„Alles nur eine Frage“: Was sind die To-dos für Praxen?

Los geht‘s bei der elektronischen Patientenakte (ePA) mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK): Praxen erhalten mit dem Einlesen der eGK automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Eine Zustimmung des Patienten ist nicht erforderlich. Kann die Gesundheitskarte nicht eingelesen werden, zum Beispiel in der Videosprechstunde, können Patienten über ihre ePA-App der Praxis Zugriff erteilen.

In die ePA anlassbezogen reinschauen

Der Arzt oder Psychotherapeut hat nun die Möglichkeit, bereits eingestellte Arztbriefe, Befundberichte etc. zu lesen und bei Bedarf in seiner Behandlungsdokumentation abzulegen. Wichtig zu wissen ist: Ärzte und Psychotherapeuten müssen nicht anlasslos bei jedem Patienten-Kontakt die ePA sichten. Eine Einsichtnahme sollte erfolgen, wenn in der spezifischen Behandlungssituation relevante Zusatzinformationen zu erwarten sind. Einen Mehrwert für viele Nutzer bietet die Medikationsliste, in der alle per Rezept verordneten Medikamente aufgeführt sind.

ePA mit Befundberichten befüllen

Bevor eine Praxis selbst ein Dokument in die ePA hochlädt, ist es wichtig zu wissen, womit sie die ePA befüllen muss. Gesetzlich vorgeschrieben sind Arztbriefe, Befundberichte und Labordaten. Die Praxis muss diese Dokumente einstellen, wenn sie diese in der aktuellen Behandlung selbst erstellt hat und diese elektronisch vorliegen. Eine Ausnahme besteht bei Labordaten: Diese stellt der Arzt ein, der die Untersuchung beauftragt hat.

Patienten über Befüllung informieren

Es ist Aufgabe der Praxis, die Patienten darüber zu informieren, welche Dokumente sie in die ePA per Gesetz einstellen muss und dass Patienten Anspruch auf die Befüllung ihrer Akte mit weiteren Informationen haben. Bei hochsensiblen Daten insbesondere zu psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen und Schwangerschaftsabbrüchen muss die Praxis zusätzlich darauf hinweisen, dass die Patienten widersprechen können.

Die Information der Patienten kann mündlich oder per Aushang erfolgen, zum Beispiel mit dem Poster der KBV. Vorsicht ist bei genetischen Untersuchungen geboten: Hier müssen Praxen vor dem Speichern der Daten eine schriftliche oder elektronische Einwilligung des Patienten einholen. Auch hierfür gibt es eine Vorlage der KBV.

Widersprüche und Einwilligungen dokumentieren

Sollte der Patient nicht wollen, dass ein bestimmtes Dokument in seiner ePA abgelegt wird, vermerkt der Arzt oder Psychotherapeut den Widerspruch nachprüfbar in seiner Behandlungsdokumentation. Er dokumentiert außerdem, wenn ein Patient weitere Dokumente eingestellt haben möchte, zum Beispiel eine Kopie seiner AU-Bescheinigung – ebenso die Einwilligung zum Einstellen genetischer Untersuchungsergebnisse.

Abrechnung erstellen

Zu guter Letzt erfolgt die Abrechnung: Ist der Arzt oder Psychotherapeut der erste, der ein Dokument in die ePA hochlädt, rechnet er die Erstbefüllungspauschale ab (GOP 01648, 2025: 11,03 Euro, 2026: 11,34 Euro). Wichtig ist: Es darf noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in Praxis oder Krankenhaus ein Dokument eingestellt haben (Inhalte der elektronischen Medikationsliste zählen nicht dazu). Anderenfalls ist die GOP 01647 (15 Punkte) einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig, ohne Patienten-Kontakt die GOP 01431 (3 Punkte).

Fortbildung und Infoangebote nutzen

Zur Unterstützung stellt die KBV ein ePA-Starterpaket mit umfassenden Informationsmaterialien zum Herunterladen bereit. Dazu gehören unter anderem ein Serviceheft in der Reihe PraxisWissen, das alles Wissenswerte zur ePA zusammenfasst, einseitige Schaubilder, Aushänge für die Praxis sowie Informationen für Patienten und verschiedene Erklärvideos. Zahlreiche Antworten auf konkrete Fragen finden sich in der ausführlichen FAQ-Liste. Wer mit der ePA punkten will, kann im Fortbildungsportal der KBV eine Online-Fortbildung absolvieren (6 CME-Punkte).