Die ePA ist nach ihrer Gesetzesdefinition eine versichertengeführte Akte in der Telematikinfrastruktur. Laut Paragraf 341 SGB V soll sie „Informationen, insbesondere zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen sowie zu Behandlungsberichten“ enthalten. Sie soll außerdem der gezielten Unterstützung von Anamnese, Diagnostik und Therapie dienen. Was letztlich in die ePA kommt, entscheidet der Versicherte. Möchte er beispielsweise nicht, dass seine Medikamente darin gespeichert werden, kann er dem widersprechen.

Wichtig: Die elektronische Patientenakte ersetzt nicht die Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem. Ärztinnen und Ärzte sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah in der Patientenakte festzuhalten – elektronisch oder auf Papier. Auch Psychologische Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind zur Dokumentation der Behandlung verpflichtet. An dieser Pflicht ändert sich mit der ePA nichts. 

Arzt- oder Psychotherapiepraxis haben im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der „Behandlungskontext“ wird durch Stecken der eGK nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Versicherte können mithilfe ihrer ePA-App die Zugriffsdauer beliebig anpassen, auch ein dauerhafter Zugriff kann erteilt werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Zugriff einer Praxis auf die Inhalte einer ePA vielfältig zu beschränken, indem sie widersprechen, Inhalte verbergen oder löschen.

Die Nutzung der „ePA für alle" ist für Versicherte freiwillig. Wer keine haben möchte, kann jederzeit widersprechen. Außerdem ist es möglich, Zugriffe zu beschränken, Daten zu löschen oder zu verbergen.

Folgende Widersprüche sind möglich:

Gegen die Bereitstellung der ePA

Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Dies ist erstmalig vor der initialen Einrichtung möglich. Die Krankenkassen sind per Gesetz verpflichtet, ihre Versicherten vorab ausführlich über die ePA zu informieren. Die Versicherten haben dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, falls sie keine Akte wünschen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse

Gegen den Zugriff einer Praxis auf die ePA
Versicherte können festlegen, dass eine Praxis, ein Krankenhaus oder eine Apotheke keinen Zugriff auf ihre ePA erhält. Dann kann die be-troffene Einrichtung bis zum Widerruf keine Daten in der ePA lesen oder einstellen.

Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle

Gegen die Bereitstellung der Medikationsliste
Bei einem Widerspruch gegen die Medikationsliste fließen keine Verord-nungs- und Dispensierdaten vom eRezept-Server in die ePA. In der ePA befindet sich folglich keine Medikationsliste. Alternativ können Versicher-te festlegen, dass ihre ePA eine Medikationsliste enthält, aber nur sie selbst die Daten sehen können.

Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle

Gegen das Einstellen von Dokumenten in einer Behandlungssituation
Versicherte können der Übertragung von einzelnen Informationen widersprechen. Die Daten werden dann nicht in der ePA gespeichert. Die Praxis dokumentiert den Widerspruch.

Widerspruch: in der Praxis

Gegen das Einstellen von Abrechnungsdaten
Die Kassen stellen bei einem Widerspruch keine Abrechnungsdaten ein.

Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse

Gegen die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken
Die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken (geplant ab Juli 2025) ist dann insgesamt oder für die angegebenen Zwecke nicht mehr zulässig.

Verbergen von Dokumenten
Wenn Versicherte nicht möchten, dass Ärzte, Psychotherapeuten oder Apotheker bestimmte Dokumente einsehen können, dann können sie diese Dokumente vollständig verbergen (und wieder sichtbar machen). Dann können ausschließlich sie selbst diese Dokumente einsehen. Für Praxen ist nicht erkennbar, ob bestimmte Daten in der ePA verborgen sind. Dies ist aus Datenschutzgründen so geregelt.

Anpassung der Dauer der Zugriffsbefugnis
Versicherte können die Zugriffsdauer einzelner Einrichtungen selbst steuern und beispielsweise festlegen, dass eine Praxis statt 90 Tagen nur einen Tag oder unbegrenzt Zugriff hat.

Löschen von Dokumenten
Versicherte haben auch das Recht, die in die ePA eingestellten Dokumente zu löschen. In diesem Fall werden die Dokumente unwiderruflich aus der ePA gelöscht. Praxen sind nicht verpflichtet, gelöschte Dokumente erneut einzustellen.

Lesen und Einstellen von Dokumenten
Versicherte können selbst Dokumente einstellen, zum Bespiel Daten aus ihrem Tagebuch zur Blutdruckmessung oder Vitalparameter aus Gesundheits- oder Fitness-Apps. Sie können auch Befunde abfotografieren und in ihre ePA hochladen. Mit der ePA-App haben sie zudem die Möglichkeit, ihre in der Akte gespeicherten Daten einzusehen.

Vertragsärzte und -psychotherapeuten sind zukünftig verpflichtet, die Patientinnen und Patienten beim Besuch in der Praxis darüber zu informieren, welche Daten sie gegebenenfalls in der ePA speichern. Aufgabe der Praxis ist es auch, die Patientinnen und Patienten darauf hinzuweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten in der Behandlungsdokumentation erfassen. 

Besondere Informationspflichten bei hochsensiblen Daten 

Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gelten besondere Informationspflichten: 

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden. 
• Ein möglicher Widerspruch ist nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren.

Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:

• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat. 
• Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

Seit dem 1. Juli 2021 müssen laut Gesetz alle Ärzte und Psychotherapeuten die notwendige Ausstattung vorhalten, um Daten über die Telematikinfrastruktur in die ePA zu übertragen oder auszulesen. Andernfalls droht eine Kürzung der Vergütung um ein Prozent.

Ab Januar 2025 müssen Praxen zudem die neue Softwareversion 3.0 für die ePA vorhalten, sonst wird die TI-Pauschale gekürzt. 

Voraussetzung für die ePA – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen ist. Darüber hinaus ist ein PVS-Modul für die ePA notwendig. Die neue Softwareversion 3.0 für die "ePA für alle" soll ab Januar 2025 bereitstehen.

weitere Informationen zur TI-Ausstattung

Mit dem Krankenhauspflegeentlastungsgesetz (KHPflEG) hat der Gesetzgeber entschieden, die Finanzierung der TI-Ausstattung für Praxen neu zu gestalten. Seit Juli 2023 erhalten Praxen eine monatliche TI-Pauschale, abhängig von Praxisgröße, Ausstattungsgrad, Zeitpunkt der Erstausstattung und Zeitpunkt des Konnektorentauschs. Das BMG hat diese Pauschalen per Rechtsverordnung festgelegt. Mit dieser Pauschale sollen alle Kosten abgedeckt sein, die Praxen durch die TI entstehen. 

Voraussetzung für den Erhalt der TI-Pauschale ist laut BMG-Verordnung der Nachweis durch die Vertragsarztpraxis, dass sie die folgenden Anwendungen in der jeweils aktuellen Version unterstützt. Fehlt eine dieser Anwendungen, wird die Pauschale um 50 Prozent gekürzt. Fehlen zwei oder mehr Anwendungen, erhält die Praxis keine Pauschale: 

• Notfalldatenmanagement (NFDM) und elektronischer Medikationsplan (eMP)
• elektronische Patientenakte (ePA)*
• Kommunikation im Medizinwesen (KIM)
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• seit 1. März 2024: elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
• seit 1. Januar 2024: elektronische Verordnungen (eRezept)

*Hinweis zur ePA: Praxen, die nicht die aktuelle Softwareversion der elektronischen Patientenakte vorhalten, drohen laut Bundesgesundheitsministerium vorerst keine Sanktionen. Erst ab Bereitstellung der Version 3.0, die für Januar 2025 geplant ist, müssen Ärzte und Psychotherapeuten diese nachweisen, damit ihre TI-Pauschale nicht gekürzt wird.

weitere Informationen zur Finanzierung der TI-Anbindung

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten auf der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten zurzeit folgende GOP abrechnen:

GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (2024: 1,79 Euro / 15 Punkte)

• die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
• sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) gezahlt
• sie ist einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
• sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (GOP 01648) abgerechnet wird

GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den Gebührenordnungspositionen 01430, 01435 und 01820“ (2024: 36 Cent / 3 Punkte)

• die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
• sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
• sie ist höchstens viermal im Arztfall* berechnungsfähig
• sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

GOP 01648 „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (2024: 10,62 Euro / 89 Punkte)

• Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat.
• Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
• Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig.
• Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

* Arztfall bedeutet die Behandlung desselben Versicherten durch denselben Arzt in einem Quartal zulasten derselben Krankenkasse unabhängig von Betriebs- oder Nebenbetriebsstätte.

Dokumente, die Praxen ab 2025 laut Gesetz einstellen sollen:

• Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
• Befunddaten aus bildgebener Diagnostik
• Laborbefunde
• eArztbriefe

Weitere Dokumente und Daten folgen nach und nach: unter anderem der elektronische Medikationsplan und Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit (Allergien, Körpergewicht d. Patienten).

Auch hier müssen Arzt oder Psychotherapeut die Daten in der konkreten aktuellen Behandlung erhoben und elektronisch verarbeitet haben. Zudem muss der Patient in die Übermittlung und Speicherung der Daten in der ePA eingewilligt haben. Arzt oder Psychotherapeut muss diese Einwilligung nachprüfbar in seiner Behandlungsdokumentation protokolliert haben. Das Einpflegen solcher „Wunsch-Daten“ wird zum Start der neuen ePA technisch allerdings noch nicht immer möglich sein. Gesetzlich festgelegt sind unter anderem:

Diese Daten müssen auf Wunsch des Patienten eingepflegt werden:

• Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
• eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie)
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende  
• Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen  
• Elektronische Abschrift der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation

Neben den Praxen sind auch Krankenhäuser oder Zahnärzte verpflichtet, bestimmte Daten in die ePA einzustellen. Darüber hinaus werden bestimmte Daten automatisch in die ePA übertragen, zum Beispiel die per eRezept verordneten Medikamente und die Abrechnungsdaten der Praxen. Zudem haben Versicherte die Möglichkeit, selbst Daten einzustellen.

Elektronische Medikationsliste
Die elektronische Medikationsliste enthält alle Arzneimittel, die nach Anlegen der ePA per eRezept verordnet und von der Apotheke ausgegeben wurden. Die Verordnungs- und Dispensierdaten fließen automatisch vom eRezept-Server in die ePA des Versicherten. Auf dem Server liegen Arzneimittelverord-nungen, die Ärztinnen und Ärzte ihren Patientinnen und Patienten per eRezept ausgestellt haben und dort von der Apotheke abgerufen werden.

Abrechnungsdaten der Krankenkassen
Versicherte haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse Daten zu den von ihnen bei einem Arzt oder Psychotherapeuten in Anspruch genommenen Leistungen in ihrer ePA ablegt. Hierbei handelt es sich um die Abrechnungsdaten der Praxen inklusive der Diagnosekodes. Dieser Anspruch besteht bereits seit Januar 2022.

Das sollten Sie wissen:

• Die Krankenkassen stellen die Abrechnungsdaten nebst Diagnosen automatisch in die ePA, es sei denn, der Versicherte möchte das nicht und widerspricht.
• Die Krankenkassen haben einen Gestaltungsspielraum, wie detailliert sie die Daten abbilden. So ist es möglich, auch die Punktzahl und den Euro-Betrag für die einzelnen EBM-Leistungen auszuweisen.
• Die Abrechnungsdaten sind für Versicherte sichtbar, wenn sie die ePA-App nutzen.
• Arzt- und Psychotherapiepraxen, Zahnarztpraxen, Krankenhäuser, Apotheken und weitere Einrichtungen, die Zugriff auf die ePA haben, können die Daten ebenfalls einsehen.

Daten des Patienten
Ergänzend dazu können die Patientinnen und Patienten selbst bestimmte Informationen in ihre ePA einstellen. Ein Beispiel sind Gesundheits- und Fitnessdaten, die mit sogenannten Wearables wie Fitness-Tracker erfasst werden.

Einpflegen von Papierbefunden
Das Einpflegen von Informationen in Papierform, zum Beispiel ältere Arztbriefe und Befunde, ist nicht Aufgabe der Praxen. Versicherte haben mit der neuen ePA ab 2025 einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse medizinische Dokumente, die auf Papier vorliegen, digitalisiert, wenn sie es wünschen. Möglich ist das zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente. Praxen sind im Übrigen auch nicht verpflichtet, ältere, bei ihnen bereits digital vorliegende Befunde in die ePA einzustellen – auf Wunsch der Patienten ist dies aber möglich.
Auch Versicherte können Arztbriefe, Befunde etc. einscannen oder abfotografieren und mit der ePA-App ihrer Krankenkasse in der ePA speichern.