Nach dem Willen des Gesetzgebers müssen zukünftig nicht mehr die Versicherten selbst, sondern die Vertragsärztinnen und -ärzte die Krankenkassen über eine Arbeitsunfähigkeit ihrer Versicherten informieren. Für die elektronische Übermittlung sollen sie die TI nutzen, direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus mit Hilfe eines KIM-Dienstes. Papier- und Blankoformular werden durch einfache Ausdrucke für Versicherte und Arbeitgeber ersetzt. Diese erstellt der Arzt mithilfe des PVS und gibt sie dem Patienten unterschrieben mit. Die Aufgabe, den Ausdruck an den Arbeitgeber zu senden, bleibt zunächst bei den Versicherten. 

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) hatte Vertragsärztinnen und -ärzte verpflichtet, die Daten der AU ab dem 1. Januar 2021 elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die dafür notwendige Technik ist jedoch nicht rechtzeitig flächendeckend für alle Praxen und Krankenkassen verfügbar. Zudem sind beide Seiten durch die Corona-Pandemie stark belastet. Die KBV konnte deshalb eine Verschiebung des Pflichttermins um drei Quartale auf den 1. Oktober 2021 erreichen. Da die technische Ausstattung dennoch voraussichtlich nicht für alle Praxen bis dahin verfügbar sein wird, hat die KBV mit den Krankenkassen über eine Übergangsregelung verhandelt. Danach können Praxen, in denen die technischen Voraussetzungen für die digitale Übermittlung zum 1. Oktober noch nicht vorliegen, bis Ende 2021 noch das alte Muster 1 nutzen. Eine Umstellung auf das digitale Verfahren ist auch während des vierten Quartals möglich. 

Ab dem 1. Juli 2022 soll auch die Weiterleitung der Daten an den Arbeitgeber nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen - sie stellen den Arbeitgebern die AU-Informationen elektronisch zur Verfügung. Vertragsärztinnen und -ärzte sind weiterhin verpflichtet, ihren Patientinnen und Patienten eine vereinfachte AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch der Patienten wird auch ein unterschriebener Ausdruck für den Arbeitgeber ausgestellt.

Auch der Termin für den Versand der eAU von den Krankenkassen an die Arbeitgeber war zunächst früher, nämlich schon für den 1. Januar 2022 vorgesehen und wurde aufgrund von Verzögerungen der Technik auf den 1. Juli 2022 verschoben.

Das PVS unterstützt Ärztinnen und Ärzte dabei, die AU-Daten zukünftig elektronisch zu verschicken. Das soll in der Praxis genauso komfortabel geschehen wie heute das Bedrucken des Papierformulars.

• AU im PVS aufrufen und befüllen
• Daten elektronisch signieren
• "Drucken und Versenden" auswählen und anklicken.
• im neuen Fenster "Bestätigen" anklicken
• PVS startet elektronische Übermittlung an die Krankenkasse
• Ausdrucke für Arbeitgeber und Patienten unterschreiben

Im Gesundheitswesen ist für die elektronische Unterschrift die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgesehen. Sie hat ein sehr hohes Sicherheitsniveau: Ärzte und Psychotherapeuten müssen dafür nicht nur den elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch eine PIN eingeben. Da das im normalen Praxisalltag viel Zeit kostet, gibt es dafür praxistaugliche Lösungen:

• Komfortsignatur: Bei diesem Verfahren können Ärztinnen und Ärzte mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer PIN für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Soll ein Dokument signiert werden, müssen sie dies nur noch bestätigen. Die Komfortsignatur ist mit dem PTV4+-Konnektor möglich, der inzwischen flächendeckend verfügbar ist.  
  Die KBV empfiehlt für die eAU die Komfortsignatur, da die Daten sofort unterschrieben und versandt werden können. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung, die aufgrund einer TI-Störung möglich sind, werden sofort erkannt, und der Arzt kann dem Patienten auch den Ausdruck der Ausfertigung für die Krankenkasse mitgeben. 
• Stapelsignatur: Ärztinnen und Ärzte können mit der Stapelsignatur mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. Sie signieren hierbei einmal mit ihrem eHBA und ihrer dazugehörigen PIN den gesamten vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel, zum Beispiel am Ende eines Praxistages.
  Bei der eAU wäre das möglich, da es ausreicht, alle an einem Tag gesammelten AU-Bescheinigungen einmal täglich an die Krankenkassen zu senden. Sollte jedoch bei einer Störung der TI das Ersatzverfahren notwendig werden, wäre das für die Praxis aufwändiger. 

Für die eAU benötigen Praxen einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) idealerweise mit einem Konnektor, der die Komfortsignatur unterstützt. Dies ist möglich mit einem weiteren Software-Update auf den ePA-Konnektor. Diese sogenannten PTV4+-Konnektoren sind inzwischen flächendeckend erhältlich.

Daneben sind folgende Komponenten in der Praxis notwendig:

• KIM-Dienst: Dieser E-Mail-Dienst, den ausschließlich TI-Teilnehmer nutzen dürfen, wird für den sicheren Versand benötigt. Verschiedene Dienste sind verfügbar, darunter der KIM-Dienst der KBV: kv.dox.
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) mindestens der Generation 2.0 für die qualifizierte elektronische Signatur: Inzwischen sind alle Landesärztekammern für die Ausgabe vorbereitet. 
• Praxisverwaltungssystem-Update für eAU: Die PVS-Hersteller sind unterschiedlich weit mit der Umsetzung. Für weitere Informationen sollten Praxen sich an ihren PVS-Hersteller wenden. 

Möglicherweise ist ein weiteres E-Health-Kartenterminal beispielsweise im Sprechzimmer notwendig.

weitere Informationen zur TI-Ausstattung
Übersicht über bereits zertifizierte PVS-Systeme

Die Details für die Kostenerstattung der Technik haben KBV und GKV-Spitzenverband in der TI-Finanzierungsvereinbarung geregelt (aufbauend auf der Ausstattung für den E-Health-Konnektor).

Die KBV setzt sich aktuell dafür ein, dass auch die Kosten für das erforderliche PVS-Update erstattet werden.

weitere Informationen zur Finanzierung der TI-Anbindung

Der Gesetzgeber schreibt die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen verbindlich vor. Eine von KBV und GKV-Spitzenverband getroffene Übergangsregelung sieht vor, dass Praxen, in denen die technischen Voraussetzungen für die digitale Übermittlung zum 1. Oktober noch nicht vorliegen, bis Ende 2021 noch das alte Muster 1 nutzen können. Eine Umstellung auf das digitale Verfahren ist auch während des laufenden Quartals möglich. 

Bei Nicht-GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) zeigt Ihr PVS Ihnen an, dass die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Für diese Patienten kommt bis auf Weiteres das Ersatzverfahren zum Einsatz, d. h. Sie drucken die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte aus und geben diese dem Patienten oder der Patientin mit.

Die mithilfe des PVS erzeugten Ausdrucke können wahlweise im Format A4 oder A5 erzeugt werden. Die Ausdrucke müssen gut lesbar sein. Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheidet die Arztpraxis. In den meisten Fällen dürfte ein Laser- oder Tintenstrahldrucker die wirtschaftlichste Option sein. Das Papier muss von den Praxen selbst beschafft werden. Sicherheitspapier ist dafür nicht notwendig; Praxen können normales Druckerpapier verwenden.

Der digitale Datensatz wird vor dem Versand mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) signiert. Um nicht bei jedem Vorgang die PIN eingeben zu müssen, können Sie per Stapelsignatur signieren, d. h. es werden zum Beispiel abends alle eAUs gleichzeitig signiert und versandt. Alternativ können Sie die Komfortsignatur nutzen. Hierfür geben Sie einmal die PIN ein und haben dann eine gewisse Anzahl von Signaturen ohne PIN-Eingabe freigeschaltet. Wir empfehlen die Nutzung der Komfortsignatur, da die AU-Daten in diesem Fall sofort versandt werden und mögliche technische Probleme direkt erkannt werden können. Hierdurch kann ein für die Praxis aufwändigeres Ersatzverfahren vermieden werden (siehe hierzu „Was ist, wenn die digitale Übermittlung vorübergehend nicht möglich ist?“). Wenn der eHBA wegen technischer oder sonstiger Probleme, die nicht in der Verantwortung des Arztes oder der Ärztin liegen, nicht genutzt werden kann, darf mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

Ja. Auch ein Vertretungsarzt muss über einen eigenen eHBA verfügen, damit er alle vertragsärztlichen Tätigkeiten ausführen kann, wie das Ausstellen von eAU und eRezept sowie die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes, die alle eine elektronische Signatur mittels eHBA erfordern.
 

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Wenn der Patient oder die Patientin noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus. Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten. Hat der Patient oder die Patientin die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse versenden. Um dieses für die Praxen aufwändigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt.   

Für die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Rahmen von Hausbesuchen können Sie vorab in der Praxis unbefüllte Ausdrucke aus dem PVS erstellen. Diese können dann beim Hausbesuch händisch befüllt werden. Die Daten übertragen Sie später in der Praxis in das PVS und schicken sie digital an die Krankenkasse. Alternativ können Sie erst nach dem Hausbesuch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis erstellen und die beiden Ausdrucke per Post an den Patienten versenden.

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die bei Hausbesuchen ausgestellt werden, muss die Übermittlung der Daten an die Krankenkasse bis zum Ende des folgenden Werktages erfolgen. Wenn Sie also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, haben Sie bis Montagabend für die digitale Übermittlung der Daten an die Krankenkasse.