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aktualisiert am 10.01.2023

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Anwendungen der TI

Elektronische Patientenakte (ePA)

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Textfassung des Videos

Frau Dr. Schulz erwartet heute wieder viele Patienten in ihrer Sprechstunde. So auch Herrn Wagner. Er war schon öfter wegen seines Knieleidens da. Beim Blick ins PVS zeigt es Frau Schulz an, dass ihr Patient Zugang auf neue Dokumente in seiner elektronischen Patientenakte gewährt hat. Die ePA ist ein zentraler elektronischer Speicherort für medizinische Dokumente. Welche genau, das entscheidet der Patient selbst, z.B. Arztbriefe, Blutwerte oder Röntgenbilder. Aber auch der Notfalldatensatz oder der elektronische Medikationsplan. Weitere folgen in späteren Ausbaustufen, darunter der elektronische Impfpass und das Kinder-Untersuchungsheft. Die gesetzlichen Krankenkassen müssen schon seit Anfang 2021 ihren Versicherten auf Wunsch eine ePA bereitstellen. Die Praxen wiederum müssen ab Juli 2021 alle ePAs lesen und befüllen können. Praxen, die dazu nicht in der Lage sind, müssen mit einer Honorarkürzung rechnen, in Höhe von einem Prozent. Herr Wagner war mit seinen Knieproblemen bereits im Krankenhaus und beim Schmerzspezialisten. Alle Behandlungsdaten und seinen elektronischen Medikationsplan hat er in der ePA ablegen lassen. Zusätzlich hat er ältere Dokumente selbst hochgeladen sowie sein persönliches Schmerztagebuch. Damit kann Frau Schulz schnell sehen, was neu hinzugekommen ist, seit er das letzte Mal bei ihr war. Dafür hat Herr Wagner ihr Zugriff auf seine Patientenakte gegeben, über die ePA-App seiner Krankenkasse. Alternativ könnte er das auch in der Praxis erledigen. Dafür steckt er seine eGK ins Kartenlesegerät und tippt eine PIN ein, die er von der Krankenkasse erhalten hat. Damit eine Praxis auf die ePA zugreifen kann, muss sie an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein. Zudem benötigt sie ein Update auf den ePA-Konnektor sowie das ePA-Modul für ihr PVS und einen elektronischen Heilberufsausweis der zweiten Generation. Für die technische Ausstattung erhält die Praxis Kostenpauschalen. Frau Schulz kann nun im ePA-Modul ihres PVS alle Dokumente sehen, die ihre Kolleginnen und Kollegen vorab in die ePA geladen haben und die Herr Wagner freigeschaltet hat. Am Ende der Sprechstunde verschreibt sie ihrem Patienten ein Medikament. Mit seiner Zustimmung, aktualisiert sie entsprechend den elektronischen Medikationsplan und speichert ihn in der ePA ab. Schon die Erstbefüllung der ePA konnte sie damals abrechnen. Für alle weiteren Praxis-Tätigkeiten in Zusammenhang mit der ePA erhält sie im Quartal einen Zuschlag. Von ihren Einträgen profitieren umgekehrt auch alle anderen Zugriffs-Berechtigten, beispielsweise Praxen, Krankenhäuser oder Apotheken und in erster Linie natürlich ihr Patient, Herr Wagner.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und der Telematikinfrastruktur. Sie soll die bisher an verschiedenen Orten wie Praxen und Krankenhäusern abgelegten Patientendaten digital zusammentragen.

Damit haben Patientinnen und Patienten alle relevanten Informationen wie Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte, den Medikationsplan und den Notfalldatensatz auf einen Blick vorliegen und können diese ihren Ärzten, Therapeuten und Apothekern zur Verfügung stellen.

Sie ersetzt jedoch nicht die Kommunikation unter den Ärzten oder zu anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens.

Zur ausführlichen Praxisinformation

Start:

  • seit 1. Januar 2021: Krankenkassen stellen ihren Versicherten die ePA bereit
  • seit 1. Juli 2021: alle Vertragsärzte und -psychotherapeuten müssen die ePA lesen und befüllen können 

Voraussetzungen:

  • TI-Anbindung,
  • Update auf ePA-Konnektor,
  • PVS-Modul ePA,
  • eHBA 2.0 bestellt

Detaillierte Informationen zur ePA

Praxen müssen vorbereitet sein

Seit dem 1. Juli 2021 müssen laut Gesetz alle Ärzte und Psychotherapeuten die notwendige Ausstattung vorhalten, um Daten über die Telematikinfrastruktur in die ePA zu übertragen oder auszulesen. Andernfalls droht eine Kürzung der Vergütung um ein Prozent.

Die Sanktionierung gilt nicht, wenn der eHBA zwar noch nicht vorliegt, aber bereits vor dem 1. Juli 2021 vom Vertragsarzt oder -psychotherapeuten bei einem Anbieter bestellt wurde.

PraxisNachricht zum Thema

Datenhoheit haben Patientinnen und Patienten

Die ePA ist eine patientengeführte Akte. Das heißt, nur Patientinnen und Patienten entscheiden, ob und wie sie die Akte nutzen und wem sie welche Daten zur Verfügung stellen möchten. Sie bestimmen auch, welche Dokumente in der ePA gespeichert und welche wieder gelöscht werden. Die ePA soll eine lebenslange Informationsquelle gelten. Für jeden Versicherten darf es nur eine ePA geben.

Ärzte und Psychotherapeuten dürfen nur mit Einwilligung der Patientin oder des Patienten auf die ePA zugreifen. Jeder Zugriff wird protokolliert.

Patientinnen und Patienten verwalten ihre ePA in der Regel über eine App auf Smartphone oder Tablet, die ihnen ihre Krankenkasse seit 1. Januar 2021 auf Wunsch zur Verfügung stellen muss. Da die Krankenkassen mit verschiedenen Anbietern kooperieren, unterscheiden sich die Apps in Aussehen und Anwendung voneinander. Fragen dazu sollten Patientinnen und Patienten deshalb direkt an ihre Krankenkasse richten. Alle Apps müssen Ende zu Ende verschlüsselt sein und eine Zulassung der gematik besitzen. Weder Krankenkassen noch ePA-Anbieter haben zudem Zugriff auf die darauf abgelegten Daten.

Mit der App können Patientinnen und Patienten eigene oder ältere Dokumente (wie Schmerztagebücher oder Röntgenaufnahmen) selbst in die ePA hinzufügen. Alle Daten können sie sortieren und mit Berechtigungen versehen. Später können Berechtigungen sogar für jedes einzelne Dokument vergeben werden.

Versicherte, die die ePA nicht über eine App verwalten können, haben die Möglichkeit, ihre Daten in der Praxis mittels elektronischer Gesundheitskarte und Patienten-PIN über das E-Health-Kartenterminal freizugeben.

Arzt veranlasst Datenübertragung in die ePA

Auf Wunsch von Patientin oder Patient stellen Ärzte und Psychotherapeuten Dokumente aus ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) für die ePA bereit. Das soll möglichst komfortabel passieren - am besten per Drag and Drop. Ärzte und Psychotherapeuten stoßen die Übertragung bewusst selbst an; Daten werden niemals automatisch ohne ihr Wissen übertragen. Die Daten in der ePA sind dabei nur Kopien der Daten aus dem PVS; die Primärdokumentation in der Praxis bleibt davon unberührt. Weder Krankenkassen noch Betreiber der ePA können auf das PVS der Praxis oder die ePA-Daten zugreifen.

Technische Voraussetzungen und Verfügbarkeit

Voraussetzung für die ePA – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen ist. Darüber hinaus ist weitere Technik notwendig:

  • Update zum ePA-Konnektor: Praxen benötigen für ihren Konnektor ein Update  ̶  damit wird ihr vorhandenes Gerät zum ePA-Konnektor. Für alle drei Konnektoren-Modelle sind diese Updates verfügbar. Für Informationen dazu wenden sich Praxen an ihren PVS-Hersteller oder IT-Dienstleister. 
  • PVS-Modul für die ePA: Das soll ein komfortables Lesen und Übertragen von Daten aus dem PVS in die ePA und umgekehrt ermöglichen. Praxen sollten sich auch dazu an ihren PVS-Hersteller wenden.

Sofern Dokumente qualifiziert elektronisch signiert in die ePA eingestellt werden sollen – etwa elektronische Arztbriefe oder ein Notfalldatensatz – benötigen Ärzte und Psychotherapeuten für den Signaturvorgang ihren elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).

weitere Informationen zur TI-Ausstattung

Erstattung: Technikkosten

Die Kosten für die Grundausstattung und das Update auf die E-Health-Anwendungen sind bereits von anderen TI-Pauschalen abgedeckt. Für die ePA kommen diese Pauschalen hinzu: 

Komponente Pauschale
Update zum ePA-Konnektor 400 Euro
PVS-Anpassung ePA 350 Euro
Betriebskostenzuschlag ePA 27,75 Euro je Quartal (davon: für den Konnektor 4,50 Euro, für das ePA-PVS 23,25 Euro)

 

weitere Informationen zur Finanzierung der TI-Anbindung

Vergütung: Befüllen der ePA

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern solcher Daten auf der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten folgende GOP abrechnen:

GOP 01647 (2023: 1,72 Euro / 15 Punkte)

  • die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
  • sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) gezahlt
  • sie ist einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
  • sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (zehn Euro) abgerechnet wird

GOP 01431 (2023: 34 Cent / 3 Punkte)

  • die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
  • sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
  • sie ist höchstens viermal im Arztfall* berechnungsfähig
  • sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

Sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA

  • Die Abrechnung erfolgt über die Gebührenordnungsposition (GOP) 01648 (2023: 89 Punkte / 10,23 Euro)
  • Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat.
  • Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
  • Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig.
  • Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

* Arztfall bedeutet die Behandlung desselben Versicherten durch denselben Arzt in einem Quartal zulasten derselben Krankenkasse unabhängig von Betriebs- oder Nebenbetriebsstätte.

PraxisNachricht zur Erstbefüllung der ePA

Medizinische Informationsobjekte (MIOs) als Basis

Die KBV hat im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) die Aufgabe erhalten, die medizinischen Daten für die ePA zu standardisieren, um einen strukturierten Datenaustausch zwischen Niedergelassen, Kliniken, Apotheken und anderen anderen medizinischen Fachberufen zu ermöglichen. Bei diesen Medizinischen Informationsobjekten (MIOs) setzt die KBV auf internationale Standards und auf engen Austausch mit anderen Beteiligten im Gesundheitswesen.

weitere Informationen zu MIOs

MIO-Kommentierungsplattform

Anwendungen in der ePA

Für die ePA wurden eigene digitale Anwendungen auf der Basis von MIOs entwickelt. Damit können einzelne Datensätze leicht zwischen verschiedenen Praxisverwaltungssystemen ausgetauscht und von diesen weiterverarbeitet werden. Voraussetzung dafür ist natürlich immer die Zustimmung von Patientin oder Patient. 

Derzeit sind folgende Anwendungen für die vertragsärztliche Versorgung verfügbar: 

Elektronischer Impfpass
Elektronisches Kinder-Untersuchungsheft
Elektronischer Mutterpass