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Stand 10.05.2021

Kommunikationsdienste

kv.dox - Mit Sicherheit medizinisch vernetzt

Antworten auf häufige Fragen zu kv.dox

Arztbriefe, Befunde oder AU-Bescheinigungen so einfach versenden wie eine E-Mail an die Freundin oder den Freund: Mit einem Dienst für sichere Kommunikation im Medizinwesen (KIM) geht das. Nutzer sind Praxen, Krankenhäuser, Apotheken etc. – alle, die an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sind. Ein Anbieter ist die KBV. 

Allgemeine Fragen

Was ist kv.dox und wofür brauche ich das?

kv.dox ist ein Dienst für sichere Kommunikation im Medizinwesen (KIM). Über KIM-Dienste soll künftig der gesamte elektronische Austausch von Patienten- und Arztdaten im Gesundheitsbereich laufen, so schreibt es der Gesetzgeber vor.

Nutzer sind Praxen, Krankenhäuser, Apotheken etc. – alle, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind. Ärzte benötigen den Dienst beispielsweise für den Versand von eArztbriefen und ab 1. Oktober 2021 für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Auch der Datenaustausch bei ärztlichen und psychotherapeutischen Telekonsilien läuft darüber. 

Wer bietet solche KIM-Dienste an?

In der Regel sind das IT-Dienstleister, die die gematik als Anbieter von KIM-Diensten zulassen muss. Erstmals nun darf auch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) den Vertragsärzten und Vertragspsychotherapeuten sowie den Kassenärztlichen Vereinigungen einen solchen Dienst anbieten.

Das Produkt heißt kv.dox und ist mit allem anderen KIM-Diensten kompatibel. Wichtig ist der KBV vor allem, dass neben der Qualität und dem Service der Preis stimmt.

Was ist das Besondere an kv.dox?

kv.dox ist der KIM-Dienst der KBV. Eine Besonderheit ist, dass nur Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sowie die Kassenärztlichen Vereinigungen kv.dox nutzen dürfen.

Das hat der Gesetzgeber so vorgeschrieben, als er der KBV Ende 2019 die Möglichkeit eingeräumt hat, erstmals neben der Industrie einen solchen Dienst anbieten zu dürfen. 

Ist mein Praxisverwaltungssystem mit kv.dox kompatibel?

Alle Praxisverwaltungssysteme (PVS), die nach den Vorgaben der gematik die Nutzung eines KIM-Dienstes ermöglichen, sind mit allen KIM-Diensten kompatibel – und dementsprechend auch mit kv.dox. Ob Ihr PVS KIM-fähig und somit auch kv.dox-kompatibel ist, können Sie auf einer Übersicht der gematik hier einsehen.

Können auch ermächtigte Ärzte im Krankenhaus den KIM-Dienst kv.dox beantragen und bestellen?

Jeder Arzt mit einer KV-Zulassung, und somit mit einer Betriebsstättennummer (BSNR), kann kv.dox als KIM-Dienst nutzen.

Kann ich über kv.dox auch mit Nicht-Vertragsärzten kommunizieren, zum Beispiel mit Klinikärzten oder Apothekern?

Ja. Alle KIM-Dienste sind untereinander kompatibel, egal ob sie von der KBV oder anderen Anbietern stammen. Für Nutzer von kv.dox heißt das: Sie können mit allen Ärzten, Zahnärzten, Apothekern, Krankenhäusern, Pflegeheimen – kurz gesagt, allen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind – kommunizieren, unabhängig davon welcher KIM-Dienst verwendet wird.

Ist kv.dox nur für bestimmte Konnektoren geeignet?

Nein, der KIM-Dienst kv.dox passt zu allen E-Health-Konnektoren.

Was unterscheidet den KIM-Dienst von einer normalen E-Mail?

Gegenüber der Nachrichtenübertragung mittels E-Mail oder Fax wird durch kv.dox eine fälschungssichere und datenschutzkonforme Übertragung von vertraulichen Nachrichten über die Telematikinfrastruktur gewährleistet.

Das Aufbringen der Transportsignatur und die Verschlüsselung der Nachrichten erfolgen dabei stets unbemerkt im Hintergrund. 

Welche Rolle übernimmt die gematik bei kv.dox?

Die gematik wurde per Gesetz beauftragt, einen sicheren Nachrichtentransport für das Medizinwesen zu spezifizieren. Jeder KIM-Dienst, also auch kv.dox, benötigt eine Zulassung durch die gematik. 

Was hat die AKQUINET mit kv.dox zu tun?

Die akquinet health service GmbH ist ein IT-Dienstleister und wurde von der KBV beauftragt, den Fachdienst kv.dox gemäß den Anforderungen der gematik zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört die Bereitstellung des Clientmoduls, also der Software für die Nutzung von kv.dox.

Wer ist BFS health finance GmbH und welche Rolle nimmt die Firma bei kv.dox ein?

Nutzer von kv.dox zahlen quartalsweise einen festen Preis. Mit der Rechnungsstellung und -bearbeitung hat die KBV den Finanzdienstleister BFS health finance GmbH beauftragt.

Er stellt einmal im Quartal den kv.dox-Nutzern die Kosten in Rechnung. Außerdem werden die Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsbeträge durch BFS health finance geprüft.

Was ist der Unterscheid zwischen Praxis-Account und Arzt-Account?

Bei einem Praxis-Account haben alle Personen Zugriff auf das Postfach, die in der Praxis über diese KIM-Adresse kommunizieren. Die Registrierung für den Praxis-Account erfolgt über den Praxisausweis (SMC-B). Bei einem Arzt-Account erfolgt die Registrierung mittels elektronischem Heilberufsausweis (eHBA). Auf dieses Postfach hat im Regelfall nur der Arzt oder die Ärztin mit dem eHBA und einem Kennwort Zugriff.

Bestellung und Installation

Wie bekomme ich meinen kv.dox-Zugang?

Der Weg ist relativ einfach: Sie können sich auf unserem Portal selbst für einen kv.dox-Zugang anmelden und diesen freischalten. Dort bestellen Sie Ihren kv.dox-Zugang – also eine E-Mail-Adresse inklusive eines KIM-Clientmoduls. Das Clientmodul ist nichts anderes als ein Softwaremodul.

Laden Sie das Clientmodul im Portal herunter und installieren es auf Ihrem PC. Dazu stehen eine Checkliste, eine Anleitung und ein Benutzerhandbuch bereit, welche Sie bei den einzelnen Schritten unterstützen. 
 

Welche E-Mail-Adresse ist beim Bestellprozess anzugeben?

Die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Bestellung hinterlegen müssen, hat nichts mit der späteren KIM-Dienst-Adresse zu tun. Für den Bestellprozess reicht eine beliebige E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Sie können hierfür auch eine private E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse der Praxis verwenden. Die im Bestellprozess angegebene Adresse brauchen Sie im Anschluss für die Anmeldung im kv.dox-Kundenportal.

Benötige ich für kv.dox eine besondere technische Ausstattung?

Die technischen Voraussetzungen sind bei allen KIM-Diensten gleich: Ihre Praxis muss an die Telematikinfrastuktur (TI) angeschlossen sein. KIM läuft ausschließlich über die TI.

Wichtig ist, dass Sie einen E-Health-Konnektor im Einsatz haben (zugelassen für PTV3), der Ihren Computer sicher mit der TI verbindet. Ihr TI-Dienstleister hat Ihnen dazu ein Update bereitgestellt, sodass Ihr Konnektor nicht ausgewechselt werden muss. Sollten Sie das Update noch nicht erhalten haben, fragen Sie dort nach.

Außerdem benötigen Sie ein E-Mail-fähiges PVS-System, das so konfiguriert wird, dass E-Mails über das sichere kv.dox-Verfahren versendet werden können. In Ausnahmefällen kann auch ein handelsübliches E-Mail-Programm wie Thunderbird genutzt werden.
 

Was passiert nach der Bestellung?

Nach der Bestellung erhalten Sie eine Eingangsbestätigungsmail. Sie beinhaltet einen Bestätigungslink, den Sie innerhalb von 72 Stunden aktivieren müssen. Wenn Sie den Bestätigungslink aktiviert haben und sich das Passwort mithilfe der darauffolgenden E-Mail gesetzt haben, können Sie sich in das kv.dox-Kundenportal unter www.kvdox.kbv.de einloggen. Dort erhalten Sie die Installationsdatei zum kv.dox-Clientmodul, Anleitung und Handbücher sowie die Registrierungscodes.
Wichtig: Aktivieren Sie den Bestätigungslink in der Bestelleingangsbestätigungsmail innerhalb der Frist von 72 Stunden, um den Bestellvorgang abzuschließen. Ohne diese Bestätigung gilt Ihre Bestellung aus Sicherheitsgründen als ungültig und wird automatisch storniert.

Wie erfolgt die Installation von kv.dox?

Für die Anbindung der Praxis-IT an kv.dox wird ein sogenanntes KIM-Clientmodul verwendet. Das Clientmodul ist ein Softwaremodul, das auf dem PC installiert werden muss.

Der jeweilige Anbieter des KIM-Dienstes stellt das Modul zur Verfügung. Nutzer von kv.dox erhalten es, sobald sie den Dienst bestellt und sich im kv.dox-Portal registriert haben. 

Sobald das Clientmodul installiert ist, wird es per SMTP/POP3 Schnittstelle an das Praxisverwaltungssystem (PVS) angebunden. Zur Konfiguration der E-Mail-Schnittstelle Ihres PVS wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Hersteller.
 

Was ist das Clientmodul?

Das KIM Clientmodul ist ein Softwaremodul, welches vom Kunden selbst installiert und betrieben werden muss. Für die Installation stehen im Portal von kv.dox eine Checkliste und eine Anleitung bereit, die den Nutzer Schritt für Schritt führen. 

Kann ich das Clientmodul selbst installieren?

Die Installation von kv.dox ist so entwickelt worden, dass die Nutzer den Dienst mit Hilfe einer Anleitung selber einrichten können.

Zusätzlich zur Anleitung steht online ein Benutzerhandbuch bereit. Sollten dennoch Fragen auftreten, können Sie unser Support-Team kontaktieren: per E-Mail support-kv.dox@kbv.de oder telefonisch unter 030 4005-1188 (Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr).

Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Wenn Sie es nicht allein machen wollen, können Sie natürlich auch einen IT-Dienstleiter mit der Installation beauftragen. 

Wo finde ich die Anleitung und das Handbuch zur Installation?

Die Anleitung und das Benutzerhandbuch stehen online bereit: auf der Internetseite der KBV und im Portal. Ergänzend dazu gibt es auch eine kurze Checkliste mit allen Punkte, die Sie für die Installation benötigen.

Kann ich mit kv.dox sofort Arztbriefe versenden?

kv.dox ist wie alle KIM-Dienste „lediglich“ ein Kommunikationsdienst. Damit die verschiedenen Anwendungen, beispielsweise der eArztbrief, genutzt werden können, muss im PVS die Funktionalität eArztbrief implementiert und für die Nutzung freigeschaltet sein. 

Wo finde ich den Registrierungscode?

Der Registrierungscode zur Registrierung Ihrer KIM-Adresse ist im kv.dox-Kundenportal hinterlegt. Sie finden Ihn auf www.kvdox.kbv.de im Bereich „KIM-Adressen verwalten“.

Wie setze ich mein Passwort zurück?

Sollten Sie Ihr Passwort für das kv.dox-Kundenportal vergessen haben, gehen Sie im kv.dox-Kundenportal auf „Anmelden“ und klicken auf „Passwort vergessen“. Anschließend können Sie Ihr Passwort zurücksetzen.

Konditionen und Finanzierung

Was kostet kv.dox?

KIM-Nutzer zahlen einen Festpreis von 6,55 Euro zzgl. MwSt. im Monat für eine E-Mail-Adresse. In diesem Festpreis ist alles enthalten – auch die Einrichtung und Bereitstellung des Dienstes. Hinzu kommt lediglich eine Gebühr für die Rechnungsstellung und -bearbeitung von 3,03 Euro zzgl. MwSt. im Quartal.

Was kostet eine weitere E-Mail-Adresse?

Jede weitere Adresse kostet 6,55 Euro zzgl. MwSt. im Monat. Bei zwei Adressen beispielsweise zahlen Sie 13,10 zzgl. MwSt. im Monat – plus 3,03 Euro zzgl. MwSt. im Quartal.

Die Rechnungspauschale wird nur einmal fällig, egal wie viele Adresse Sie nutzen.

Erhalte ich monatlich eine Rechnung?

Nein. Die Rechnungsstellung für kv.dox erfolgt quartalsweise. Das heißt: Sie erhalten einmal im Quartal eine Rechnung von der BFS health finance GmbH, die im Auftrag der KBV die Rechnungsabwicklung übernimmt.

Wie sieht die Förderung für kv.dox aus?

Nach der Finanzierungsvereinbarung von KBV und GKV-Spitzenverband erhalten Praxen pro Betriebsstätte eine KIM-Adresse finanziert. Konkret sieht die Förderung so aus:

  • 100 Euro für die Einrichtung des Dienstes (einmal je Praxis)
  • 7,80 Euro je Monat für die laufenden Betriebskosten (Auszahlung erfolgt quartalsweise)

Ab wann erhalte ich die Förderung?

Die Pauschale für die Betriebskosten wird bereits seit 1. April 2020 an alle Praxen ausgezahlt, auch wenn der KIM-Dienst noch nicht genutzt wird. Sie erhalten sie mit Ihrer Quartalsabrechnung.

Die 100 Euro für die Einrichtung eines KIM-Dienstes wird ausgezahlt, sobald Sie einen KIM-Dienst im Einsatz haben. Die Auszahlung erfolgt ebenfalls durch Ihre KV. 

Benötigt man für mehrere Betriebsstätten nur einen oder mehrere kv.dox-Vertragsabschlüsse?

Pro Betriebsstätte sollte man eine kv.dox-Adresse beantragen.

Wie viele Nachrichten kann ich mit kv.dox versenden?

Es gibt keine Kontingentbeschränkung. Als kv.dox-Kunde können Sie unbegrenzt Nachrichten, eArztbriefe oder eAU-Bescheinigungen digital versenden. Das ist alles im Preis enthalten.

Was passiert, wenn ich den KIM-Dienst nicht mehr benötige, weil ich beispielsweise die Praxis aufgebe?

Das ist bei kv.dox kein Problem. Sie können den KIM-Dienst der KBV monatlich kündigen.

KIM-Adressen und Verzeichnisdienst

Kann ich mir eine bestimmte kv.dox-KIM-E-Mail-Adresse reservieren?

Nein, beim KIM-Dienst kv.dox können Sie sich keine Wunschadresse reservieren. Sie können jedoch Ihre Adresse bei der Einrichtung des kv.dox Clientmoduls frei wählen, sofern sie noch nicht vergeben ist. Dabei wird Ihrer Wunschadresse stets ein Kürzel Ihrer zuständigen KV hinzugefügt. Die Domäne "@kv.dox.kim.telematik" ist standardmäßig vorgegeben.

Wie viele KIM-Adressen sollte ich für meine Praxis ordern?

Jede Betriebsstätte benötigt einen KIM-Dienst. Zu jedem KIM-Dienst gehört eine E-Mail-Adresse und ein Postfach. In diesem Fall erhalten alle Personen, die in der Praxis über diese KIM-Adresse kommunizieren, den gleichen Zugriff auf die ausgetauschten Informationen.

Ob eine Praxis weitere E-Mail-Adressen benötigt, die zum Beispiel nur bestimmte Personen nutzen, liegt im Ermessen der Praxis. Feste Vorgaben hierzu gibt es nicht. 

Wie setzt sich die E-Mail-Adresse zusammen?

Die E-Mail-Adresse kann bei kv.dox frei gewählt werden. Voraussetzung dazu ist, dass die Adresse noch nicht vergeben wurde. Empfohlen wird beim Praxis-Account den Praxisnamen und beim Arzt-Account den Arztnamen zu wählen. Alternativ wird beim Praxis-Account eine Adresse vorgeschlagen, die aus dem Präfix „B“ und der Betriebsstättennummer (BSNR) der Praxis gebildet wird.

An jede KIM-Adresse wird stets ein Kürzel der Kassenärztlichen Vereinigung hinzugefügt, bei der die Betriebsstätte zugelassen ist. Dieses Kürzel wird aus der Telematik-ID der SMCB ermittelt und ist nicht editierbar.

Die Domäne bei kv.dox ist mit „...@kv.dox.kim.telematik“ vorgegeben. Sie beinhaltet die Kennung des Anbieters „kv.dox“ und die Kennung innerhalb der Telematikinfrastruktur „kim.telematik“.

Warum sind die KIM-Adressen so kompliziert aufgebaut?

Der Domain-Teil "@<anbieter-spezifisch>.kim.telematik" wurde durch die gematik für alle KIM-Provider vorgegeben und ist nicht veränderbar. Der Adressteil vor dem „@" ist seitens KBV für kv.dox als KIM-Dienst der KBV festgelegt worden.

Was ist der Zentrale Verzeichnisdienst?

Der Verzeichnisdienst ist das KIM-Adressbuch, in dem die Adressen aller KIM-Nutzer gespeichert sind. Nutzer können dort Angaben wie Name und Anschrift der Praxis oder des Krankenhauses hinterlegen.

So brauchen Sie sich die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen nicht merken, sondern nur im Verzeichnisdienst nachschlagen. Der Dienst ist über das Praxisverwaltungssystem erreichbar.

Nutzung

Kann man mit kv.dox auch Anwendungen wie Notfalldatenmanagement, eAU oder eArztbrief nutzen?

Ein KIM-Dienst ist nur ein Kommunikationsdienst. Das bedeutet, dass kv.dox ausschließlich dazu dient, die KIM-Nachrichten verschlüsselt zu übermitteln. Für Anwendungen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinung (eAU) oder den eArztbrief brauchen Sie jeweils ein PVS-Modul.

Warum verlangt mein PVS-Hersteller, dass ich noch weitere Module buche, um KIM nutzen zu können?

KIM-Dienste und damit auch kv.dox übernehmen ausschließlich die sichere Nachrichtenübertragung über die Telematikinfrastruktur. Möchten Sie Anwendungen wie eAU und LDT-Befund nutzen, muss Ihr Praxisverwaltungssystem zunächst das Erstellen derartiger Nachrichten anbieten. Die entsprechenden Funktionen hierfür sind in der Regel modulweise bei den PVS-Herstellern buchbar.

Muss ich jedes Mal beim Versand einer eAU den eHBA im Kartenterminal einstecken und den PIN eingeben? Was ist eine Stapel-/Komfortsignatur?

Um nicht alle anfallenden eAU und eArztbriefe, die im Laufe des Tages ausgestellt werden, einzeln zu signieren, kann die Stapelsignatur genutzt werden. Dadurch ist es möglich, alle Dokumente mit einer einmaligen Freigabe des Kennworts im Stapel zu signieren. Mit einem Update des Konnektors auf PTV4 wird gemäß den Vorgaben der gematik die Komfortsignatur eingeführt. Damit können bis zu 250 qualifizierte elektronische Signaturen mit nur einer PIN-Freischaltung des eHBA vorsorglich generiert werden.

Wo werden die Nachrichten nach der Zustellung gespeichert? Und kann ich sie auch löschen?

Das ist ähnlich wie bei herkömmlichen E-Mail-Diensten: Versendete Nachrichten werden an den empfangenden KIM-Fachdienst, also an den Mailserver des Empfängers weitergeleitet.

Dort stehen die Nachrichten abholbereit. Werden die Nachrichten nicht innerhalb von 90 Tagen abgerufen oder durch den Empfänger gelöscht, so werden diese entsprechend der Spezifikation gematik automatisch ohne vorherige Benachrichtigung auf dem Server gelöscht. 

Wie groß ist der Speicherplatz für meine Nachrichten?

Mit kv.dox wird ein KIM-Dienst angeboten, der einen unbegrenzten Speicherplatz für Nachrichten auf dem Mailserver anbietet. 

Wie groß können Anhänge für die Nachrichten sein?

Die KIM-Version 1.0 sieht maximal 25 MB pro Nachricht vor. In einer neuen Version werden Anhänge von bis zu 500 MB unterstützt. Auch das ist bei allen KIM-Diensten gleich.

Kann ich mit kv.dox auch mobil arbeiten?

Für die Nutzung von KIM-Diensten ist ein E-Health-Konnektor notwendig, der in der Regel in der Praxis steht. Daher ist es momentan von der gematik nicht vorgesehen, dass KIM-Dienste mobil genutzt werden können.  

Sehe ich nach dem Versand der Unterlagen, dass der Empfänger die Daten korrekt und vollständig erhalten hat, gegebenenfalls auch mit Lesebestätigung?

kv.dox sieht eine Eingangsbestätigung für Nachrichten vor. Ebenso werden Fehlernachrichten übermittelt, sodass der Sender über eventuelle Probleme in Kenntnis gesetzt wird und die Nachricht gegebenenfalls nochmals verschicken oder den Empfänger auf anderen Wegen informieren kann.

Kann ich auch Abwesenheitsbenachrichtigungen erstellen?

Ärzte und Psychotherapeuten können ihre Abwesenheitsbenachrichtigung im kv.dox-Account-Manager einstellen. Dieser ist über die browser-gestützte Oberfläche des Clientmoduls erreichbar.

Technische Probleme

An wen kann ich mich wenden, wenn ich technische Probleme habe?

Bei technischen Problemen können Sie sich per Kontaktformular (im Portal) oder per E-Mail an support-kv.dox@kbv.de oder telefonisch unter 030 4005-1188 Hilfe holen. Das Serviceteam unseres Partners AKQUINET ist von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr für Sie da. Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

Mein Konto ist gesperrt. Was muss ich für die Entsperrung tun?

In diesen Fall sollten Sie den technischen Support von kv.dox kontaktieren: per E-Mail support-kv.dox@kbv.de oder telefonisch unter 030 4005-1188. Das Serviceteam unseres Partners AKQUINET ist von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr für Sie da. Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

Was passiert mit Nachrichten, wenn mein Konto gesperrt ist?

Die Vorgaben der gematik sehen in diesem Fall folgendes Prozedere vor: In Ihrem kv.dox-Konto werden Nachrichten 90 Tage lang aufbewahrt, danach werden sie automatisch gelöscht.

Das heißt: Wenn Sie die Sperre zu Ihrem Konto innerhalb von 90 Tagen aufheben lassen, erhalten Sie wieder Zugriff auf Ihre Daten.