach dem Datum noch die Uhrzeit. Die Endzeit wird automatisch errechnet.
Auch der minimale Buchungsabstand ergibt sich aus Ihrem Terminprofil – und lässt sich hier flexibel anpassen.
Nur noch speichern und schon finden Sie Ihren neuen Termin als frei in der Terminübersicht.

Für eine Terminserie gehen Sie alle diese Schritte ebenfalls durch. Nur klicken Sie am Ende noch auf „Wiederholungen“. Hier legen Sie fest, mit welchen Abständen Sie die Termine eintragen wollen – und wann die Serie enden soll: nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder zu einem bestimmten Datum.
Auch diese Termine finden Sie nach dem Speichern in der Übersicht.
Wie Sie erfahren, welche Termine von Servicestelle oder Patienten direkt gebucht worden sind, haben wir Ihnen bereits im ersten Tutorial zum Praxisprofil gezeigt.

Die Terminliste zeigt Ihnen Ihre Termine in drei verschiedenen Status-Stufen an:
Freie Termine erkennen Sie an der dunklen Schrift auf weißem Grund.
Gebuchte Termine an der Kontrastfarbe.
Und geblockte Termine sind ausgegraut.

Je nach Status enthalten die Termin bestimmte Informationen – und Bearbeitungsmöglichkeiten.
Freie Termine können Sie jederzeit noch blockieren oder löschen. Das heißt: Weder Terminservicestelle noch Patienten können sie buchen.
Sie selbst können die blockierten Termine weiterhin im System sehen – und sie später auch wieder entblocken, also für Buchungen freigeben.

Ein gebuchter Termin enthält den Vermittlungscode und die Kontaktdaten der Patientin oder des Patienten.
Die Rückrufnummer steht Ihnen zur Verfügung, um Details zum Termin besprechen zu können. Oder auch um den Termin abzusagen. Dies sollten Sie zuerst machen und dann erst den Termin hier im eTerminservice absagen und blockieren.
Auch Terminserien können Sie löschen. Hierfür klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben der Uhrzeit.
Hier haben Sie noch einmal die Wahl: Entweder Sie löschen die Serie nur für diesen Tag – oder komplett. Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen. Sie können sie also nicht versehentlich löschen.