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aktualisiert am 01.11.2022

Anwendungen in der TI

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Über die Telematikinfrastruktur (TI) soll nun auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) laufen.

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Start:
seit 1. Oktober 2021, wenn technisch möglich
Die eAU ist für alle Ärztinnen und Ärzte verpflichtend.

Voraussetzungen:
TI-Anbindung (mindestens mit einem E-Health-Konnektor, besser mit einem ePA-Konnektor), KIM-Dienst, eHBA 2.0, PVS-Update

Empfehlung zur Umsetzung der eAU

  1. Sind in der Praxis die technischen Voraussetzungen gegeben und eine Übermittlung möglich, ist die eAU an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. 
  2. Solange in einer Praxis die technischen Voraussetzungen für die eAU nicht verfügbar sind oder eine Übermittlung nicht möglich ist, muss die Praxis das Ersatzverfahren anwenden: Die oder der Versicherte erhält eine mittels Stylesheet erzeugte AU auf Papier, und zwar alle drei Ausfertigungen (für Krankenkasse, Arbeitgeber, Versicherten). Ein digitaler Nachversand ist nicht erforderlich.
  3. Solange in einer Praxis beides oben aufgeführte technisch nicht verfügbar ist, stellt sie der oder dem Versicherten eine papiergebundene AU mit Muster 1 oder formfrei aus. 

Detaillierte Informationen zur eAU

Hunderttausende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden jeden Tag in Deutschland ausgestellt. Mit der Einführung der elektronischen AU, der eAU, sollen stufenweise digitale Bescheinigungen die Zettel aus Papier ersetzen. Keine einfache Aufgabe, denn die AU ist ein kompliziertes Verfahren mit vielen beteiligten Akteuren. Doch die eAU ist Vorgabe des Gesetzgebers, und eine flächendeckende Einführung vorgeschrieben. Bisher besteht die AU aus dem Original und drei Durchschlägen: das Original für die Krankenkasse, je ein Durchschlag für Ihre Patienten, für den Arbeitgeber und für Sie selbst. Bislang waren es die Patientinnen und Patienten, die die AU an Arbeitgeber und Krankenkasse übermitteln müssen. Das Übermitteln an die Krankenkassen übernehmen nun Sie, über die Telematikinfrastruktur. Somit gibt es zunächst noch zwei Durchschläge: Diese drucken Sie aus dem Praxisverwaltungssystem aus, unterschreiben sie und geben sie den Patienten mit. Ab 2023 wird auch der Durchschlag für den Arbeitgeber elektronisch. Hier übernehmen die Krankenkassen die Übermittlung. Ihre Patienten erhalten weiterhin einen einfachen Ausdruck, bis auch das elektronisch möglich ist. Für die technische Umsetzung der eAU benötigen Sie neben der Anbindung an die Telematikinfrastruktur mit einem E-Health-Konnektor Ihren elektronischen Heilberufsausweis, außerdem einen KIM-Dienst und ein Update Ihres PVS. Und so erstellen Sie eine eAU: Sie rufen in Ihrem Praxisverwaltungssystem wie gewohnt eine AU auf und füllen sie aus. Mit zwei Klicks erstellen Sie eine digitale unterschriebene Version für die Krankenkasse und versenden sie. Den Papierausdruck unterschreiben Sie wie gewohnt per Hand und geben ihn Ihren Patienten. Wenig später sind die digitalen Daten bei der Krankenkasse. So werden viele tausend Zettel am Tag zu einem Datenstrom.

1. Stufe: elektronischer Versand an Krankenkassen

Nach dem Willen des Gesetzgebers müssen zukünftig nicht mehr die Versicherten selbst, sondern die Vertragsärztinnen und -ärzte die Krankenkassen über eine Arbeitsunfähigkeit ihrer Versicherten informieren. Für die elektronische Übermittlung sollen sie die TI nutzen, direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus mit Hilfe eines KIM-Dienstes. Papier- und Blankoformular werden durch einfache Ausdrucke für Versicherte und Arbeitgeber ersetzt. Diese erstellt der Arzt mithilfe des PVS und gibt sie dem Patienten unterschrieben mit. Die Aufgabe, den Ausdruck an den Arbeitgeber zu senden, bleibt zunächst bei den Versicherten. 

Der Gesetzgeber hat Vertragsärztinnen und -ärzte verpflichtet, die Daten der AU elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Hierfür sollten Praxen in enger Abstimmung mit dem Hersteller das Software-Update für die eAU installieren. Sollte der digitale Versand an die Krankenkassen noch nicht möglich sein, werden den Patienten alle drei Ausdrucke (Arbeitgeber, Versicherter, Krankenkasse) mitgegeben. Weiteres zum Ersatzverfahren ist auch unter dem Punkt Empfehlung zur Umsetzung der eAU beschrieben.

2. Stufe: Krankenkassen versenden an Arbeitgeber

Ab dem 1. Januar 2023 soll auch die Weiterleitung der Daten an den Arbeitgeber nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen - sie stellen den Arbeitgebern die AU-Informationen elektronisch zur Verfügung. Vertragsärztinnen und -ärzte sind weiterhin verpflichtet, ihren Patientinnen und Patienten eine vereinfachte AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch der Patienten wird auch ein unterschriebener Ausdruck für den Arbeitgeber ausgestellt.

Ausstellen der eAU

Das PVS unterstützt Ärztinnen und Ärzte dabei, die AU-Daten zukünftig elektronisch zu verschicken. Das soll in der Praxis genauso komfortabel geschehen wie heute das Bedrucken des Papierformulars.

  • AU im PVS aufrufen und befüllen
  • Daten elektronisch signieren
  • "Drucken und Versenden" auswählen und anklicken.
  • im neuen Fenster "Bestätigen" anklicken
  • PVS startet elektronische Übermittlung an die Krankenkasse
  • Ausdrucke für Arbeitgeber und Patienten unterschreiben

Elektronische Signaturverfahren

Im Gesundheitswesen ist für die elektronische Unterschrift die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgesehen. Sie hat ein sehr hohes Sicherheitsniveau: Ärzte und Psychotherapeuten müssen dafür nicht nur den elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch eine PIN eingeben. Da das im normalen Praxisalltag viel Zeit kostet, gibt es dafür praxistaugliche Lösungen:

  • Komfortsignatur: Bei diesem Verfahren können Ärztinnen und Ärzte mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer PIN für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Soll ein Dokument signiert werden, müssen sie dies nur noch bestätigen. Die Komfortsignatur ist mit dem PTV4+-Konnektor möglich, der inzwischen flächendeckend verfügbar ist.  
    Die KBV empfiehlt für die eAU die Komfortsignatur, da die Daten sofort unterschrieben und versandt werden können. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung, die aufgrund einer TI-Störung möglich sind, werden sofort erkannt, und der Arzt kann dem Patienten auch den Ausdruck der Ausfertigung für die Krankenkasse mitgeben. 
  • Stapelsignatur: Ärztinnen und Ärzte können mit der Stapelsignatur mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. Sie signieren hierbei einmal mit ihrem eHBA und ihrer dazugehörigen PIN den gesamten vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel, zum Beispiel am Ende eines Praxistages.
    Bei der eAU wäre das möglich, da es ausreicht, alle an einem Tag gesammelten AU-Bescheinigungen einmal täglich an die Krankenkassen zu senden. Sollte jedoch bei einer Störung der TI das Ersatzverfahren notwendig werden, wäre das für die Praxis aufwändiger. 

Technische Voraussetzungen

Für die eAU benötigen Praxen einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) idealerweise mit einem Konnektor, der die Komfortsignatur unterstützt. Dies ist möglich mit einem weiteren Software-Update auf den ePA-Konnektor. Diese sogenannten PTV4+-Konnektoren sind inzwischen flächendeckend erhältlich.

Daneben sind folgende Komponenten in der Praxis notwendig:

  • KIM-Dienst: Dieser E-Mail-Dienst, den ausschließlich TI-Teilnehmer nutzen dürfen, wird für den sicheren Versand benötigt. Verschiedene Dienste sind verfügbar, darunter der KIM-Dienst der KBV: kv.dox.
  • eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) mindestens der Generation 2.0 für die qualifizierte elektronische Signatur.
  • Praxisverwaltungssystem-Update für eAU: Für weitere Informationen sollten Praxen sich an ihren PVS-Hersteller wenden. Ärzte können auf einen Blick in der KBV-Zulassungsliste „Digitale Muster“ sehen, welche Softwaresysteme zertifiziert sind 
  • zusätzliches E-Health-Kartenterminal: Um die Komfortsignatur nutzen zu können, ist möglicherweise ein weiteres Kartenterminal notwendig. Praxen sollten mit ihrem IT-Anbieter klären, wie die Komfortsignatur in ihrem Fall umgesetzt werden kann. 

weitere Informationen zur TI-Ausstattung
Übersicht über zertifizierte PVS-Systeme

Erstattung: Technikkosten

Die Details für die Kostenerstattung der Technik haben KBV und GKV-Spitzenverband in der TI-Finanzierungsvereinbarung geregelt (aufbauend auf der Ausstattung für den E-Health-Konnektor).

Komponente Pauschale

Update zum ePA-Konnektor
(ePA-Update-Pauschale)

400 Euro einmalig

Wenn das Konnektor-Update erfolgt ist, wird die Pauschale gezahlt.

KIM-Dienst

200 Euro einmalig für das Einrichten
Anspruch, wenn Dienst in der Praxis funktionsfähig ist. Nachweis gegenüber KV erforderlich.

23,40 Euro je Quartal für Betriekskosten

Zusätzliches Kartenterminal für die Komfortsignatur

677,50 Euro je Kartenterminal

Jede Vertragsarztpraxis hat Anspruch auf ein zusätzliches Kartenterminal. Je zwei weiterer Ärzte erhöht sich der Anspruch um ein weiteres Gerät.

eHBA
(Teil der Pauschalen für die TI-Grundausstattung und den laufenden Betrieb)  
11,63 Euro pro Quartal und Arzt/Psychotherapeut
Abrechenbar mit TI-Anbindung und erstem Nachweis über den Abgleich der Versichertenstammdaten.

Die KBV setzt sich aktuell dafür ein, dass auch die Kosten für das erforderliche PVS-Update erstattet werden.

KBV und GKV-Spitzenverband haben den gesetzlichen Auftrag, jährlich über die Anpassung des Orientierungswertes (OW) zu verhandeln. Dabei sind unter anderem die für Arzt- und Psychotherapeutenpraxen relevanten Investitions- und Betriebskosten zu berücksichtigen.

Die Kosten für Papier und Toner im Zusammenhang mit eAU und eRezept fallen unter die in diesem Rahmen zu berücksichtigen Kosten und sind damit grundsätzlich über die jährliche Erhöhung des OW abgebildet.

weitere Informationen zur Finanzierung der TI-Anbindung

Häufige Fragen zur eAU

Kann Arbeitsunfähigkeit auch noch auf dem Papierformular bescheinigt werden?

Der Gesetzgeber schreibt die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen verbindlich vor. Sollte die digitale Übermittlung an die Krankenkasse nicht möglich sein, werden den Patienten alle drei Ausdrucke aus dem PVS (Arbeitgeber, Versicherte, Krankenkasse) mitgegeben. Wenn auch dies technisch nicht möglich ist, beispielsweise weil das Update für die eAU noch nicht installiert werden konnte, kann eine papiergebundene Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Hierfür können beispielsweise das bisher gültige Muster 1 oder eine per Blankoformularbedruckung erstellte Bescheinigung verwendet werden.

Was ist mit Patienten, die nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind?

Bei Nicht-GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) zeigt Ihr PVS Ihnen an, dass die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Für diese Patienten kommt bis auf Weiteres das Ersatzverfahren zum Einsatz, d. h. Sie drucken die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte aus und geben diese dem Patienten oder der Patientin mit.

Welche Vorgaben gelten für die Ausdrucke?

Die mithilfe des PVS erzeugten Ausdrucke können wahlweise im Format A4 oder A5 erzeugt werden. Die Ausdrucke müssen gut lesbar sein. Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheidet die Arztpraxis. In den meisten Fällen dürfte ein Laser- oder Tintenstrahldrucker die wirtschaftlichste Option sein. Das Papier muss von den Praxen selbst beschafft werden. Spezielles Sicherheits- oder Signaturpapier ist dafür nicht notwendig; Praxen können normales Druckerpapier verwenden.

Wie wird die eAU signiert?

Der digitale Datensatz wird vor dem Versand mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) signiert. Um nicht bei jedem Vorgang die PIN eingeben zu müssen, können Sie per Stapelsignatur signieren, d. h. es werden zum Beispiel abends alle eAUs gleichzeitig signiert und versandt. Alternativ können Sie die Komfortsignatur nutzen. Hierfür geben Sie einmal die PIN ein und haben dann eine gewisse Anzahl von Signaturen ohne PIN-Eingabe freigeschaltet. Wir empfehlen die Nutzung der Komfortsignatur, da die AU-Daten in diesem Fall sofort versandt werden und mögliche technische Probleme direkt erkannt werden können. Hierdurch kann ein für die Praxis aufwändigeres Ersatzverfahren vermieden werden (siehe hierzu „Was ist, wenn die digitale Übermittlung vorübergehend nicht möglich ist?“). Wenn der eHBA wegen technischer oder sonstiger Probleme, die nicht in der Verantwortung des Arztes oder der Ärztin liegen, nicht genutzt werden kann, darf mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

Braucht ein Arzt, der die Praxisvertretung übernimmt, für das Ausstellen der eAU einen eHBA?

Ja. Auch ein Vertretungsarzt muss über einen eigenen eHBA verfügen, damit er alle vertragsärztlichen Tätigkeiten ausführen kann, wie das Ausstellen von eAU und eRezept sowie die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes, die alle eine elektronische Signatur mittels eHBA erfordern.
 

Was ist, wenn die digitale Übermittlung vorübergehend nicht möglich ist?

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Wenn der Patient oder die Patientin noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus. Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten. Hat der Patient oder die Patientin die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse versenden. In einem solchen Fall kann sie dafür die GOP 40130 abrechnen. Um dieses für die Praxen aufwändigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt.   

Wie kann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Hausbesuchen ausgestellt werden?

Für die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Rahmen von Hausbesuchen können Sie vorab in der Praxis unbefüllte Ausdrucke aus dem PVS erstellen. Diese können dann beim Hausbesuch händisch befüllt werden. Die Daten übertragen Sie später in der Praxis in das PVS und schicken sie digital an die Krankenkasse. Alternativ können Sie erst nach dem Hausbesuch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis erstellen und die beiden Ausdrucke per Post an den Patienten versenden. Hierfür kann die GOP 40131 abgerechnet werden. 

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die bei Hausbesuchen ausgestellt werden, muss die Übermittlung der Daten an die Krankenkasse bis zum Ende des folgenden Werktages erfolgen. Wenn Sie also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, haben Sie bis Montagabend für die digitale Übermittlung der Daten an die Krankenkasse.         

Was ist bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten zu beachten?

Auch bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die den Zuständigkeitsbereich der gesetzlichen Unfallversicherung berühren, erfolgt die Übermittlung der AU-Daten digital an die gesetzliche Krankenkasse. Die Krankenkasse leitet bei Bedarf die Daten an die zuständige Berufsgenossenschaft weiter.