E-Mail-Dienst KIM Kommunikation im Medizinwesen

Die meisten Praxen haben eine KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist. Die Mail-Eingänge werden in der Regel von den Medizinischen Fachangestellten bearbeitet oder weiterverteilt. Bei großen Gemeinschaftspraxen und Medizinischen Versorgungszenten kann dies mitunter zeitaufwendiger sein. In solchen Fällen kann es sich anbieten, für die Praxis weitere Adressen einrichten und registrieren zu lassen – zu jeder praxisbezogenen KIM-Adresse sind theoretisch bis zu 999 weitere möglich. Die eingehende Post wird dann automatisch dem jeweiligen eingerichteten Postfach zugeordnet, zum Beispiel dem der Gynäkologin und dem des Hausarztes. Auf diese Postfächer haben alle Mitarbeitenden der Praxis Zugriff. Eingehende Post kann so bei Bedarf von allen gesichtet werden.

Ärzte und Psychotherapeuten haben außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle KIM-Adresse einzurichten. Dann erhalten sie ihre Post direkt, und nur sie können auf das Postfach zugreifen. Die Nachteile: Die individuelle Verschlüsslung erfolgt über den Heilberufsausweis. Die Mails können nur geöffnet werden, wenn der HBA im Kartenterminal steckt. Ist der Arzt nicht da, weil er zum Beispiel Urlaub hat, kann kein anderer aus der Praxis die Posteingänge sichten. Wichtige Patientenunterlagen bleiben so mitunter liegen und der Vertretungsarzt zum Beispiel kann sie nicht nutzen.
Hinzu kommt, dass individuelle Adressen zwar auch im Verzeichnisdienst, dem zentralen Adressbuch der Telematikinfrastruktur (TI), aufgeführt sind, allerdings nicht unter der Adresse der Praxis, sondern unter dem Namen des Arztes oder Psychotherapeuten.

Im Verzeichnisdienst der gematik stehen aktuell rund 300.000 KIM-Adressen. Es sind die Adressen von Praxen, Ärzten und Psychotherapeuten, aber auch von Krankenhäusern, Apotheken, Pflegeheimen, Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen), die an die TI angeschlossen sind und KIM nutzen. Nutzer können dort nach Postleitzahl, Straße, den Namen der Praxis oder des Arztes suchen. Wie gut das funktioniert, hängt entscheidend vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem ab.

Die KIM-Adressen von Praxen sind außerdem in der Kollegensuche enthalten. Die Kollegensuche ist eine Arzt- und Psychotherapeutensuche ausschließlich für Praxen, das heißt nach individuellen KIM-Adressen kann nicht gesucht werden. Es ist eine Anwendung der KBV im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist.

Um nicht bei jeder Mail die Adresse im Verzeichnisdienst suchen zu müssen, empfiehlt es sich, ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen anzulegen, am besten im Praxisverwaltungssystem. So können Praxen schnell darauf zugreifen, wenn sie beispielsweise einen Arztbrief versenden wollen. Allerdings bieten diese Funktion nicht alle PVS-Anbieter an.

Generell gilt: Ärzte und Psychotherapeuten sollten alle Möglichkeiten nutzen, die KIM-Adresse ihrer Praxis bei Kolleginnen und Kollegen bekannt zu machen. So wie die herkömmliche E-Mail-Adresse fast auf jedem Briefkopf, jeder Visitenkarte oder auf der Praxis-Webseite zu finden ist, sollte die KIM-Adresse dort ebenfalls aufgeführt sein. Auch auf Arztbriefen oder auf Befunden kann sie erscheinen.

Ein klarer und eindeutiger Name der KIM-Adresse kann zusätzlich helfen, schnell gefunden zu werden. Einheitlich ist die Grundstruktur XVZ@anbieter.kim.telematik. Praxen können den Abschnitt vor dem @ individuell wählen. Auch kann nach dem @ der Anbieter-Teil als kostenpflichtige Wunschdomäne freigeschaltet werden.

Ein Beispiel für eine gut erkennbare Adresse ist: praxisname.ort@anbieter.kim.telematik oder bei mehreren Praxis-Postfächern: praxisname.fachrichtung@anbieter.kim.telematik (z.B. MVZ-A-Gyn@kim.telematik, MVZ-A-Ortho@kim.telematik).

Es ist zudem sinnvoll, einmal die eigenen Daten im Verzeichnisdienst herauszusuchen und zu überprüfen. Bestehen Fehler im Datensatz, können sich Ärzte und Psychotherapeuten mit ihrem Änderungswunsch an die entsprechende Organisation wenden. Korrekte Angaben machen es Kolleginnen und Kollegen leichter, die richtige Adresse zu finden.

Ansprechpartner für praxisbezogene Adressen ist die jeweilige Kassenärztliche Vereinigung und für individuelle Adressen die jeweilige Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer. Dass es unterschiedliche Ansprechpartner gibt, hängt damit zusammen, dass praxisbezogene KIM-Adressen über den Praxisausweis (SMC-B) laufen und hierfür die KVen die Daten bereitstellen. Individuelle KIM-Adressen wiederum sind an den Heilberufsausweis geknüpft, für den die Kammern die Daten bereitstellen.

Status: Mit jedem PVS möglich

Die Quartalsabrechnung können Praxen mit KIM direkt aus dem PVS an die Kassenärztliche Vereinigung versenden. Mit wenigen Klicks ist die Datei automatisch übermittelt – kein manuelles Hochladen, kein zusätzliches Einloggen: Ärzte und Psychotherapeuten, die ihre Abrechnung fertig erstellt haben und elektronisch an die KV übersenden wollen, klicken in ihrem PVS einfach den entsprechenden Button an.

Das PVS wählt automatisch die Adresse der KV aus und übermittelt die Datei sicher und datenschutzkonform per KIM. Die Praxis erhält nach Versand eine Eingangsbestätigung.

In der Vergangenheit war die sogenannte 1ClickAbrechnung nur über den Kommunikationskanal KV-Connect möglich. In Vorbereitung seiner Abschaltung im Herbst 2025 haben alle Softwarehersteller die KIM-Anwendung in ihrem PVS integriert, sodass Ärzte und Psychotherapeuten sie nunmehr mit KIM nutzen können. Ebenso sind fast alle KVen empfangsbereit und nehmen die Abrechnungsdateien per KIM an, wenn eine Praxis sich für diesen Übertragungsweg entscheidet.

In der Regel sollte die Funktion der 1ClickAbrechnung im PVS freigeschaltet sein, sodass diese sofort nutzbar ist. Einige Hersteller bieten die Abrechnung via KIM auch für die Hybrid-DRG an (1ClickHybridDRG). Bei Fragen dazu wenden Praxen sich an ihren PVS-Hersteller oder den Dienstleister vor Ort.

Status: Mit jedem PVS möglich

Die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen erfolgt verpflichtend über KIM und ist damit aktuell eine der Hauptanwendungen.

Ärztinnen und Ärzte füllen im PVS die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, unterschreiben sie mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur und versenden sie mit KIM.

Status: Mit jedem PVS möglich

Der elektronische Arztbrief (eArztbrief) ist die schnelle und sichere Alternative zum Versand per Post oder Fax. Die Briefe werden dabei direkt im PVS erstellt und versendet. Die Informationen sind beim Empfänger sofort verfügbar.

Ärztinnen und Ärzte erhalten für den Versand 28 Cent (GOP 86900) und für den Empfang 27 Cent (GOP 86901); maximal 23,40 Euro je Quartal.

Status: Noch nicht mit jedem PVS möglich

Mit der eNachricht können Ärzte und Psychotherapeuten Textnachrichten über KIM versenden – an Kolleginnen und Kollegen, an Pflegeheime oder an Hilfsmittelanbieter, die bereits an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind.

Softwarehersteller sind nicht verpflichtet, die eNachricht in ihrem System anzubieten, aber immer mehr erkennen dies als Wettbewerbsvorteil, sodass  auch immer mehr Praxen sie nutzen können.

Status: Mit jedem PVS möglich

Die Zustellung der elektronischen Ersatzbescheinigung durch die Krankenkassen erfolgt ebenfalls über KIM.

Patientinnen und Patienten, die eine solche Bescheinigung per App bei ihrer Krankenkasse anfordern, weil die Karte nicht eingelesen werden kann, übermitteln auch die KIM-Adresse der Praxis an die Krankenkasse, die die Bescheinigung senden soll.

Nach Eingang der Nachricht bei der Krankenkasse wird die Ersatzbescheinigung automatisch generiert und innerhalb weniger Minuten der Praxis zugestellt.

Alle PVS-Hersteller sind verpflichtet, die Anwendung anzubieten.

Status: Noch nicht mit jedem PVS möglich 

Eine weitere Einsatzmöglichkeit von KIM ist die elektronische Übermittlung von Dokumentationsunterlagen an die KV oder KBV, zum Beispiel für das Qualitätssicherungsverfahren Kapselendoskopie und Hörgeräteversorgung sowie das Hautkrebsscreening.

Praxen, die diese Anwendungen nutzen wollen, sollten bei ihrem PVS-Hersteller nachfragen, ob er diese Funktionen anbietet.