E-Mail-Dienst KIM Kommunikation im Medizinwesen

Die meisten Praxen haben eine KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist. Die Mail-Eingänge werden in der Regel von den Medizinischen Fachangestellten bearbeitet oder weiterverteilt. Bei großen Gemeinschaftspraxen und Medizinischen Versorgungszenten kann dies mitunter zeitaufwendiger sein. In solchen Fällen kann es sich anbieten, für die Praxis weitere Adressen einrichten und registrieren zu lassen – zu jeder praxisbezogenen KIM-Adresse sind theoretisch bis zu 999 weitere möglich. Die eingehende Post wird dann automatisch dem jeweiligen eingerichteten Postfach zugeordnet, zum Beispiel dem der Gynäkologin und dem des Hausarztes. Auf diese Postfächer haben alle Mitarbeitenden der Praxis Zugriff. Eingehende Post kann so bei Bedarf von allen gesichtet werden.

Ärzte und Psychotherapeuten haben außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle KIM-Adresse einzurichten. Dann erhalten sie ihre Post direkt, und nur sie können auf das Postfach zugreifen. Die Nachteile: Die individuelle Verschlüsslung erfolgt über den Heilberufsausweis. Die Mails können nur geöffnet werden, wenn der HBA im Kartenterminal steckt. Ist der Arzt nicht da, weil er zum Beispiel Urlaub hat, kann kein anderer aus der Praxis die Posteingänge sichten. Wichtige Patientenunterlagen bleiben so mitunter liegen und der Vertretungsarzt zum Beispiel kann sie nicht nutzen.
Hinzu kommt, dass individuelle Adressen zwar auch im Verzeichnisdienst, dem zentralen Adressbuch der Telematikinfrastruktur (TI), aufgeführt sind, allerdings nicht unter der Adresse der Praxis, sondern unter dem Namen des Arztes oder Psychotherapeuten.

Im Verzeichnisdienst der gematik stehen aktuell rund 300.000 KIM-Adressen. Es sind die Adressen von Praxen, Ärzten und Psychotherapeuten, aber auch von Krankenhäusern, Apotheken, Pflegeheimen, Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen), die an die TI angeschlossen sind und KIM nutzen. Nutzer können dort nach Postleitzahl, Straße, den Namen der Praxis oder des Arztes suchen. Wie gut das funktioniert, hängt entscheidend vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem ab.

Die KIM-Adressen von Praxen sind außerdem in der Kollegensuche enthalten. Die Kollegensuche ist eine Arzt- und Psychotherapeutensuche ausschließlich für Praxen, das heißt nach individuellen KIM-Adressen kann nicht gesucht werden. Es ist eine Anwendung der KBV im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist.

Um nicht bei jeder Mail die Adresse im Verzeichnisdienst suchen zu müssen, empfiehlt es sich, ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen anzulegen, am besten im Praxisverwaltungssystem. So können Praxen schnell darauf zugreifen, wenn sie beispielsweise einen Arztbrief versenden wollen. Allerdings bieten diese Funktion nicht alle PVS-Anbieter an.

Generell gilt: Ärzte und Psychotherapeuten sollten alle Möglichkeiten nutzen, die KIM-Adresse ihrer Praxis bei Kolleginnen und Kollegen bekannt zu machen. So wie die herkömmliche E-Mail-Adresse fast auf jedem Briefkopf, jeder Visitenkarte oder auf der Praxis-Webseite zu finden ist, sollte die KIM-Adresse dort ebenfalls aufgeführt sein. Auch auf Arztbriefen oder auf Befunden kann sie erscheinen.

Ein klarer und eindeutiger Name der KIM-Adresse kann zusätzlich helfen, schnell gefunden zu werden. Einheitlich ist die Grundstruktur XVZ@anbieter.kim.telematik. Praxen können den Abschnitt vor dem @ individuell wählen. Auch kann nach dem @ der Anbieter-Teil als kostenpflichtige Wunschdomäne freigeschaltet werden.

Ein Beispiel für eine gut erkennbare Adresse ist: praxisname.ort@anbieter.kim.telematik oder bei mehreren Praxis-Postfächern: praxisname.fachrichtung@anbieter.kim.telematik (z.B. MVZ-A-Gyn@kim.telematik, MVZ-A-Ortho@kim.telematik).

Es ist zudem sinnvoll, einmal die eigenen Daten im Verzeichnisdienst herauszusuchen und zu überprüfen. Bestehen Fehler im Datensatz, können sich Ärzte und Psychotherapeuten mit ihrem Änderungswunsch an die entsprechende Organisation wenden. Korrekte Angaben machen es Kolleginnen und Kollegen leichter, die richtige Adresse zu finden.

Ansprechpartner für praxisbezogene Adressen ist die jeweilige Kassenärztliche Vereinigung und für individuelle Adressen die jeweilige Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer. Dass es unterschiedliche Ansprechpartner gibt, hängt damit zusammen, dass praxisbezogene KIM-Adressen über den Praxisausweis (SMC-B) laufen und hierfür die KVen die Daten bereitstellen. Individuelle KIM-Adressen wiederum sind an den Heilberufsausweis geknüpft, für den die Kammern die Daten bereitstellen.