Die Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) haben mit dem bundesweiten Rollout der ePA-Module begonnen. Ärzte und Psychotherapeuten können die ePA freiwillig nutzen, sobald sie das ePA-Modul für das PVS erhalten. Mehr dazu erfahren Praxen bei ihrem PVS-Anbieter oder IT-Dienstleister. 

Praxisteams sollten die Zeit nutzen, um sich mit der ePA vertraut zu machen und die Funktionen zu tes-ten, sobald dies technisch möglich ist. So können sie eventuelle Probleme sofort mit ihrem Hersteller klären, damit ab 1. Oktober möglichst alles reibungslos läuft. Dann sind sie gesetzlich verpflichtet, die ePA mit Arztbriefen, Befundberichten oder Laborberichten zu befüllen.

Die KBV bietet auf ihrer Internetseite eine Fülle an Informationen. Für alle, die die wichtigsten Informationen rund um die ePA gebündelt wünschen, empfiehlt sich das Serviceheft in der Reihe PraxisWissen. Ergänzend gibt es einseitige Infoblätter für den täglichen Praxisgebrauch, kurze Erklärvideos und Materialien für das Wartezimmer. Die KBV bietet zudem eine Online-Fortbildung an. Auch die Kassenärztlichen Vereinigungen stellen Infomaterialien bereit – ebenso die gematik.

Ansprechpartner sollte in dem Fall immer der Hersteller oder der IT-Dienstleister sein, mit dem die Praxis zusammenarbeitet. Fehler können auch der gematik gemeldet werden.

Praxen sind verpflichtet, ein aktuelles ePA-Modul einzusetzen. Ansonsten werden das Honorar und die TI-Pauschale gekürzt. Laut Bundesgesundheitsministerium drohen zumindest in diesem Jahr keine Sanktionen. Zudem hat die KBV erreicht, dass Praxen, die kein KOB-zertifiziertes PVS haben, dieses noch bis Jahresende für die Abrechnung einsetzen können. Die KBV lehnt jede Form der Sanktionierung der Vertragsärzteschaft im Zusammenhang mit Digitalisierungsmaßnahmen im Gesundheitswesen ab. Sie ist vielmehr der Auffassung, dass digitale Anwendungen durch ihre Praxistauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit die Anwender überzeugen müssen und daher deren Einführung keiner Sanktionierung bedarf. Hierfür setzt sich die KBV  gegenüber dem Ministerium und dem Gesetzgeber weiterhin mit Nachdruck ein.

Die PVS-Hersteller sind verpflichtet, für die ePA 3.0 ihre Software von der gematik zertifizieren zu lassen. Nur Systeme, die das Verfahren zur Konformitätsbewertung (KOB) erfolgreich durchlaufen haben, dürfen nach einer gesetzlichen Vorgabe weiterhin für die Abrechnung eingesetzt werden. Diesen aus Sicht der KBV unhaltbaren Zustand konnte die KBV erfolgreich abwehren. Sie konnte den geschäftsführenden Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach überzeugen, dass die Anwendung dieser gesetzlichen Vorschrift unverhältnismäßig wäre, da Ärzte und Psychotherapeuten unverschuldet sanktioniert werden könnten, wenn ihr PVS-System diese Zertifizierung noch nicht vorweisen kann.

Richtlinie der KBV

gematik zur Konformitätsbewertung

Mit der elektronischen Patientenakte erhalten Versicherte einen digitalen Ordner, in dem persönliche Gesundheitsdaten einrichtungsübergreifend abgelegt werden – ob Arztbriefe oder Befundberichte beispielsweise vom letzten Besuch beim Hausarzt oder Orthopäden, Entlassbriefe aus dem Krankenhaus oder eine Liste mit den elektronisch verordneten Medikamenten. Auch die Versicherten können Daten einstellen, zum Beispiel Vitaldaten aus Fitness-Apps. Sie entscheiden, welche Daten in ihre ePA reinkommen und wer Einsicht nehmen darf. Praxen beispielsweise haben Zugriff auf alle Informationen in der ePA, sofern der Versicherte dem nicht widersprochen oder bestimmte Dokumente verborgen hat.

Die elektronische Patientenakte ist eine versichertengeführte Akte. Sie kann die Anamnese, Befunderhebung und Behandlung des Arztes oder Psychotherapeuten unterstützen. Sie ersetzt aber nicht die Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten im Praxisverwaltungssystem. Ärzte und Psychotherapeuten sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah zu dokumentieren – elektronisch oder auf Papier. An dieser Pflicht ändert sich mit der ePA nichts.

Die ePA ändert nichts an der innerärztlichen Kommunikation. Ein Arzt oder Psychotherapeut kann nicht sicher sein, dass der weiterbehandelnde Kollege Zugriff auf die ePA hat oder eine von ihm eingestellte Information wahrnimmt. Auch hat der Versicherte das Recht, Daten zu löschen. Ist ein professioneller Informationstransfer zwischen Kollegen oder zwischen medizinischen Einrichtungen nötig, muss weiterhin eine direkte Kommunikation stattfinden – beispielsweise über den Kommunikationsdienst KIM.

Ja, denn Patienten können einem Arzt jederzeit den Zugriff auf die ePA entziehen oder den Arztbrief löschen. Dennoch ist es sinnvoll, den Arztbrief nicht nur an die Kollegin oder den Kollegen zu senden, sondern auch in die ePA einzustellen. So hat zu einem späteren Zeitpunkt auch ein anderer mitbehandelnder Facharzt oder ein Krankenhausarzt Zugriff auf die Informationen.

Aktuell ist es häufig der Fall, dass dem behandelnden Arzt Dokumente aus vorangegangenen Behandlungen fehlen oder nichts vorliegt. Mitunter bringen die Patienten einen Berg von alten Befunden mit, die dann teilweise eingescannt werden. Mit einer funktionierenden ePA kann sich diese Situation erheblich verbessern, auch wenn die Akte nicht vollständig gefüllt sein sollte. Die ePA kann so die Anamnese, Diagnostik und Behandlung sinnvoll ergänzen.

Die Nutzung der ePA ist freiwillig. Versicherte haben die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Dies war erstmalig vor der initialen Einrichtung möglich.  Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

War der Patient in den letzten 90 Tagen in der Praxis – wurde also die Versichertenkarte gesteckt und das Versichertenstammdatenmanagement erfolgreich durchgeführt – haben Ärzte und Psychotherapeuten auch in der Videosprechstunde Zugriff auf die ePA. Ist das nicht der Fall, könnte der Patient dem Arzt oder Psychotherapeuten über seine ePA-App Zugriff erteilen. Ansonsten kann die ePA in Videosprechstunden nicht genutzt werden.

Private Krankenkassen dürfen ihren Versicherten eine ePA anbieten, müssen es aber nicht. Näheres dazu stellt der PKV-Verband auf seiner Internetseite vor.

Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Dieses Zugriffsrecht besteht fort, wenn der Patient die Praxis verlassen hat. Der Patient muss zu keinem Zeitpunkt eine PIN eingeben.

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Eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis hat im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der Behandlungskontext wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Eine zusätzliche Erlaubnis ist nicht erforderlich.

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte in das Kartenterminal erhält die Praxis automatisch für einen Zeitraum von 90 Tagen Zugriff auf die Inhalte der ePA. Wenn der Patient nicht möchte, dass die Praxis seine Daten in der ePA sehen kann, muss er den Zugriff per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle seiner Krankenkasse sperren. Der Arzt muss also nicht nachfragen.

Ja. Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis für 90 Tage Zugriff auf die komplette Akte – vorausgesetzt der Patient hat nicht einzelne Informationen aktiv gesperrt.

Nein, dies ist aus Datenschutzgründen nicht gestattet.

Patienten können mit Hilfe der ePA-App die Zugriffszeit einer Praxis auf die ePA beliebig verlängern (auch ein dauerhafter Zugriff ist möglich), allerdings auch verkürzen. Ansonsten muss nach Ablauf von 90 Tagen die Versichertenkarte erneut gesteckt werden. 

Ärzte sind weiterhin verpflichtet, dem Überweiser das Untersuchungsergebnis auf direktem Weg zu übermitteln, zum Beispiel elektronisch per KIM. Daran ändert sich mit der ePA nichts. Zusätzlich ist der Arzt, der den Befund erstellt hat, verpflichtet, den Befund in die ePA des Patienten einzustellen. 

Damit die Suche noch flexibler wird, hat die KBV die Umsetzung der Volltextsuche in den ePA-Dokumenten eingefordert. Die Volltextsuche plant die gematik für 2026. Dann lässt sich die ePA auch mit eigenen Suchbegriffen individuell durchsuchen.  

Aus technischen Gründen kann zunächst nur in den sogenannten Metadaten nach Erstellungsdatum, Art der Einrichtung, Fachgebiet und Art des Dokuments gesucht werden. Die Volltextsuche auch über die Inhalte der Daten in der ePA plant die gematik für 2026. 

Ja, das ist möglich. Ärzte und Psychotherapeuten können sich so beispielsweise nur die neueren Dokumente in der ePA anzeigen lassen.  

Das ist grundsätzlich möglich, hängt aber von der Implementierung im Praxisverwaltungssystem ab.

Die Funktionsweise der Suche ist abhängig vom Praxisverwaltungssystem. 

Die Sorge, dass es durch die Einführung der ePA zu neuen unnötigen Verwaltungsaufwänden in den Praxen kommen kann, ist verständlich. Die KBV setzt sich dafür ein, dass der Aufwand so gering wie möglich ist. Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass das Praxisverwaltungssystem für die ePA gut funktioniert. Außerdem müssen die Krankenkassen, aber auch das Bundesgesundheitsministerium die Versicherten umfassend informieren. Dies darf nicht an den Praxen hängenbleiben. 

Zum jetzigen Zeitpunkt ist das noch nicht möglich. Die gematik arbeitet daran, einen mobilen Zugriff auf die ePA zu ermöglichen.

Nein, Krankenkassen haben keinen Zugriff auf ePA-Daten. Das ist technisch wie auch rechtlich nicht möglich.

Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sind verpflichtet, die Akte zu befüllen. Das gleiche gilt mit Start der ePA für Krankenhausärzte und Zahnärzte. Später kommen noch andere Berufsgruppen wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten hinzu. Ebenso können Patienten, aber auch die Krankenkassen Daten einstellen. 

Zu den Dokumenten, die Praxen mit Start der neuen ePA einstellen müssen, gehören Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen. Auch eigene Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde und elektronische Arztbriefe sind einzustellen. Darüber hinaus gibt es Daten, die eine Praxis auf Wunsch des Patienten in die ePA einpflegen muss. Das Spektrum, das der Gesetzgeber vorsieht, ist breit: Es reicht von Befunddaten und Diagnosen über Daten aus Disease-Management-Programmen, Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen bis hin eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie). Auch Kopien der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten zählen dazu.

Die KBV hat erreicht, dass Ärzte und Psychotherapeuten nicht verpflichtet sind, bei unter 15-Jährigen Daten in die ePA zu übermitteln, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Gleiches gilt, soweit gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder eines Jugendlichen vorliegen und die Befüllung der ePA den wirksamen Schutz des Kindes oder Jugendlichen in Frage stellen würde. Ärzte und Psychotherapeuten, die von diesem Recht Gebrauch machen, halten dies in ihrer Behandlungsdokumentation fest.

Die KBV hat dazu in Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium eine Richtlinie erlassen. Damit haben Ärzte und Psychotherapeuten Klarheit, dass sie in den genannten Fallkonstellationen keine Daten einstellen müssen, die das Kindeswohl gefährden könnten.

Unterdessen hat die KBV in Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium eine Richtlinie zur Übermittlung und Speicherung von Daten in die ePA bei Kindern und Jugendlichen erlassen, die einen Teil dieser Fragen regelt (Details siehe Unterkapitel „Befüllung der ePA“).

Als Faustregel gilt: In die ePA gehört das, was Ärzte und Psychotherapeuten heute schon an Kolleginnen und Kollegen berichten. Dabei enthält der Befundbericht vollständige und feststehende Informationen, die für mit- und weiterbehandelnde Ärzte und Psychotherapeuten relevant sind. Nicht jede schriftliche Aufzeichnung muss in der ePA abgelegt werden. Insbesondere schriftlich dokumentierte Teilbefunde sollten nicht in die ePA übertragen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Das ist vorgesehen. Allerdings wird die ePA stufenweise ausgebaut, sodass zu Beginn noch nicht alle Dokumente eingestellt werden können. Dazu gehören auch der Impfausweis, der Mutterpass oder auch das Kinder-Untersuchungsheft. Denn auch hier gilt: Die Praxen müssen die Daten nicht nur selbst erhoben haben, sie müssen auch in elektronischer Form vorliegen. Nur dann können sie sie in die ePA übertragen. Der Impfausweis, der Mutterpass und das Kinder-Untersuchungsheft beispielsweise stehen vorerst weiterhin nur in Papierform zu Verfügung. Konkret heißt das: Ärztinnen und Ärzte tragen Impfungen, Untersuchungen etc. wie bisher in die Papierdokumente ein; eine Befüllung der ePA muss daher nicht erfolgen.

Das Einpflegen von Informationen in Papierform, zum Beispiel alte Arztbriefe und Befunde, ist nicht Aufgabe der Praxen. Versicherte haben mit der neuen ePA ab 2025 einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse für sie solche Dokumente digitalisiert, wenn sie es wünschen. Möglich ist dies zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente. Unabhängig davon können Ärzte auch eigene Befunde aus vorangegangenen Behandlungen in die ePA einstellen, wenn das für die Versorgung des Patienten erforderlich ist. Aber auch die Versicherten können diese Dokumente einstellen, wenn sie die ePA-App ihrer Krankenkasse nutzen.

Grundsätzlich sind alle Ärzte verpflichtet, Befunde einzustellen, die sie in der aktuellen Behandlung selbst erhoben haben und die elektronisch vorliegen.

Momentan ist es technisch nicht möglich, dass ein Labor den Befund direkt in die ePA lädt – es sei denn der Versicherte gibt dem Labor explizit Zugriffsrechte mittels App. Es ist geplant, dass Laborbefunde in einem strukturierten und bundesweit standardisierten Format (als sogenanntes MIO) durch die Labore erzeugt und an die beauftragenden Ärzte weitergegeben werden. Als Auftragsleistung ist der Laborbefund daher durch den Beauftragenden einzustellen.

Überweisungen fließen nicht automatisch in die ePA ein. Sie werden aktuell noch auf den konventionellen Mustern auf Papier ausgestellt. Diese könnten als PDF in der ePA bereitgestellt werden. Eine Pflicht hierzu existiert aktuell aber nicht. 

Nein, die ePA enthält eine Übersicht aller elektronisch verordneten und in der Apotheke ausgegeben Arzneimittel. Diese Medikationsliste (eML) wird automatisch erstellt und basiert auf den Daten des eRezepts. Sie wird nach und nach befüllt, sobald ein Patient eine ePA hat. Verordnungen, die vorher ausgestellt wurden, stehen nicht in der Liste.

Der Medikationsplan in der ePA soll 2026 kommen. Im Idealfall kann die Arztpraxis dann automatisch auf die Medikationsliste zugreifen, wenn sie einen Medikationsplan in der ePA erstellen oder aktualisieren möchte – ohne langes Suchen oder dass der Patient überlegen muss, welche Medikation er derzeit einnimmt. Der Plan kann bei Bedarf ausgedruckt werden.

Die elektronische Patientenkurzakte soll eine solche Zusammenfassung bieten. Sie wird allerdings erst später in der ePA bereitstehen.  

Es besteht keine grundsätzliche Pflicht, Dokumente, die in die ePA eingestellt werden, zu signieren. In Abhängigkeit der Dokumentenart kann jedoch eine Signatur auf Grund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben notwendig sein, zum Beispiel bei eArztbriefen. 

Ärzte und Psychotherapeuten müssen keine gesonderte Dokumentation für die ePA erzeugen. Vielmehr sollen sie Kopien, zum Beispiel von Arztbriefen oder Befundberichten aus bildgebender Diagnostik, in die ePA übermitteln und dort speichern. Wie lange das Hochladen der Dokumente dauert, hängt vom Praxisverwaltungssystem ab.

Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Dieses Zugriffsrecht besteht fort, wenn der Patient die Praxis verlassen hat. Der Patient muss zu keinem Zeitpunkt eine PIN eingeben. Wichtig zu wissen ist auch: Der Patient kann, ohne in der Praxis zu sein, über seine ePA-App die Zugriffszeit der Praxis beliebig verlängern oder verkürzen.

Praxen können aktuell ausschließlich PDF-Dokumente im sichereren Format PDF/A einstellen.

Nein, eine Umwandlung ist nicht erforderlich. Das gilt auch für PDFs: Ärzte und Psychotherapeuten müssen PDFs nicht in das Format PDF/A umwandeln, um sie dann hochladen zu können.

Zum Start der ePA ist die Größe je Dokument auf 25 MB begrenzt. Zudem können weder kleine Bilddateien (z.B. JPEG), noch hochauflösende Bilddateien (z.B. DICOM-Dateien) in die ePA eingestellt werden. Es kann auf mögliche externe Quellen verwiesen und der Befundbericht gespeichert werden. Zukünftige Ausbaustufen sollen neue Möglichkeiten für kleine und große Bilddateien bieten. Damit die ePA künftig auch größere Bilddaten direkt speichern kann, muss der entsprechende ePA-Speicherplatz in den Systemen der Krankenkassen erweitert werden.

Ja. Ärzte dürfen die Befüllung der ePA an eine Medizinische Fachangestellte delegieren. Das Befüllen kann auch erfolgen, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat.

Patienten können mit der ePA-App, die ihnen ihre Krankenkasse zusammen mit der ePA zur Verfügung stellt, Daten in ihrer ePA einstellen. Welche Daten das sind, obliegt ihrer Verantwortung und ist nicht limitiert. Beispiele sind Vital-Daten aus Gesundheitsapps oder ein selbst geführtes Tagesbuch zu Blutdruckmessungen. Versicherte können zudem Papierbefunde scannen und in ihre ePA stellen.

Sogenannte medizinische Informationsobjekte (MIO) werden sukzessive eingeführt. Der Gesetzgeber regelt dies über eine Rechtsverordnung. Das erste MIO – der elektronische Medikationsplan – soll ab 2026 nutzbar sein.

Für den Impfpass wird es ein MIO geben, sodass die Daten einheitlich und strukturiert abgelegt sind. Das MIO ist bereits fertig entwickelt, wurde aber noch nicht durch die Industrie umgesetzt. Die Details dazu will der Gesetzgeber in einer Rechtsverordnung regeln.

Versicherte haben nach Paragraf 350 SGB V Anspruch darauf, dass die Krankenkassen Daten zu den von ihnen in Anspruch genommenen Leistungen einstellt – für sämtliche Kassenleistungen, die in der ambulanten und stationären Versorgung erbracht wurden. Auch zulasten der GKV verordnete Arzneimittel werden in den Abrechnungsübersichten mancher Krankenkassen aufgelistet. Der Anspruch auf eine Übermittlung der Leistungsdaten besteht bereits jetzt schon.

Versicherte können entweder per ePA-App widersprechen oder sich direkt an ihre Krankenkasse wenden, wenn sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchte. Denn die Abrechnungsdaten enthalten auch die Behandlungsdiagnosen und damit mitunter hochsensible Informationen. Alternativ zum Widerspruch haben Versicherte die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten in ihrer ePA für andere auszublenden. Dann fließen sie zwar in die ePA, aber nur sie selbst können sie einsehen.

Das kann von Krankenkasse zu Krankenkasse verschieden sein. Denn jede Krankenkasse entscheidet selbst, wie detailliert sie die Daten abbildet. So kann die Abrechnungsübersicht die Gebührenordnungspositionen inklusive Punktzahl und Euro-Betrag oder Diagnosekodes mit oder ohne Zusatzkennzeichen zur Angabe der Diagnosesicherheit umfassen. Außerdem können Informationen wie die Adresse der Praxis inklusive der Nebenbetriebsstätte, Name des behandelnden Arztes oder Psychotherapeuten, Abrechnungsquartal und Tag der Behandlung ausgewiesen werden.

Versicherte haben das Recht, bei ihrer Krankenkasse eine Korrektur von falschen Diagnosen in ihrer Abrechnungsübersicht zu beantragen. Sie benötigen dazu einen ärztlichen Nachweis, dass die Diagnose falsch ist. Die Krankenkasse ist dann verpflichtet, die Korrektur innerhalb von vier Wochen in dem Dokument, das in der ePA liegt, vorzunehmen. Eine nachträgliche Korrektur in den Abrechnungsunterlagen des Vertragsarztes oder -psychotherapeuten ist nicht erforderlich.

Nein, die Krankenkassen übermitteln keine unbereinigten Abrechnungsdaten in die ePA-Abrechnungsübersichten ihrer Versicherten.

Der Notfalldatensatz enthält Informationen zu Dauerdiagnosen und Dauermedikation sowie Kontaktdaten von behandelnden Ärzten und Angehörigen. Auch Besonderheiten wie Allergien/Unverträglichkeiten oder Implantate sind dort aufgeführt. In einem Freitextfeld können weitere spezielle Informationen gespeichert werden. Der Notfalldatensatz wird momentan weiterentwickelt und soll künftig als elektronische Patientenkurzakte (ePKA) bereitstehen. 

Grundsätzlich gilt: Ärzte und -psychotherapeuten informieren ihre Patienten darüber, welche Daten sie im Rahmen ihrer gesetzlichen Verpflichtung in der ePA speichern. Dies kann mündlich oder auch per Praxisaushang erfolgen (die KBV stellt hierzu ein Poster zum Ausdrucken bereit). Sollten Patienten widersprechen, ist dies in der Behandlungsdokumentation zu dokumentieren. Es ist außerdem Aufgabe der Praxis, die Patienten darauf hinzuweisen, dass sie Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten ebenfalls in der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten erfassen.

Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden. 
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:

• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat. 
• Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

Ärzte und Psychotherapeuten können die Patienten mündlich, aber auch schriftlich, zum Beispiel durch einen Aushang darüber informieren, welche Dokumente sie einstellen müssen und dass bei besonders sensiblen Daten ein Widerspruchsrecht besteht. Die KBV stellt ein Poster zum Ausdrucken bereit.

• Praxisaushang zur Befüllung der ePA (zum Ausdrucken in A3 oder A4) (Stand: 07.11.2024, PDF, 60 KB)

Möchte ein Patient nicht, dass die Praxis ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument einstellt, dokumentieren Ärzte und Psychotherapeuten dies in ihrer Behandlungsdokumentation. Auch die Einwilligung, dass ein Patient auf Wunsch weitere Daten eingestellt haben möchte, muss festgehalten werden. Besondere Vorschriften gelten bei hochsensiblen Daten, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Widerspricht der Patient dem Einstellen solcher Daten, ist dies ebenfalls zu dokumentieren. Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes muss die ausdrückliche Einwilligung des Patienten in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegen.

Nein. Eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis hat im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der Behandlungskontext wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Eine zusätzliche Erlaubnis ist nicht erforderlich. Möchte der Patient nicht, dass die Praxis seine ePA einsehen kann, muss er gegenüber seiner Krankenkasse aktiv widersprechen – per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.

Voraussetzung ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Dafür sind die bekannten Komponenten und Dienste erforderlich wie Konnektor und Praxisausweis. Zusätzlich muss das Praxisverwaltungssystem die ePA (3.0) unterstützen. Dafür ist ein entsprechendes Update erforderlich. 

Informationen zur technischen Ausstattung für die TI

Um auf die ePA zugreifen zu dürfen, muss der Arzt oder Psychotherapeut neben der SMC-B auch über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) verfügen. 

Die Kosten für die ePA sind Teil der monatlichen TI-Finanzierungspauschale.

Informationen zur TI-Finanzierungspauschale

Praxen müssen für die Nutzung der ePA an die Telematikinfrastruktur angebunden sein. Somit ist ein Konnektor notwendig – entweder vor Ort in der Praxis oder über einen alternativen Anschluss.

Informationen zur technischen Ausstattung für die TI

Patienten können die ePA vollständig und selbstständig nur mit der ePA-App ihrer Krankenkasse nutzen. Zusätzlich können sie gewisse Einstellungen der ePA, insbesondere zu Widersprüchen in Anwendungsfällen der ePA, durch die Krankenkasse vornehmen lassen. Später wird es auch eine Desktop-Variante für Versicherte geben.

Ja, Praxen können Dokumente herunterladen, allerdings sind Dokumentenarten, die ein hohes Risiko für Viren beinhalten, aktuell technisch von der ePA ausgeschlossen. Die ePA bietet keine Möglichkeit eines Virenscans an. Die Praxis muss sich selbst vor Viren schützen und die entsprechenden Programme installieren.

Nach den gesetzlichen Vorgaben ist dies so vorgesehen. Es obliegt der Industrie, den verbleibenden Zeitraum zu nutzen, um eine benutzerfreundliche ePA in der gesetzlichen Frist bereitzustellen. Die KBV wird die Entwicklung sehr genau beobachten. Sie setzt sich dafür ein, dass die ePA unter Realbedingungen ausreichend lange getestet wird, und erst bei guter Funktion ein schrittweiser Rollout der ePA erfolgt. Die ePA darf nicht um die Erreichung politischer Ziele nur formal, mit unzureichender Funktionsfähigkeit und womöglich fehlerhaft eingeführt werden. Dies wäre aus Sicht der KBV kein erfolgreicher Start und würde der Intention der ePA, die medizinische Versorgung zu verbessern, massiv schaden und zu einem erheblichen Vertrauensverlust auf Seiten der Patienten wie auch der Ärzte und Psychotherapeuten führen.

Die Daten werden über die Telematikinfrastruktur in die ePA übertragen oder von dort heruntergeladen. 

Die ePA ist auf Servern von ePA-Aktenanbietern gespeichert, die die ePA im Auftrag der Krankenkassen betreiben. Ärzte und Psychotherapeuten greifen mit Hilfe ihres Praxisverwaltungssystems auf die ePA zu. Patienten wiederum nutzen die ePA-App, die die Krankenkassen in den App-Stores zur Verfügung stellen. 

Mit dem Stecken der Gesundheitskarte sollte der Zugriff auf die ePA eigentlich automatisch für 90 Tage freigeschaltet werden. Bei einer Fehlermeldung ist die Ursache womöglich eine technische Störung, die Praxen ganz einfach eigenständig beheben können. Dazu nutzen sie im Praxisverwaltungssystem die Funktion „Zugriff herstellen“. Damit wird der Prozess erneut in Gang gesetzt, es wird unter anderem auch der Abruf der Versichertenstammdaten im Hintergrund durchgeführt. Dabei muss die eGK des Patienten in der Praxis gesteckt sein. Falls das Problem dennoch weiterbesteht, sollten Praxen ihren Softwareanbieter kontaktieren.

Der Gesetzgeber hat in Paragraf 347 SGB V ausgeführt, welche Daten die Praxen in die ePA zu überführen haben. Voraussetzung ist immer, dass der Arzt oder Psychotherapeut Zugriff auf die ePA hat – der Patient dem also nicht widersprochen und auch nicht festgelegt hat, dass er bestimmte Informationen, die der Arzt einstellen muss, nicht in seiner ePA haben will. Die KBV hat dazu eine PraxisInfo erstellt.

• PraxisInfoSpezial: ePA 2025 - Basisinformationen zu Inhalten, Zugriffsrechten und Pflichten (Stand: 20.02.2025, PDF, 853 KB)

Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach.

Ja, der Patient hat eine Mitwirkungsverpflichtung im Rahmen der Behandlung.

Nein. Ärzte und Psychotherapeuten dürfen grundsätzlich auf die Richtigkeit dessen vertrauen, was der Patient sagt. Das ist durch die Rechtsprechung abgesichert.

Ja, Ärzte und Psychotherapeuten können darauf grundsätzlich vertrauen. Einzige Ausnahme wäre, wenn irgendein Umstand die Glaubwürdigkeit der Aussage des Patienten oder der Information in der ePA erschüttert, wenn eine Information also ganz offensichtlich unplausibel ist.

Grundlage der Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Ärzte und Psychotherapeuten müssen nicht routinemäßig in die ePA schauen, sondern nur, wenn es einen konkreten Hinweis darauf gibt, dass die ePA für die Behandlung relevante Informationen enthält. Es stellt sich beispielsweise ein Patient mit unspezifischen Bauchschmerzen vor, und der Arzt sieht eine OP-Narbe im Bauchbereich. In diesem Fall sollte der Arzt fragen, ob es einen OP-Bericht in der ePA gibt. In vielen Fällen wird der Patient auch von sich aus auf ein relevantes Dokument in der ePA hinweisen.

An den Aufklärungspflichten gegenüber den Patienten ändert sich jedenfalls bezogen auf die eigentliche Behandlung nichts. Was hinzukommt, sind bestimmte Informationspflichten, etwa bezogen auf die Widerspruchsmöglichkeiten bei besonders sensiblen Diagnosen und über den Umstand, dass generell Daten in die ePA eingestellt werden.

Nein, die Schweigepflicht ist durch die ePA nicht betroffen. Das SGB V konstituiert Befüllungspflichten, die durch Vertragsärzte zu befolgen sind. Dies ist auch im Lichte von Art. 9 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – besonderer Schutz von Gesundheitsdaten – zulässig. Der Art. 9 Abs. 2h DSGVO gestattet es dem nationalen Gesetzgeber, Datenverarbeitungen im Gesundheitswesen auch ohne Einwilligung des Patienten vorzusehen, so dies für das Gesundheitswesen „erforderlich“ ist. Im Übrigen handelt es sich bei der ePA um eine versichertengeführte Akte, sodass die Daten weiterhin dem Versicherten zugeordnet sind.

Es gibt für psychische Erkrankungen eine besondere Belehrungspflicht über das Widerspruchsrecht der Patienten. Das heißt: Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hinweisen und in der Behandlungsdokumentation dokumentieren, sollte der Patient widersprechen. 

Nein, aus den Paragrafen 347ff. SGB V ergeben sich die Befüllungspflichten, die im Behandlungskontext zu erfolgen haben. Zudem kann die ePA auch befüllt werden, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat.

Dann greifen die gesetzlichen Sanktionen, und der Arzt verstößt gegen vertragsärztliche Pflichten.

Die ePA wird vom Versicherten geführt. Sie hat mit der Behandlungsdokumentation, zu der jeder Arzt und Psychotherapeut weiterhin verpflichtet ist, nichts zu tun. Die Aufbewahrungspflicht gilt somit unverändert weiterhin.

Es wird bei der Einstellung der gesetzlich geforderten Befüllungen die ärztliche Sorgfalt einzuhalten sein.

Ärzte und Psychotherapeuten sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah festzuhalten – elektronisch oder auf Papier. An dieser Dokumentationspflicht ändert sich mit der ePA nichts.

Der Patient. Es ist seine Akte, die von ihm geführt wird.

Die Beweislast kann hierzu nicht beim Arzt liegen.

Die Verantwortung für die eigene Befüllung trägt der jeweilige Arzt.

Nein. Die ePA hat nichts mit der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten im PVS zu tun. Die ePA wird vom Versicherten geführt. Dieser kann zum Beispiel Befunde oder Arztbriefe löschen oder verbergen oder den Zugriff sperren.

Das Verhalten des Patienten hat der Arzt nicht zu vertreten.

Der Patient hat die Möglichkeit, die Daten selbst zu löschen. 

Ja. Es ist die Akte des Patienten. Auf diese kann er selbst zugreifen, wenn er die ePA-App seiner Krankenkasse nutzt.

Nein, die Übertragung von Verordnungs- und Dispensierdaten aus verordneten und abgegebenen eRezepten in die elektronische Medikationsliste der ePA gilt nicht als Bestandteil der ePA-Erstbefüllung. Die ePA-Erstbefüllung erfordert eine aktive Auswahl der im Behandlungskontext relevanten Informationen und das explizite Hochladen in die ePA durch die Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten beziehungsweise durch deren Praxismitarbeitende. eRezepte werden nicht von Vertragsärzten in die ePA eingestellt, sondern automatisch über die eRezept-Server in die elektronische Medikationsliste der ePA übermittelt.

Die Einführung der ePA betrifft auch die Psychotherapeuten. Sie sind ebenfalls verpflichtet, Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext einzupflegen. Es wird sich in der Regel um Erkrankungen handeln, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Für solche Daten gelten besondere Informationspflichten. Das heißt: Die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut weist die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hin und dokumentiert im Falle eines Widerspruchs dies ausdrücklich in seiner oder ihrer Behandlungsdokumentation. Allerdings gibt es derzeit noch einige ungeklärte Fragen, insbesondere zum Umgang mit Minderjährigen und zum Umgang mit subjektiven Aufzeichnungen. Diese Fragen hat die KBV an das BMG adressiert mit der Bitte um Klärung. Unterdessen hat die KBV in Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium eine Richtlinie zur Übermittlung und Speicherung von Daten in die ePA bei Kindern und Jugendlichen erlassen, die einen Teil dieser Fragen regelt (Details siehe „Befüllung der ePA“).

Psychotherapeuten müssen grundsätzlich die gleichen Daten einstellen wie Ärzte. Das Gesetz verlangt Daten zu Laborbefunden, Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und elektronische Arztbriefe. 

Auch kann der Patient verlangen, dass die Patientenakte, die der Psychotherapeut führt, eingestellt wird. Handschriftliche Gesprächsaufzeichnungen zur Unterstützung der Sitzung jenseits der Patientenakte brauchen nicht eingestellt zu werden. Bei Psychotherapeuten wird in der Regel aber das besondere Widerspruchsrecht und die Belehrung hierzu in Betracht kommen.  

Dabei gilt immer: Auch Psychotherapeuten müssen nur Daten in die ePA übertragen, die sie in der aktuellen Behandlung selbst erhoben haben und die in elektronischer Form vorliegen.

Versicherten können gegenüber ihrer Krankenkasse erklären, dass sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchten. Auch das Löschen der Daten ist möglich.

Einzelne Verordnungen können nicht ausgeblendet werden. Patienten haben aber die Möglichkeit, der Medikationsliste insgesamt zu widersprechen oder sie insgesamt zu verbergen. Beim Verbergen kann nur der Patient die Liste sehen.

Nein, Psychotherapeuten müssen keine Stundenprotokolle in die ePA einstellen. 

Ja, mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte haben Psychotherapeuten Zugriff auf alle Daten, die in der ePA gespeichert sind und die der Versicherte nicht ausgeblendet hat. Dazu gehört auch die Medikationsliste, die mit Start der ePA automatisch erstellt wird. Sie enthält alle Arzneimittel, die der Patient per eRezept verordnet bekommen hat.

In der Medikationsliste werden in der ePA alle Arzneimittel angezeigt, die der Patient per eRezept verschrieben bekommen hat. Wenn ein Patient nicht möchte, dass beispielsweise seine Medikamente zur Behandlung psychischer Erkrankungen sichtbar werden, kann er der Medikationsliste widersprechen – allerdings nur gesamthaft. Dann werden keine seiner Medikamente in der ePA gespeichert. Möglich ist auch, dass er die Medikationsliste komplett verbirgt. Dann kann nur er sie sehen.

Die ePA enthält Dokumente, die auch für die psychotherapeutische Behandlung relevant sind. Dazu gehört die Medikationsliste, aber auch Informationen zu somatischen Erkrankungen, die für einen Psychotherapeuten von Interesse sein können. Diese Dokumente stehen künftig digitalisiert und gesammelt zur Verfügung. 

Die Verantwortung für den Datenschutz in Bezug auf die ePA tragen laut Gesetz nicht die Ärzte und Psychotherapeuten, sondern die gesetzlichen Krankenkassen. Sie sind diejenigen, die die ePA anbieten. Entsprechend müssen sie ihre Versicherten über den Datenschutz in der ePA aufklären.

Nicht der Arzt.

Die Krankenkassen sind verpflichtet, ihre Versicherten aufzuklären.

Das ist eine gesetzliche Vorgabe.

Es ist empfehlenswert, solche Vermerke nicht in die Akte aufzunehmen. Denn Patienten können verlangen, dass Psychotherapeuten und Ärzte eine Kopie der Behandlungsdokumentation komplett in ihre ePA übertragen.

Wenn der Chef zugleich behandelnder Arzt ist und die Patientin der Einstellung der Medikation nicht widersprochen hat, sieht er auch alle Medikamente.

Nein, das ist nicht erforderlich.

Patienten sind verpflichtet, den Verlust ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Krankenkasse zu melden, damit diese die Karte sperren kann. Dann kann die eGK auch nicht mehr für den Zugriff auf die ePA genutzt werden. Zudem ist für den „Finder“ der Karte kein unmittelbarer Zugriff auf die ePA-Daten möglich, da auch der Zugriff per App gesichert erfolgt. Allein die eGK reicht nicht für den Zugriff aus.

Ärzte und Psychotherapeuten sollten generell wachsam sein, was den Konnektor, das Kartenterminal und die SMC-B-Karte, die im Kartenterminal steckt, betrifft. Die drei Komponenten ermöglichen den Zugang in die Telematikinfrastruktur (TI). Mit der PIN der SMC-B-Karte melden sich Praxen täglich in der TI an; sie darf keinesfalls leichtfertig an Dritte herausgegeben werden.

Außerdem muss die Praxis sich vor Viren schützen, die entsprechenden Programme installieren und ihre IT-System immer auf dem aktuellen Stand halten. Dies gilt auch für den Datenaustausch außerhalb der ePA. Denn die ePA bietet selbst keinen Virenscan an. Allerdings sind viele Dokumentenarten, die ein hohes Risiko für Viren beinhalten, technisch von der ePA ausgeschlossen, zum Beispiel ausführbare Dateien und Microsoft-Office-Dateien. So sind PDFs nur in der sichereren Version PDF/A zugelassen. Auch Patienten können also nicht ohne Weiteres schadhafte Dateien in die ePA hochladen.

Ja. Es gibt drei Gebührenordnungspositionen (GOP), die Ärzte und Psychotherapeuten für die Befüllung einer ePA abrechnen können. Sie werden extrabudgetär vergütet.

Ärzte und Psychotherapeuten, die eine ePA als erste befüllen, rechnen die GOP 01648 (89 Punkte / 2025: 11,03 Euro) ab. Die GOP ist nur berechnungsfähig, wenn noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in einer Praxis oder einem Krankenhaus einen Befund oder ein anderes Dokument eingestellt hat (Inhalte der elektronischen Medikationsliste zählen nicht dazu). Sie ist also sektorenübergreifend nur einmal je Patient berechnungsfähig (auch nicht neben GOP 01647 und 01431)

Für die weitere Befüllung, wenn also bereits Dokumente in die ePA eingestellt wurden, wird die GOP 01647 (15 Punkte / 2025: 1,86 Euro) angesetzt. Der Zuschlag ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig (nicht neben GOP 01648). Erfolgt die Befüllung ohne persönlichen Patienten-Kontakt (auch nicht per Video) rechnen Praxen die GOP 01431 (3 Punkte / 2025: 37 Cent) ab. Dieser Zuschlag ist bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig (nicht mehrmals am Behandlungstag).

Nein, die Übertragung von Verordnungs- und Dispensierdaten aus verordneten und abgegebenen eRezepten in die elektronische Medikationsliste der ePA gilt nicht als Bestandteil der ePA-Erstbefüllung. Die ePA-Erstbefüllung erfordert eine aktive Auswahl der im Behandlungskontext relevanten Informationen und das explizite Hochladen in die ePA durch die Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten beziehungsweise durch deren Praxismitarbeitende. eRezepte werden nicht von Vertragsärzten in die ePA eingestellt, sondern automatisch über den eRezept-Server in die elektronische Medikationsliste der ePA übertragen.

Jede Krankenkasse stellt ihren Versicherten eine eigene ePA zur Verfügung. Durch die Zulassung bei der gematik wird sichergestellt, dass jede ePA durch das Praxisverwaltungssystem in gleicher Art und Weise unterstützt wird. Für die Praxen ergibt sich in der Anwendung aus dem PVS heraus kein Unterschied, ob es sich um eine ePA dieser oder jener Krankenkasse handelt.

Versicherte können der Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse jederzeit widersprechen. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen. 

Bei einem Krankenkassenwechsel kann der Versicherte seine Daten in die ePA der neuen Krankenkassen übertragen lassen. Die Migration erfolgt durch die Krankenkassen. 

Es ist Aufgabe der Krankenkassen, die Versicherten vollumfänglich zu informieren.

Patienten können mit der ePA-App Arztbriefe, Befunde etc. einscannen oder abfotografieren und in der ePA speichern. Auch das Löschen ist erlaubt.

Für die Nutzung der ePA ist die ePA-App nicht zwingend erforderlich. Die ePA wird dann genauso befüllt, und Ärzte, Psychotherapeuten, Apotheker etc. haben Zugriff. Der Versicherte kann die Daten allerdings nicht selbst einsehen, hochladen oder verwalten. Wer die ePA aktiv nutzen will, benötigt eine App seiner Krankenkasse. Die Krankenkassen bieten ihren Versicherten zudem bereits jetzt oder künftig eine Desktop-Version an, mit der sie zusätzlich auch per Computer ihre ePA einsehen und verwalten können. Möglich ist auch, dass der Versicherte eine Person seines Vertrauens benennt, die für ihn die ePA in der App verwaltet. Die Vertretung hat grundsätzlich die gleichen Zugriffsrechte. Zudem sind die Krankenkassen verpflichtet, Ombudsstellen einzurichten. Diese Stellen sollen die Versicherten bei allen Fragen und Problemen bei der Nutzung der ePA unterstützen. Auch dort können Versicherte Widersprüche einreichen.

Versicherte, die die App nicht selbst bedienen möchten oder können, weil sie zum Beispiel kein Smartphone besitzen, können Vertreter benennen. Das können Familienangehörige, Freunde oder gesetzliche Betreuungspersonen sein. Die Vertreter können zum Beispiel Dokumente einstellen oder verbergen.