Praxissoftware wechseln Was Praxen beachten sollten
Ein neues PVS sollte die Arbeit des gesamten Teams bestmöglich unterstützen, Prozesse vereinfachen und Zeit sparen. Vor einer Entscheidung helfen folgende Fragen:
- Welche Gründe sprechen für einen Wechsel?
- Welche Erwartungen gibt es an ein neues PVS?
- Was funktioniert gut am aktuellen System, wo gibt es Probleme?
- Welche Soft- und Hardware ist vorhanden und was müsste erneuert werden?
- Welche Kündigungsfristen bestehen – auch für TI-Verträge und IT-Dienstleister?
Tipp: Das gesamte Praxisteam einbeziehen – unterschiedliche Perspektiven sind wertvoll.
Ein neues PVS finden: Systeme vergleichen
Praxen sollten festhalten, was ihr bisheriges System gut leistet, wo Schwachstellen liegen und welche zusätzlichen digitalen Funktionen künftig wichtig werden. Auf dieser Basis lässt sich ein Kriterienkatalog erstellen. Wichtige Punkte sind zum Beispiel:
- Erfüllt das PVS alle Anforderungen der Praxis?
- Sind Schnittstellen zu Geräten, Labor, TI oder Drittanbietern vorhanden?
- Wie ist der Support organisiert?
- Wie transparent ist das Preismodell?
- Welche Module und Erweiterungen gibt es?
- Wie gut funktioniert die Datenübernahme?
Tipp: Installationsstatistiken der KBV, der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie das interaktive PVS-Vergleichsportal können bei der Orientierung helfen.
Angebote einholen und prüfen
Nach der Vorauswahl sollten zwei bis drei Anbieter schriftliche Angebote erstellen, in denen die Kosten für Installation, Datenübernahme, Betrieb, Telematikinfrastruktur (TI) und Vertragslaufzeiten klar ausgewiesen sind. Wichtig: Supportzeiten und verantwortliche Dienstleister vor Ort.
Tipp: Demoversionen und Produktpräsentationen nutzen – hier zeigt sich, wie nutzerfreundlich ein System wirklich ist.
Anschluss TI-Komponenten
Die für die Anwendung der TI notwendigen Komponenten wie Konnektor und E-Health-Kartenterminal funktionieren systemunabhängig, können entsprechend auch mit einem neuen PVS-betrieben werden. Es können allerdings vertragliche Beziehungen zwischen dem alten PVS und dem TI-Anschluss bestehen. Das sollten Praxen vorab prüfen.
Entscheidung treffen
Viele Kassenärztliche Vereinigungen bieten IT-Beratung an und unterstützen beim Prüfen von Angeboten. Das hilft, offene Fragen zu klären oder Preise nachzuverhandeln. Auch hier sollte das Praxisteam einbezogen werden.
Datenübernahme
Die automatische Übertragung der Patientendaten ist heute Standard. Zwei Varianten sind verbreitet:
- Archiv- und Wechselschnittstelle der KBV
- xBDT-Exportschnittstelle
Wichtig ist, früh zu klären, welche Schnittstellen der alte und der neue Anbieter unterstützen und ob ein Testlauf möglich ist. Übertragen werden in der Regel Patientenakten, Dokumentationen, Termine und Adressen. Sollen ältere Daten mit übertragen werden oder reicht ein Zugriff auf das alte System aus?
Bei Gemeinschaftspraxen benötigen ausscheidende Ärzte oder Psychotherapeuten einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Dienstleister, der den Export vornimmt.
Umstellung auf das neue PVS
Planung
Der Wechsel kann zu einem beliebigen Zeitpunkt stattfinden – er muss nicht am Quartals- oder Jahresende erfolgen. Wichtig ist die Abstimmung mit dem alten und neuen Anbieter sowie das rechtzeitige Testen von Export und Import.
Installation
Eine gute Vorbereitung erleichtert die Umstellung. Wichtig sind u. a.:
- aktuelles Backup
- alle Passwörter bereithalten
- Drucker und Geräte anbinden
- Funktionen testen (z. B. Abrechnung, Referenzpatienten)
- TI-Komponenten neu zuweisen (SMC B, eHBA, KIM)
Anschließend sollte ein Abnahmeprotokoll erstellt und das Team geschult werden.
Die ersten Wochen
Auch bei guter Vorbereitung treten häufig Fragen auf. Eine enge Begleitung durch den Support des neuen Anbieters ist daher besonders wichtig.