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„Alles nur eine Frage“: Müssen Befundberichte, Arztbriefe etc. sofort eingestellt werden?

Die Untersuchung ist abgeschlossen. Das Ergebnis liegt vor, und der Patient ist noch in der Praxis. Müssen Ärzte den Befundbericht oder Arztbrief sofort in die elektronische Patientenakte einstellen? In diesem Teil der Serie „Alles nur eine Frage“ geben wir darauf Antwort.

Die Praxis muss die elektronische Patientenakte (ePA) nicht sofort befüllen. Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte hat sie 90 Tage Zugriff auf die Akte. Sie kann die Dokumente folglich auch hochladen, wenn der Patient die Praxis verlassen hat. Bei Dokumenten, die für die weitere Behandlung bei einem anderen Arzt von Bedeutung sind, sollte das Befüllen zeitnah erfolgen.

Denn bei den einzustellenden Dokumenten wie dem Befundbericht handelt es sich in der Regel um Informationen, die für die Mit- und Weiterbehandlung des Patienten durch Kolleginnen und Kollegen erstellt wurden. Welche Information das im Einzelnen ist, legt der Arzt oder Psychotherapeut fest. Er hat die Entscheidungshoheit. 

Wissenswertes zum Einstellen von Dokumenten

  • Dateiformat: Zum Start der ePA können nur PDF/A-Dateien hochgeladen werden. Sie dürfen die Größe von 25 MB nicht überschreiten. Andere Dateiformate beispielsweise für Bilddateien sollen später folgen.
  • Metadaten: Für die Suche muss jedes Dokument mit Metadaten wie Autor, Erstellungszeitpunkt und Dokumententyp (z. B. Arztbrief, Laborbefund, OP-Befund) versehen werden. Hier unterstützt im Idealfall das Praxisverwaltungssystem. Die Metadaten sind wichtig, damit die Dokumente später in der ePA gefunden werden.
  • Delegation: Ärzte und Psychotherapeuten dürfen das Befüllen der ePA an Medizinische Fachangestellte oder andere qualifizierte Mitarbeitende delegieren. Mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarten erhält die gesamte Praxis Zugriff auf die ePA. 
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