Festplatte, Rechenzentrum, Cloud: So können Praxen ihre Daten sichern

Eine Datensicherung schützt vor Datenverlust, der viele Gründe haben kann. Möglich sind beispielsweise Beschädigungen oder Fehlfunktionen der Geräte (Hardware), aber auch Fehler bei der Software oder schädliche Programme (Malware), zum Beispiel Verschlüsselungstrojaner. Auch durch versehentliches Löschen oder Überschreiben können Daten verloren gehen.

Eine Datensicherung hilft in allen diesen Fällen, den Schaden zu begrenzen und die Arbeit in der Praxis ohne größere Unterbrechungen fortzuführen.

Nur ein Klick reicht in der Regel nicht

Ein Klick auf „Speichern“ und schon sind alle Daten gesichert: Das klingt einfach, doch damit ist es nicht getan. Um sensible Praxisdaten tatsächlich zu sichern und im Falle eines Datenverlustes eine verwendbare Kopie zu haben und damit weiterarbeiten zu können, ist eine vollständige Datensicherung (Backup) erforderlich.

Kopieren auf ein separates Speichermedium

Eine einfache Form der Datensicherung ist das manuelle Kopieren von Dateien und Ordnern auf einem separaten Speichermedium, beispielsweise auf einer externen Festplatte.

Allerdings ist das manuelle Kopieren zeitaufwändig und wird zum Teil vergessen oder unterbrochen, weil im Praxisalltag etwas dazwischenkommt. Sinnvoll sind daher automatisierte Datensicherungen entweder durch das Betriebssystem, das die Praxis verwendet, oder durch ein eigens dafür angeschafftes Datensicherungsprogramm (Backup-Programm).

Zuerst Konzept für die Datensicherung

Vor alldem steht jedoch zunächst einmal, ein Datensicherungskonzept für die eigene Praxis zu haben. In diesem Konzept sollten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber festlegen, welche Daten wie oft wohin gespeichert werden, um sie dort zu sichern, und wie lange diese aufbewahrt werden, bevor sie aus Platzgründen überschrieben werden.

Zum Datensicherungskonzept gehört die Berücksichtigung aller relevanten Daten und deren Speicherung in Dateisystemen, Programmen oder den zugrundeliegenden Datenbanken.

Innerhalb und außerhalb der Praxis möglich

Der Zielort der Datensicherung kann sich innerhalb der Praxis befinden – beispielsweise externe Festplatten oder ein Netzwerkspeicher (engl. Network Attached Storage, kurz NAS). Der Zielort kann aber auch außerhalb liegen – beispielsweise durch die Beauftragung eines Cloud-Anbieters oder eines Rechenzentrums, das auf Gesundheitsdaten spezialisiert ist.

Bei der Beauftragung eines Unternehmens, sei es nun ein Cloud-Anbieter oder ein Rechenzentrum, ist zu beachten, dass die Praxis einen Vertrag zur Datenverarbeitung schließen muss. Denn der externe Anbieter muss den Datenschutz gewährleisten. 

Eine Checkliste enthält wichtige Punkte, auf die Praxen bei Anbietern von Clouds und Rechenzentren achten können (siehe unten). Auch eine Kombination von lokaler und externer Speicherung kann in Betracht gezogen werden. Beispiele für die Datensicherung und einen Überblick, was wofür geeignet ist, siehe unten.

Individuelle Entscheidung

Bei der Datensicherung hängt viel von den individuellen Anforderungen der Praxis ab: Ein Labor mit enormen Datenmengen benötigt größere Speicherkapazitäten als eine Einzelpraxis mit wenigen Angestellten.

Eine Rolle spielt auch die aktuelle Situation der Praxis, zum Beispiel ob sie gerade erst neugegründet wurde und ihre Patientenzahl in absehbarer Zeit wachsen wird oder ob die Praxis gegebenenfalls weitere Leistungen anbieten möchte und dadurch in Zukunft mehr Daten verarbeiten wird, also auch mehr Speicherplatz benötigen wird. Wichtig ist außerdem das eigene Sicherheitsbedürfnis. Verantwortlich für die IT-Sicherheit der Daten ist stets der Praxisinhaber oder die Praxisinhaberin.

Sinnvoll ist es, wenn die Datensicherung automatisiert und regelmäßig erfolgt, zum Beispiel täglich oder wöchentlich. Um sicherzugehen, dass bei der Sicherung keine „Original-Daten“ verloren gehen, sollte das Wiedereinspielen einer Sicherungskopie (Backup) geprüft werden, bevor die Praxis im Notfall auf die Vollständigkeit und Fehlerfreiheit des gesamten Backup-Prozesses angewiesen ist.

Nächster Teil am 8. Januar

Im nächsten Teil der Serie am 8. Januar geht es um Sicherheitshinweise für Passwörter, Gerätesperrcodes und mobile Datenträger.