So funktioniert der eArztbrief

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eArztbrief-Serie Teil 2: So senden und empfangen Praxen Briefe digital

18.04.2024 - Elektronische Arztbriefe können den Arbeitsalltag in Praxen erleichtern. Bisher notwendige Arbeitsschritte wie Ausdrucken oder Scannen entfallen. Wie komfortabel die Anwendung funktioniert, hängt jedoch oft davon ab, wie der PVS-Anbieter die Anforderungen in seiner Software umgesetzt hat.

eArztbriefe erstellen

Das Erstellen eines eArztbriefes unterscheidet sich nur wenig von einem Papier-Arztbrief: Er wird, wie bisher auch, im Praxisverwaltungssystem erstellt. Notwendige weitere Informationen wie Diagnosen, Medikation oder Bilddateien können hinzugefügt werden. Danach wird alles elektronisch signiert.

Versand über KIM

Anschließend müssen Praxen die KIM-Adresse der empfangenden Praxis einfügen. KIM (Kommunikation im Medizinwesen) kennen viele Arztpraxen bereits vom Versand der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung. Der Kommunikationsdienst der Telematikinfrastruktur funktioniert wie ein E-Mail-Programm, nur wird dabei jede Nachricht verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Die Informationen sind deshalb besonders geschützt. Die KIM-Adresse ist dabei ähnlich einer E-Mail-Adresse.

Viele Praxen speichern die KIM-Adressen von Praxen, Ärzten und Psychotherapeuten, mit denen sie zusammenarbeiten, in ihrem persönlichen elektronischen Adressbuch. Alternativ verfügt KIM über ein zentrales Adressbuch, den sogenannten Verzeichnisdienst der TI. Hier können Praxen die KIM-Adresse des gewünschten Empfängers nach verschiedenen Suchkriterien auswählen. Der eArztbrief wird nun wie eine E-Mail verschickt, dabei aber verschlüsselt an den Empfänger übermittelt. Der versendete eArztbrief wird bei einem bereits bekannten Patienten automatisch im PVS in der Patientenakte hinterlegt.

Zusätzlich können neben dem eigentlichen Arztbrief auch Anhänge, wie Befunddaten oder Medikationspläne, direkt mitübermittelt werden. Ab der KIM-Version 1.5 sind KIM-Nachrichten bis zu einer Größe von bis zu 500 MB möglich. Hierfür ist eventuell eine Aktualisierung der KIM-Installation notwendig. Praxen sollten dazu ihren KIM-Anbieter ansprechen.

eArztbriefe empfangen

Eingehende eArztbriefe kommen ähnlich wie herkömmliche E-Mails im Posteingang an. Sie werden automatisch entschlüsselt und sind als eArztbriefe gekennzeichnet. Das PDF-Dokument kann das System automatisch direkt der jeweiligen Patientenkartei zugeordnen und auf Wunsch dort speichern. Praxen können den Abruf von eArztbriefen so einstellen, dass die Briefe nach einer bestimmten Zeit automatisch abgerufen werden. Sie können den Abruf bei Bedarf aber auch manuell auslösen. Bei vielen PVS zeigt ein Icon in der Taskleiste an, ob neue Nachrichten eingegangen sind. Der erfolgreiche Empfang eines eArztbriefes kann durch den automatisierten Versand einer Eingangsbestätigung (MDN) an den Versender bestätigt werden.

Video zeigt Funktionsweise des eArztbriefs

Für Praxen, die sich in Bewegtbild einen Eindruck davon machen wollen, wie der eArztbrief funktioniert, hat die KBV ein kurzes Erklärvideo erstellt. Das Video ist auch auf der Themenseite zum eArztbrief zu finden.

Nächster Teil am 2. Mai

Die nächste Folge der eArztbrief-Serie erscheint in den PraxisNachrichten am 2. Mai mit dem Thema: So nutzen Praxen den Verzeichnisdienst.