Darauf sollten Praxen bei Passwörtern und Sperrcodes achten

Passwörter gehören nach wie vor zu den gängigsten Authentisierungsmechanismen und auch viele Praxen verwenden sie – sei es bei der Anmeldung der Praxisangestellten am Betriebssystem oder der Terminvermittlung, bei der Bestellung beispielsweise von Sprechstundenbedarf, der Übermittlung von Befunden oder der Quartalsabrechnung, beim Online-Banking oder der Nutzung von Kommunikationsdiensten wie einem E-Mail-Programm.

Dabei gibt es immer wieder Berichte, dass bereits mehr als eine Milliarde E-Mail-Adressen und das dazu jeweils verwendete Passwort kompromittiert sind. Solche Warnungen zeigen, dass zahlreiche Passwörter, die verwendet werden, nicht sicher sind.

Praxen, die Passwörter nutzen und weiterhin nutzen wollen, sollten daher zumindest einige Regeln beachten, zum Beispiel eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zu wählen und die Passwörter zu ändern, wenn beispielsweise eine Kollegin, der sie bekannt sind, aus der Praxis ausscheidet.

Selbst ein sicheres Passwort ist keine Garantie

Aber auch die Verwendung eines so genannten starken Passwortes schützt nicht davor, dass es bei einem Sicherheitsvorfall abhandenkommen kann. Wird dasselbe Passwort sogar für verschiedene Anwendungen und Dienste verwendet, wächst die Wahrscheinlichkeit, dass es kompromittiert wird. Die Schadensauswirkung kann sich vervielfachen, wenn Angreifer mit einem Passwort die gesamten digitalen Dienste einer Praxis übernehmen können.

Auch Sperrcodes sind anfällig

Nicht nur Passwörter, auch Sperrcodes sind ein Sicherheitsrisiko. Bei ihnen besteht das Problem, dass sie in der Regel nur aus vier, fünf oder wenig mehr Ziffern bestehen dürfen. Eine Möglichkeit, hier für mehr Sicherheit zu sorgen, ist das Nutzen des Fingerabdrucks als Alternative zum Code. Allerdings hat dann nur die Person Zugang, deren Fingerabdruck gespeichert ist – bei Teamaufgaben ist dies also keine echte Alternative.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass sowohl Passwörter als auch Sperrcodes Herausforderungen mit sich bringen, im Arbeitsalltag Aufwand verursachen können und nicht immer sicher sind.

Passwort-Manager bieten mehr Sicherheit

Immer häufiger rücken daher Passwort-Manager in den Fokus. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Software, die Passwörter und andere Zugangsdaten zugleich sichert und verwaltet.

Ein Passwort-Manager kann somit den Aufwand reduzieren, der mit dem eigenständigen Erstellen und Aktualisieren von Zugangsdaten verbunden ist, und dabei sogar für mehr Sicherheit sorgen.

Ein weiterer Vorteil: Praxisinhaber können festlegen, wer im Praxisteam welche Passwörter sehen oder nutzen darf. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass der Empfang nur Zugriff auf die Terminbuchung hat, nicht aber auf die Behandlungsergebnisse oder Laborbefunde. Doch auch wenn eine Praxis nur wenige Angestellte beschäftigt, bietet der Passwort-Manager ein Mehr an Sicherheit.

Auf aktuelle Standards achten

Wichtig ist darauf zu achten, dass der Passwort-Manager den aktuellen Datenschutz- und Sicherheitsstandards entspricht. Dazu gehören eine starke Verschlüsselung, regelmäßige Updates und die Möglichkeit zur Zwei-Faktor-Authentifizierung beziehungsweise Multi-Faktor-Authentifizierung. Die Software sollte außerdem benutzerfreundlich sein, damit alle Teammitglieder sie problemlos nutzen können.

Vor der Einführung empfiehlt sich eine Schulung der Praxisangestellten, um den sicheren Umgang mit dem Passwort-Manager zu gewährleisten. So wird nicht nur die Passwortverwaltung vereinfacht, sondern auch das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff deutlich reduziert.

Nächster Teil am 5. Februar

Im achten Teil unserer Serie am 5. Februar geht es um die sichere Datenlöschung.