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Stand 13.06.2022

Kommunikationsdienste

kv.dox - Mit Sicherheit medizinisch vernetzt

Antworten auf häufige Fragen zu kv.dox

Arztpraxen benötigen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einen KIM-Dienst wie kv.dox. Über solche Dienste für Kommunikation im Medizinwesen (KIM) soll künftig ein Großteil des Informationsaustausches zwischen Ärzten, Psychotherapeuten, Apotheken oder Pflegeinrichtungen laufen - allen, die an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sind. 

Mit kv.dox bietet die KBV Vertragsärzten und Vertragspsychotherapeuten einen eigenen KIM-Dienst an. Sie können darüber mit allen Ärzten, Zahnärzten oder Apothekern kommunizieren, die einen KIM-Dienst verwenden, egal von welchem Anbieter. Denn kv.dox passt zu allen Praxisverwaltungssystemen und allen eHealth-Konnektoren.

Allgemeine Fragen

Was ist kv.dox und wofür brauche ich das?

kv.dox ist ein Dienst für sichere Kommunikation im Medizinwesen (KIM). Über KIM-Dienste soll künftig der gesamte elektronische Austausch von Patienten- und Arztdaten im Gesundheitsbereich laufen, so schreibt es der Gesetzgeber vor.

Nutzer sind Praxen, Krankenhäuser, Apotheken etc. – alle, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind. Ärzte benötigen den Dienst beispielsweise für den Versand von eArztbriefen und ab 1. Oktober 2021 für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Auch der Datenaustausch bei ärztlichen und psychotherapeutischen Telekonsilien läuft darüber. 

Wer bietet solche KIM-Dienste an?

In der Regel sind das IT-Dienstleister, die die gematik als Anbieter von KIM-Diensten zulassen muss. Erstmals nun darf auch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) den Vertragsärzten und Vertragspsychotherapeuten sowie den Kassenärztlichen Vereinigungen einen solchen Dienst anbieten.

Das Produkt heißt kv.dox und ist mit allem anderen KIM-Diensten kompatibel. Wichtig ist der KBV vor allem, dass neben der Qualität und dem Service der Preis stimmt.

Was ist das Besondere an kv.dox?

kv.dox ist der KIM-Dienst der KBV. Eine Besonderheit ist, dass nur Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sowie die Kassenärztlichen Vereinigungen kv.dox nutzen dürfen.

Das hat der Gesetzgeber so vorgeschrieben, als er der KBV Ende 2019 die Möglichkeit eingeräumt hat, erstmals neben der Industrie einen solchen Dienst anbieten zu dürfen. 

Ist mein Praxisverwaltungssystem mit kv.dox kompatibel?

Ja, denn jeder KIM-Dienst passt zu jedem Praxisverwaltungssystem. Bei der Auswahl eines KIM-Dienstes haben Ärzte und Psychotherapeuten somit freie Wahl. Nach Auskunft der gematik sind die Schnittstellen seitens des Primärsystems zum KIM-Clientmodul einheitlich beschrieben, sodass es technisch zu keinen Inkompatibilitäten kommt. Ob Ihr PVS bereits das Bestätigungsverfahren der gematik zur Interoperabilität erfolgreich durchlaufen hat und somit auch mit kv.dox-kompatibel ist, können Sie auf einer Übersicht der gematik hier einsehen.

Können auch ermächtigte Ärzte im Krankenhaus den KIM-Dienst kv.dox beantragen und bestellen?

Jeder Arzt mit einer KV-Zulassung, und somit mit einer Betriebsstättennummer (BSNR), kann kv.dox als KIM-Dienst nutzen.

Kann ich über kv.dox auch mit Nicht-Vertragsärzten kommunizieren, zum Beispiel mit Klinikärzten oder Apothekern?

Ja. Alle KIM-Dienste sind untereinander kompatibel, egal ob sie von der KBV oder anderen Anbietern stammen. Für Nutzer von kv.dox heißt das: Sie können mit allen Ärzten, Zahnärzten, Apothekern, Krankenhäusern, Pflegeheimen – kurz gesagt, allen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind – kommunizieren, unabhängig davon welcher KIM-Dienst verwendet wird.

Ist kv.dox nur für bestimmte Konnektoren geeignet?

Nein, der KIM-Dienst kv.dox passt zu allen E-Health-Konnektoren.

Was unterscheidet den KIM-Dienst von einer normalen E-Mail?

Gegenüber der Nachrichtenübertragung mittels E-Mail oder Fax wird durch kv.dox eine fälschungssichere und datenschutzkonforme Übertragung von vertraulichen Nachrichten über die Telematikinfrastruktur gewährleistet.

Das Aufbringen der Transportsignatur und die Verschlüsselung der Nachrichten erfolgen dabei stets unbemerkt im Hintergrund. 

Welche Rolle übernimmt die gematik bei kv.dox?

Die gematik wurde per Gesetz beauftragt, einen sicheren Nachrichtentransport für das Medizinwesen zu spezifizieren. Jeder KIM-Dienst, also auch kv.dox, benötigt eine Zulassung durch die gematik. 

Was hat die AKQUINET mit kv.dox zu tun?

Die akquinet health service GmbH ist ein IT-Dienstleister und wurde von der KBV beauftragt, den Fachdienst kv.dox gemäß den Anforderungen der gematik zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört die Bereitstellung des Clientmoduls, also der Software für die Nutzung von kv.dox.

Wer ist BFS health finance GmbH und welche Rolle nimmt die Firma bei kv.dox ein?

Nutzer von kv.dox zahlen quartalsweise einen festen Preis. Mit der Rechnungsstellung und -bearbeitung hat die KBV den Finanzdienstleister BFS health finance GmbH beauftragt.

Er stellt einmal im Quartal den kv.dox-Nutzern die Kosten in Rechnung. Außerdem werden die Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsbeträge durch BFS health finance geprüft.

Was ist der Unterscheid zwischen Praxis-Account und Arzt-Account?

Bei einem Praxis-Account haben alle Personen Zugriff auf das Postfach, die in der Praxis über diese KIM-Adresse kommunizieren. Die Registrierung für den Praxis-Account erfolgt über den Praxisausweis (SMC-B). Bei einem Arzt-Account erfolgt die Registrierung mittels elektronischem Heilberufsausweis (eHBA). Auf dieses Postfach hat im Regelfall nur der Arzt oder die Ärztin mit dem eHBA und einem Kennwort Zugriff.

Wer darf kv.dox nutzen?

Der KIM-Dienst kv.dox ist ausschließlich für Vertragsärztinnen und Vertragsärzte sowie Vertragspsychotherapeutinnen und Vertragspsychotherapeuten verfügbar. Auch für KV-Mitglieder ist er nutzbar.
 

Wie lange dauert es, bis ich KIM habe?

Eine pauschale Antwort bezüglich des Zeitaufwands ist nicht möglich, da dieser sich nach der Vorbereitung der zu benötigten Daten richtet. Wir empfehlen daher unsere Checkliste zu nutzen, um den Zeitaufwand bei der Einrichtung zu verringern.
 

Welchen konkreten Nutzen hat KIM für Psychotherapeuten?

Für die Ausstellung von eAU benötigen Sie seit dem 1.Oktober 2021 einen KIM-Dienst. Sollten Sie keine eAU ausstellen, können Sie mit KIM zudem den elektronischen Arztbrief verwenden. Im Allgemeinen haben auch Psychotherapeuten einen großen Kommunikationsaufwand, der noch auf Postwegen beispielsweise an die Kassen erfolgt. Dieser kann durch KIM auf elektronischem Wege erfolgen. Ein Zwang KIM zu nutzen, besteht nicht. 
 

Sind die Krankenkassen schon an KIM angebunden?

Ja, alle Krankenkassen sind bereits an KIM angebunden und Sie können KIM-Nachrichten an Krankenkassen verschicken. Es kann jedoch nicht garantiert werden, dass alle Nachrichten ordnungsgemäß bearbeitet werden, da die Krankenkassen die Bearbeitung der KIM-Nachrichten automatisieren. Wenden Sie sich für nähere Informationen an Ihre Krankenkasse.
 

Gibt es eine Art Virenschutz in der Telematikinfrastruktur, insbesondere bei KIM?

Da die Übertragung verschlüsselt stattfindet, ist eine Virenprüfung innerhalb des KIM-Dienstes nicht möglich. Dies obliegt dem empfangenden Mailsystem, also Ihrem PVS. 
 

Gibt es Vorteile bei der Nutzung des KBV KIM-Dienstes im Vergleich zu anderen Anbietern?

Aus technischer Sicht sind alle KIM-Dienste gleich, da sie auf denselben Vorgaben der gematik basieren. Unterschiede gibt es in den Vertragsbedingungen. Mit kv.dox erhalten Sie einen herstellerunabhängigen KIM-Dienst mit flexibler Kündigungsfrist. Zusätzlich gibt es für das KIM-Postfach keine Datenbeschränkung, sodass Sie beliebig viele KIM-Nachrichten verschicken und empfangen können. Sollten Sie Fragen haben oder bei der Installation und Einrichtung von kv.dox Unterstützung benötigen, so können Sie unseren Support kostenfrei in Anspruch nehmen.
 

Wo finde ich die Folien des Webinars?

Die Folien finden Sie hier. Auf der KBV-Themenseite kv.dox sind sie ebenfalls verlinkt.
 

Was ist das KBV-Stylesheet?

Das KBV-Stylesheet ist die bereits bekannte gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in digitaler Form.
 

Technische Voraussetzungen

Benötige ich für kv.dox eine besondere technische Ausstattung?

Die technischen Voraussetzungen sind bei allen KIM-Diensten gleich: Ihre Praxis muss an die Telematikinfrastuktur (TI) angeschlossen sein. KIM läuft ausschließlich über die TI.

Wichtig ist, dass Sie einen E-Health-Konnektor im Einsatz haben (zugelassen für PTV3), der Ihren Computer sicher mit der TI verbindet.

Ihr TI-Dienstleister hat Ihnen dazu ein Update bereitgestellt, sodass Ihr Konnektor nicht ausgewechselt werden muss. Sollten Sie das Update noch nicht erhalten haben, fragen Sie dort nach.

Außerdem benötigen Sie ein E-Mail-fähiges PVS-System das so konfiguriert wird, dass E-Mails über das sichere kv.dox-Verfahren versendet werden können. In Ausnahmefällen kann auch ein handelsübliches E-Mail-Programm wie Thunderbird genutzt werden.

Zudem benötigen Sie mindestens ein TI-Kartenterminal und einen Praxisausweis (SMC-B) oder optional den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).

Als Ergänzung steht Ihnen auch eine Checkliste zur Verfügung, die Sie für die Überprüfung der Mindestanforderungen benötigen. 
 

Welche Betriebssysteme werden unterstützt?

In der aktuellen Version ist der KIM-Dienst kv.dox mit den Betriebssystemen Windows, macOS und Linux nutzbar. Die genauen Voraussetzungen können Sie der Checkliste entnehmen.

Welche weiteren technischen Voraussetzungen sollte mein Rechner für das Clientmodul erfüllen?

Neben den Anforderungen für das Betriebssystem sind für den Rechner/Server, auf welchem das kv.dox Clientmodul betrieben werden soll, Mindestanforderungen zu berücksichtigen. Nähere technische Voraussetzungen können Sie der Checkliste entnehmen.

Bestellung und Installation

Wie bekomme ich meinen kv.dox-Zugang?

Der Weg ist relativ einfach: Sie können sich auf unserem Portal selbst für einen kv.dox-Zugang anmelden und diesen freischalten. Dort bestellen Sie Ihren kv.dox-Zugang – also eine E-Mail-Adresse inklusive eines KIM-Clientmoduls. Das Clientmodul ist nichts anderes als ein Softwaremodul.

Laden Sie das Clientmodul im Portal herunter und installieren  Sie es auf Ihrem PC. Dazu stehen eine Checkliste, eine Anleitung und ein Benutzerhandbuch bereit, welche Sie bei den einzelnen Schritten unterstützen. 
 

Welche E-Mail-Adresse ist beim Bestellprozess anzugeben?

Die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Bestellung hinterlegen müssen, hat nichts mit der späteren KIM-Dienst-Adresse zu tun. Für den Bestellprozess reicht eine beliebige E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Sie können hierfür auch eine private E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse der Praxis verwenden. Die im Bestellprozess angegebene Adresse brauchen Sie im Anschluss für die Anmeldung im kv.dox-Kundenportal.

Was passiert nach der Bestellung?

Nach der Bestellung erhalten Sie eine Eingangsbestätigungsmail. Sie beinhaltet einen Bestätigungslink, den Sie innerhalb von 72 Stunden aktivieren müssen. Wenn Sie den Bestätigungslink aktiviert haben und sich das Passwort mithilfe der darauffolgenden E-Mail gesetzt haben, können Sie sich in das kv.dox-Kundenportal unter www.kvdox.kbv.de einloggen. Dort erhalten Sie die Installationsdatei zum kv.dox-Clientmodul, Anleitung und Handbücher sowie die Registrierungscodes.
Wichtig: Aktivieren Sie den Bestätigungslink in der Bestelleingangsbestätigungsmail innerhalb der Frist von 72 Stunden, um den Bestellvorgang abzuschließen. Ohne diese Bestätigung gilt Ihre Bestellung aus Sicherheitsgründen als ungültig und wird automatisch storniert.

Wie erfolgt die Installation von kv.dox?

Für die Anbindung der Praxis-IT an kv.dox wird ein sogenanntes KIM-Clientmodul verwendet. Das Clientmodul ist ein Softwaremodul, das auf dem PC installiert werden muss.

Der jeweilige Anbieter des KIM-Dienstes stellt das Modul zur Verfügung. Nutzer von kv.dox erhalten es, sobald sie den Dienst bestellt und sich im kv.dox-Portal registriert haben. 

Sobald das Clientmodul installiert ist, wird es per SMTP/POP3 Schnittstelle an das Praxisverwaltungssystem (PVS) angebunden. Zur Konfiguration der E-Mail-Schnittstelle Ihres PVS wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Hersteller.
 

Was ist das Clientmodul?

Das KIM Clientmodul ist ein Softwaremodul, welches vom Kunden selbst installiert und betrieben werden muss. Für die Installation stehen im kv.dox-Kundenportal die Anleitung und das Handbuch bereit, die den Nutzer Schritt für Schritt führen.

Kann ich das Clientmodul selbst installieren?

Die Installation von kv.dox ist so entwickelt worden, dass die Nutzer den Dienst mit Hilfe einer Anleitung selber einrichten können. Zusätzlich zur Anleitung steht im kv.dox-Kundenportal ein Benutzerhandbuch bereit. Sollten dennoch Fragen auftreten, können Sie unser Support-Team per Kontaktformular kontaktieren.

Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Wenn Sie es nicht allein machen wollen, können Sie natürlich auch einen IT-Dienstleiter mit der Installation beauftragen. 

Wo finde ich die Anleitung und das Handbuch zur Installation?

Die Anleitung und das Benutzerhandbuch stehen im kv.dox-Kundenportal unter dem Reiter „kv.dox installieren“ bereit. Ergänzend dazu gibt es auch eine kurze Checkliste mit allen Punkten, die Sie für die Installation benötigen. Diese können Sie hier herunterladen.

Kann ich mit kv.dox sofort Arztbriefe versenden?

kv.dox ist wie alle KIM-Dienste „lediglich“ ein Kommunikationsdienst. Damit die verschiedenen Anwendungen, beispielsweise der eArztbrief, genutzt werden können, muss im PVS die Funktionalität eArztbrief implementiert und für die Nutzung freigeschaltet sein. 

Wo finde ich den Registrierungscode?

Der Registrierungscode zur Registrierung Ihrer KIM-Adresse ist im kv.dox-Kundenportal hinterlegt. Sie finden Ihn auf www.kvdox.kbv.de im Bereich „Registrierungscodes verwalten“.

Wie setze ich mein Passwort zurück?

Sollten Sie Ihr Passwort für das kv.dox-Kundenportal vergessen haben, gehen Sie im kv.dox-Kundenportal auf „Anmelden“ und klicken auf „Passwort vergessen“. Anschließend können Sie Ihr Passwort zurücksetzen.

Wie geht es nach der Bestellung von kv.dox weiter?

Unmittelbar nach der Bestellung erhalten Sie eine Bestätigung, dass ihre Bestellung eingegangen ist. In der Bestätigungsmail ist ein Link enthalten ist. Dieser muss für eine gültige Bestellung innerhalb von 72 Stunden aktiviert werden. Anschließend erhalten Sie eine weitere E-Mail, in der Sie Ihr Passwort für das kv.dox-Kundenportal setzen. Damit wird die Einrichtung Ihres Nutzerkontos im Kundenportal abgeschlossen. Daraufhin können Sie sich in das kv.dox-Kundenportal einloggen und die Installationsdatei des kv.dox-Clientmoduls mit Hilfe der dort einsehbaren Anleitung herunterladen und Ihre KIM-Adresse einrichten.
 

Kann ich jederzeit zu kv.dox wechseln, wenn ich bei einem anderen Anbieter bin?

Neben der zu beachtenden Kündigungsfrist bei Ihrem aktuellen Anbieter, müssen Sie zusätzlich beachten, dass ein Wechsel des Anbieters bedeutet, dass auch Ihre KIM-Adresse sich ändert. Dies hat zur Folge, dass Sie das „alte“ KIM-Postfach beim bisherigen Anbieter aufgeben und den Zugriff verlieren. Sie müssen somit anschließend ein neues Postfach bei kv.dox eröffnen.

Woher erhält man die verschiedenen IDs, welche zur Einrichtung des Clientmoduls notwendig sind?

Die IP-Adresse des Konnektors, die Mandanten-ID, Clientsystem-ID, Arbeitsplatz-ID und die User-ID erhalten Sie für gewöhnlich aus Ihrem Konnektor oder dem Übergabeprotokoll, welches Sie zur Einrichtung Ihres Konnektors erhalten haben. Zusätzlich können bei den meisten Praxisverwaltungssystemen diese Daten auch in der Software gefunden werden. Die User-ID benötigen Sie nur, wenn Sie Ihr KIM-Postfach als Arzt-Account einrichten möchten. Andernfalls können Sie auch Ihren IT-Dienstleister konsultieren, der Ihnen die Daten bereitstellt.

Konditionen und Finanzierung

Was kostet kv.dox?

KIM-Nutzer zahlen einen Festpreis von 6,55 Euro zzgl. MwSt. im Monat für eine E-Mail-Adresse. In diesem Festpreis ist alles enthalten – auch die Einrichtung und Bereitstellung des Dienstes. Hinzu kommen lediglich 3,03 Euro zzgl. MwSt. je Nutzer und Quartal.

Was kostet eine weitere E-Mail-Adresse?

Jede weitere Adresse kostet 6,55 Euro zzgl. MwSt. im Monat. Bei zwei Adressen beispielsweise zahlen Sie 13,10 Euro zzgl. MwSt. im Monat – plus 3,03 Euro zzgl. MwSt. im Quartal. Die 3,03 Euro werden nur einmal im Quartal fällig, egal wie viele Adressen Sie nutzen.

Erhalte ich monatlich eine Rechnung?

Nein. Die Rechnungsstellung für kv.dox erfolgt postalisch und quartalsweise. Das heißt: Sie erhalten einmal im Quartal eine Rechnung von der BFS health finance GmbH, die im Auftrag der KBV die Rechnungsabwicklung übernimmt.

Wie sieht die Förderung für kv.dox aus?

Nach der Finanzierungsvereinbarung von KBV und GKV-Spitzenverband erhalten Praxen pro Betriebsstätte eine KIM-Adresse finanziert. Konkret sieht die Förderung so aus:

  • 100 Euro für die Einrichtung des Dienstes (einmal je Praxis)
  • 7,80 Euro je Monat für die laufenden Betriebskosten (Auszahlung erfolgt quartalsweise)

Ab wann erhalte ich die Förderung?

Die Pauschale für die Betriebskosten wird bereits seit 1. April 2020 an alle Praxen ausgezahlt, auch wenn der KIM-Dienst noch nicht genutzt wird. Sie erhalten sie mit Ihrer Quartalsabrechnung.

Die 100 Euro für die Einrichtung eines KIM-Dienstes wird ausgezahlt, sobald Sie einen KIM-Dienst im Einsatz haben. Die Auszahlung erfolgt ebenfalls durch Ihre KV. 

Benötigt man für mehrere Betriebsstätten nur einen oder mehrere kv.dox-Vertragsabschlüsse?

Pro Betriebsstätte sollte man eine kv.dox-Adresse beantragen.

Wie viele Nachrichten kann ich mit kv.dox versenden?

Es gibt keine Kontingentbeschränkung. Als kv.dox-Kunde können Sie unbegrenzt Nachrichten, eArztbriefe oder eAU-Bescheinigungen digital versenden. Das ist alles im Preis enthalten.

Was passiert, wenn ich den KIM-Dienst nicht mehr benötige, weil ich beispielsweise die Praxis aufgebe?

Das ist bei kv.dox kein Problem. Sie können den KIM-Dienst der KBV monatlich kündigen.

Wann erfolgt die Auswahl der KIM-Adresse?

Die Adressauswahl wird im Rahmen der Einrichtung des Clientmoduls durchgeführt, da dafür der Zugriff auf den Accountmanager in der Telematikinfrastruktur erforderlich ist.

Kann der Name der KIM-Adresse mit der Zeit noch geändert werden?

Das ist praktisch möglich, jedoch muss die KIM-Adresse in diesem Prozess deregistriert werden. Dadurch gehen die KIM-Adresse und auch das Postfach verloren. Der Name der KIM-Adresse verfällt dann und kann nicht neu vergeben werden.

KIM-Adressen und Verzeichnisdienst

Kann ich mir eine bestimmte kv.dox-KIM-E-Mail-Adresse reservieren?

Nein, beim KIM-Dienst kv.dox können Sie sich keine Wunschadresse reservieren. Sie können jedoch Ihre Adresse bei der Einrichtung des kv.dox Clientmoduls frei wählen, sofern sie noch nicht vergeben ist. Dabei wird Ihrer Wunschadresse stets ein Kürzel Ihrer zuständigen KV hinzugefügt. Die Domäne "@kv.dox.kim.telematik" ist standardmäßig vorgegeben.

Wie viele KIM-Adressen sollte ich für meine Praxis ordern?

Jede Betriebsstätte benötigt einen KIM-Dienst. Zu jedem KIM-Dienst gehört eine E-Mail-Adresse und ein Postfach. In diesem Fall erhalten alle Personen, die in der Praxis über diese KIM-Adresse kommunizieren, den gleichen Zugriff auf die ausgetauschten Informationen.

Ob eine Praxis weitere E-Mail-Adressen benötigt, die zum Beispiel nur bestimmte Personen nutzen, liegt im Ermessen der Praxis. Feste Vorgaben hierzu gibt es nicht. 

Wie setzt sich die E-Mail-Adresse zusammen?

Die E-Mail-Adresse kann zur Einrichtung des Clientmoduls frei gewählt werden, sofern sie noch nicht vergeben ist. Dabei wird der Wunschadresse stets ein Kürzel Ihrer zuständigen KV hinzugefügt. Bei einem Praxis-Account wird zusätzlich aus dem Präfix „B-„, der Betriebsstättennummer (BSNR) ein Vorschlag für die E-Mail-Adresse gegeben. Die Domäne mit „...@kv.dox.kim.telematik“ ist immer vorgegeben. Sie beinhaltet die Kennung des Anbieters „kv.dox“ und die Kennung innerhalb der Telematikinfrastruktur „kim.telematik“.

Warum sind die KIM-Adressen so kompliziert aufgebaut?

Der Domain-Teil "@<anbieter-spezifisch>.kim.telematik" wurde durch die gematik für alle KIM-Provider vorgegeben und ist nicht veränderbar. Der Adressteil vor dem „@" ist seitens KBV für kv.dox als KIM-Dienst der KBV festgelegt worden.

Was ist der Zentrale Verzeichnisdienst?

Der Verzeichnisdienst ist das KIM-Adressbuch, in dem die Adressen aller KIM-Nutzer gespeichert sind. Nutzer können dort Angaben wie Name und Anschrift der Praxis oder des Krankenhauses hinterlegen.

So brauchen Sie sich die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen nicht merken, sondern nur im Verzeichnisdienst nachschlagen. Der Dienst ist über das Praxisverwaltungssystem erreichbar.

Wann erfolgt die Auswahl der KIM-Adresse?

Die Adressauswahl wird im Rahmen der Einrichtung des Clientmoduls durchgeführt, da dafür der Zugriff auf den Accountmanager in der Telematikinfrastruktur erforderlich ist.

Kann der Name der KIM-Adresse mit der Zeit noch geändert werden?

Das ist praktisch möglich, jedoch muss die KIM-Adresse in diesem Prozess deregistriert werden. Dadurch gehen die KIM-Adresse und auch das Postfach verloren. Der Name der KIM-Adresse verfällt dann und kann nicht neu vergeben werden.

Ist eine Änderung zum Beispiel von Praxis- zu einem Arztaccount auch im Nachhinein möglich, oder ist das nach der Registrierung der KIM-Adresse festgelegt?

Mit der aktuellen KIM-Version (KIM 1.0) ist ein Wechsel der selben KIM E-Mail-Adresse von Praxis- auf Arzt-Account ohne Weiteres nicht möglich. Mit KIM 1.5 wird dies dann möglich sein

Kann ich die KIM-Adresse bei einem Arztwechsel übernehmen oder muss ich eine neue KIM-Adresse bestellen?

Bei einem Praxis-Account/-Postfach kann die neue verantwortliche Person die KIM-Adresse übernehmen, da dieses an den Praxisausweis (SMC-B) gebunden ist. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Betriebsstättennummer beziehungsweise die Identität in der Telematikinfrastruktur sich nicht ändert. Kontaktieren Sie dazu frühzeitig unseren Support über das kv.dox-Kundenportal. Bei einem Arzt-Account/-Postfach ist dies nicht möglich, da dieses an den persönlichen eHBA gebunden ist.

Gibt es eine Liste, wo ich alle KIM-Nutzer finden kann?

Es gibt den zentralen Verzeichnisdienst (VZD) der Telematikinfrastruktur. In diesem sind alle KIM-Nutzerinnen und Nutzer zu finden, welche eine gültige KIM E-Mail-Adresse besitzen. Den Zugriff auf den VZD erhalten Sie über Ihr PVS oder alternativ über den kv.dox-Mailclient, welchen Sie kostenlos über unser kv.dox Kundenportal herunterladen können. Verschiedene Suchkriterien sind einsetzbar, die jedoch vom Mailprogramm abhängig sind.
 

Kann ich den Verzeichnisdienst vorher einsehen, um herauszufinden, ob für mich interessante Empfängerinnen und Empfänger schon teilnehmen?

Der Verzeichnisdienst ist unabhängig von KIM über eine LDAP(s)-Proxy-Schnittstelle des TI-Konnektors erreichbar. Um diese abzufragen, benötigen Sie jedoch einen LDAP-Client oder die LDAP-Adressbuchfunktion eines Mailclients. Ob Ihr PVS Ihnen den Zugriff auf den Verzeichnisdienst ermöglicht, ohne dass eine vollständige Konfiguration einer KIM-Adresse vorliegt, können wir nicht beurteilen.
 

Nutzung

Kann man mit kv.dox auch Anwendungen wie Notfalldatenmanagement, eAU oder eArztbrief nutzen?

Ein KIM-Dienst ist nur ein Kommunikationsdienst. Das bedeutet, dass kv.dox ausschließlich dazu dient, die KIM-Nachrichten verschlüsselt zu übermitteln. Für Anwendungen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinung (eAU) oder den eArztbrief brauchen Sie jeweils ein PVS-Modul.

Warum verlangt mein PVS-Hersteller, dass ich noch weitere Module buche, um KIM nutzen zu können?

KIM-Dienste und damit auch kv.dox übernehmen ausschließlich die sichere Nachrichtenübertragung über die Telematikinfrastruktur. Möchten Sie Anwendungen wie eAU und LDT-Befund nutzen, muss Ihr Praxisverwaltungssystem zunächst das Erstellen derartiger Nachrichten anbieten. Die entsprechenden Funktionen hierfür sind in der Regel modulweise bei den PVS-Herstellern buchbar.

Muss ich jedes Mal beim Versand einer eAU den eHBA im Kartenterminal einstecken und den PIN eingeben? Was ist eine Stapel-/Komfortsignatur?

Um nicht alle anfallenden eAU und eArztbriefe, die im Laufe des Tages ausgestellt werden, einzeln zu signieren, kann die Stapelsignatur genutzt werden. Dadurch ist es möglich, alle Dokumente mit einer einmaligen Freigabe des Kennworts im Stapel zu signieren. Mit einem Update des Konnektors auf PTV4 wird gemäß den Vorgaben der gematik die Komfortsignatur eingeführt. Damit können bis zu 250 qualifizierte elektronische Signaturen mit nur einer PIN-Freischaltung des eHBA vorsorglich generiert werden.

Wo werden die Nachrichten nach der Zustellung gespeichert? Und kann ich sie auch löschen?

Das ist ähnlich wie bei herkömmlichen E-Mail-Diensten: Versendete Nachrichten werden an den empfangenden KIM-Fachdienst, also an den Mailserver des Empfängers weitergeleitet.

Dort stehen die Nachrichten abholbereit. Werden die Nachrichten nicht innerhalb von 90 Tagen abgerufen oder durch den Empfänger gelöscht, so werden diese entsprechend der Spezifikation gematik automatisch ohne vorherige Benachrichtigung auf dem Server gelöscht. 

Wie groß ist der Speicherplatz für meine Nachrichten?

Mit kv.dox wird ein KIM-Dienst angeboten, der einen unbegrenzten Speicherplatz für Nachrichten auf dem Mailserver anbietet. 

Wie groß können Anhänge für die Nachrichten sein?

Die KIM-Version 1.0 sieht maximal 25 MB pro Nachricht vor. In einer neuen Version werden Anhänge von bis zu 500 MB unterstützt. Auch das ist bei allen KIM-Diensten gleich.

Kann ich mit kv.dox auch mobil arbeiten?

Für die Nutzung von KIM-Diensten ist ein E-Health-Konnektor notwendig, der in der Regel in der Praxis steht. Daher ist es momentan von der gematik nicht vorgesehen, dass KIM-Dienste mobil genutzt werden können.  

Sehe ich nach dem Versand der Unterlagen, dass der Empfänger die Daten korrekt und vollständig erhalten hat, gegebenenfalls auch mit Lesebestätigung?

kv.dox sieht eine Eingangsbestätigung für Nachrichten vor. Ebenso werden Fehlernachrichten übermittelt, sodass der Sender über eventuelle Probleme in Kenntnis gesetzt wird und die Nachricht gegebenenfalls nochmals verschicken oder den Empfänger auf anderen Wegen informieren kann.

Kann ich auch Abwesenheitsbenachrichtigungen erstellen?

Ärzte und Psychotherapeuten können ihre Abwesenheitsbenachrichtigung im kv.dox-Account-Manager einstellen. Dieser ist über die browser-gestützte Oberfläche des Clientmoduls erreichbar.

Kann man mit kv.dox auch Anwendungen wie Notfalldatenmanagement, eAU oder eArztbrief nutzen?

Ein KIM-Dienst ist nur ein Kommunikationsdienst. Das bedeutet, dass kv.dox ausschließlich dazu dient, die KIM-Nachrichten verschlüsselt zu übermitteln. Für Anwendungen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder den eArztbrief brauchen Sie jeweils ein PVS-Modul.
 

Können Patienten über den KIM-Dienst Kontakt zu Ärzten aufnehmen? 

Nein, die Kommunikation über einen KIM-Dienst zu Patienten ist nicht möglich. Es wird jedoch bald einen TI-Messenger (TIM) geben, welcher eine Kommunikation zu Patienten ermöglicht.
 

Kann ich mit kv.dox auch mobil arbeiten?

Für die Nutzung von KIM-Diensten ist ein E-Health-Konnektor notwendig, der in der Regel in der Praxis steht. Daher ist es momentan von der gematik nicht vorgesehen, dass KIM-Dienste mobil genutzt werden können.  
 

Besteht die KIM-Adresse nach einem Wechsel des KIM-Dienstes weiter oder muss eine neue Adresse ausgewählt werden?

Sollten Sie einen Anbieterwechsel durchführen, so muss das gesamte Postfach, nach aktuellem Stand der Spezifikation, deregistriert, gelöscht und ein neues Postfach angelegt werden. Ein Zugriff auf das deregistrierte Postfach ist danach nicht mehr möglich. Jeder KIM-Dienst-Anbieter muss seine eigenen Domains für KIM bei der gematik registrieren. Ein übergreifendes Postfach ist somit nicht möglich.
 

Sind die Krankenkassen auch angeschlossen, sodass Anträge etc. bereits digital versendet werden können?

Ja, die Übertragung von eAU an Krankenkassen ist bereits möglich.
 

Kann man im kv.dox-Mailclient Anhänge, wie beispielsweise Arztbriefe, verschicken?

Ja, Sie können jegliche Arten von Anhängen mit einer KIM-Nachricht verschicken. Bitte beachten Sie, dass alle Nachrichten, die mit dem kv.dox Mailclient verschickt werden, nur eNachrichten sind. Beispielsweise werden über den kv.dox-Mailclient verschickte eArztbriefe technisch nicht als eArztbrief erkannt und somit nicht finanziert.
 

Sie haben einen eigenen Mailclient. Wozu brauche ich dann noch zusätzlich das PVS?

Sie können mit dem Mailclient direkt nach Installation und Einrichtung von kv.dox unabhängig von Ihrem PVS KIM-Nachrichten versenden und empfangen. Jedoch empfehlen wir den kv.dox-Mailclient nur zu Testzwecken zu nutzen. Sie können beispielsweise überprüfen, ob kv.dox korrekt eingerichtet wurde, indem Sie sich selbst eine KIM-Nachricht schicken. Eine automatische Übernahme von medizinischen Dokumenten in Patientenakten erfolgt nicht.
 

Kann ich über ein Clientmodul mehrere KIM-Adressen bedienen?

Ja, über ein Clientmodul können mehrere Mailclients auf unterschiedliche KIM-Adressen zugreifen. Voraussetzung ist, dass das kv.dox Clientmodul auf den Konnektor und alle Karten (SMC-B oder eHBA) zugreifen kann
 

Muss das kv.dox-KIM-Clientmodul und der kostenfreie kv.dox-Mailclient auf ein und demselben Rechner installiert/ konfiguriert sein?

Nein, Sie müssen nur im Netzwerk der Praxis untereinander erreichbar sein und den TI-Konnektor erreichen können.
 

Technische Probleme

An wen kann ich mich wenden, wenn ich technische Probleme habe?

Bei technischen Problemen können Sie sich per Kontaktformular (im Kundenportal) oder telefonisch Hilfe holen. Die Telefonnummer finden Sie in Ihrem Kundenbereich unter „Support kontaktieren“. Das Serviceteam unseres Partners AKQUINET ist von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr für Sie da. Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

Mein Konto ist gesperrt. Was muss ich für die Entsperrung tun?

In diesen Fall sollten Sie den Support von kv.dox per Kontakformular  kontaktieren. Das Serviceteam unseres Partners AKQUINET ist von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr für Sie da. Es entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

Was passiert mit Nachrichten, wenn mein Konto gesperrt ist?

Die Vorgaben der gematik sehen in diesem Fall folgendes Prozedere vor: In Ihrem kv.dox-Konto werden Nachrichten 90 Tage lang aufbewahrt, danach werden sie automatisch gelöscht.

Das heißt: Wenn Sie die Sperre zu Ihrem Konto innerhalb von 90 Tagen aufheben lassen, erhalten Sie wieder Zugriff auf Ihre Daten.

Ich habe mein Passwort vergessen / noch nicht gesetzt, wie kann ich weiterverfahren?

Falls Sie Ihr Passwort für das kv.dox-Kundenportal vergessen haben, navigieren Sie zum kv.dox-Portal und loggen Sie sich ein und nutzen Sie die „Passwort vergessen“-Funktion. Dort tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie für die Bestellung genutzt haben. Dann erhalten Sie eine E-Mail zur Passwortänderung an dieses E-Mail-Postfach. Bitte beachten Sie, dass Sie nach Erhalt der E-Mail nur fünf Minuten Zeit haben, den Link zur Passwortänderung zu nutzen, bevor dieser ungültig wird.