eArztbrief Versand, Empfang und technische Voraussetzungen

1. Sie erstellen einen eArztbrief direkt in Ihrer Praxissoftware – so als würden Sie einen herkömmlichen Arztbrief schreiben.
2. Relevante Informationen wie Diagnosen, Medikation oder Bilddateien fügen Sie elektronisch hinzu – bei manchen Systemen mit einem Mausklick.
3. Anschließend signieren Sie den eArztbrief mit Ihrem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Empfehlenswert ist die Komfortsignatur, mit der Sie Dokumente wie Briefe oder Rezepte sofort unterzeichnen können. Eine erneute PIN-Eingabe ist erst nach 24 Stunden erforderlich oder, wenn Sie innerhalb der 24 Stunden mehr als 250 Dokumente signiert haben.
4. Ist der Brief fertig, fügen Sie die KIM-Adresse der empfangenden Praxis ein. Sollten Sie diese nicht schon in Ihrem elektronischen Adressbuch gespeichert haben, finden Sie sie im zentralen KIM-Adressbuch, dem sogenannten Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (TI).
5. Nun senden Sie den eArztbrief wie eine E-Mail via KIM ab. Der Brief wird verschlüsselt an den Empfänger übermittelt.
6. Der versendete eArztbrief wird automatisch in Ihrem PVS in der Patientenakte hinterlegt.

Alle eArztbriefe müssen mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschrieben werden. Dazu benötigen Ärzte und Psychotherapeuten ihren elektronischen Heilberufsausweis mit der Signatur-PIN.

Tipp: Die Komfortsignatur

Damit können Ärzte und Psychotherapeuten über den Tag verteilt bis zu 250 Arztbriefe, Rezepte und andere Dokumente mit ihrem eHBA per Mausklick signieren. Dazu geben sie nur einmal die PIN ein. Der Vorteil: Der Kollege oder die Kollegin erhält den Brief sofort, der Patient oder die Patientin kann das eRezept sofort in der Apotheke einlösen. 

So funktioniert sie:

• Sie stecken zu Arbeitsbeginn Ihren eHBA in das Kartenterminal. Der eHBA verbleibt den Tag über in dem Kartenterminal, das in einem geschützten Bereich der Praxis steht.
• Das Kartenterminal mit dem gesteckten eHBA muss nicht an Ihrem PC-Arbeitsplatz stehen oder bei Wechsel des Behandlungszimmers mitgeführt werden. Dafür gibt es die sogenannte Remote-Funktion. Sie ermöglicht es, dass Signaturen an jedem Arbeitsplatz durchgeführt werden können. Dazu melden Sie sich an dem PC, an dem Sie Dokumente signieren möchten, einmal mit Ihrer PIN an.
• So können Sie als Arzt oder Psychotherapeut über den Tag verteilt bis zu 250 Dokumente signieren – ohne dafür jedes Mal die PIN eingeben zu müssen. Eine erneute Eingabe der PIN ist erst nach 24 Stunden erforderlich oder, wenn innerhalb der 24 Stunden mehr als 250 Dokumente signiert wurden.
• Mit der Entnahme des eHBA aus dem Lesegerät wird die Komfortsignatur automatisch beendet.

Der Versand von eArztbriefen erfolgt mit KIM.  Der E-Mail-Dienst wurde speziell für das Gesundheitswesen entwickelt, nur Einrichtungen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind, können ihn nutzen.  Ihre KIM-Adressen sind im zentralen Adressbuch der TI, dem sogenannten Verzeichnisdienst, aufgeführt. Das sind neben den Vertragsärzten und -psychotherapeuten beispielsweise auch Krankenhäuser, Apotheken, Pflegeheime, Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen und die KBV. Je nach Umsetzung im PVS ist die Suche nach Adressaten jedoch unterschiedlich komfortabel gestaltet.

Das Adressbuch für Ihre Praxis: Es empfiehlt sich, ein eigenes Adressbuch anzulegen. Dort können Sie alle KIM-Adressen elektronisch hinterlegen, die Sie öfter benötigen. Immer mehr Praxen geben ihre KIM-Adresse bei ihren Kontaktdaten beispielsweise auf der Internetseite an, sodass Sie nicht im zentralen Adressbuch suchen müssen. Oder fragen Sie direkt nach, welche KIM-Adresse die Praxis nutzt.

Tipp: Um selbst leichter gefunden zu werden, ist es ratsam, die eigene KIM-Adresse zum Beispiel auf dem Briefkopf der Praxis, auf der Website, in Arztbriefen oder Befunden und auf Visitenkarten anzugeben.

Alternative: Die Kollegensuche im Sicheren Netz

Die KIM-Adressen von Praxen sind auch in der Kollegensuche enthalten. Die Kollegensuche ist eine Arzt- und Psychotherapeutensuche ausschließlich für Praxen. Es ist eine Anwendung der KBV im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist. Der Arzt oder Psychotherapeut gibt hier zunächst den Namen der gesuchten Kollegin in die Suchmaske ein.

Danach gelangt er auf die Seite der Ärztin mit allen Kontaktdaten. Mit Klick auf den Button „KIM-Adresse ermitteln“ kann er sich diese dann anzeigen lassen, kopieren und in seinem KIM-Mailprogramm einfügen. Es wird immer die KIM-Adresse der Praxis angezeigt und nicht die des Arztes oder Psychotherapeuten – sollte dieser eine eigene KIM-Adresse haben. Verfügt eine Betriebsstätte über mehrere KIM-Adressen, werden alle angezeigt.

1. Kommt ein eArztbrief in Ihrer Praxis an, wird er automatisch entschlüsselt und in Ihrem Posteingang für KIM-Nachrichten – ähnlich wie in einem herkömmlichen E-Mail-Programm – angezeigt.
2. Das PDF-Dokument kann nun direkt der jeweiligen Patientenkartei zugeordnet und dort gespeichert werden.

Tipps:

• Sie können den Abruf von eArztbriefen so einstellen, dass die Briefe nach einer bestimmten Zeit automatisch abgerufen werden. Sie können den Abruf aber auch manuell auslösen, wenn Sie auf eine Nachricht warten. In vielen PVS zeigt ein Icon in der Taskleiste an, ob neue Nachrichten eingegangen sind.
• Praxen können nicht nur eine allgemeine KIM-Adresse haben, sondern auch Adressen für die einzelnen dort tätigen Ärzte und Psychotherapeuten. Das Praxisteam kann festlegen, wer welche Nachrichten empfangen und lesen darf.