Tipps zur Patientenbefragung
eZAP eigenet sich für anonyme, schriftliche Befragungen von volljährigen Patientinnen und Patienten beziehungsweise für die Befragung von Eltern minderjähriger Patientinnen und Patienten. Vorausgesetzt wird mindestens ein vorangegangener Besuch in der Praxis, damit eine zuverlässige Bewertung der Praxis und des Arztes beziehungsweise der Ärztin möglich ist.
Die Fragebögen in Deutsch, Englisch, Russisch, Spanisch, Französisch, Türkisch und Arabisch können nach dem Anlegen einer Befragung in eZAP heruntergeladen und ausgedruckt werden. Direkt online ausfüllbare Versionen beider Fragebögen liegen hingegen nur in deutscher und englischer Sprache vor. Die Online-Version wird über einen QR-Code aufgerufen, der nach dem Anlegen in eZAP generiert wird.
Zielgruppe festlegen und Befragungszeitraum wählen
Legen Sie fest, ob Sie volljährige Patienten oder Eltern von minderjährigen Patienten oder beide Zielgruppen befragen wollen. Für beide Zielgruppen gibt es separate Fragebögen.
Wählen Sie einen Zeitraum von zwei, drei, vier oder acht Wochen für die Durchführung Ihrer Befragung aus.
Bitte beachten Sie: Der Befragungszeitraum startet gleichzeitig mit dem Anlegen der Befragung. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit Betreff "Ihre Patientenbefragung: Praxis-Befragungsnr. XXXXXX". Dort sind weitere Informationen enthalten und Sie gelangen von dort jederzeit zu Ihrer Befragung.
Team informieren und Patienten gezielt ansprechen
Bitte informieren Sie vor der Befragung das ganze Praxisteam über den Ablauf der Befragung und legen Sie Verantwortliche fest, die die Patientinnen und Patienten zur Teilnahme an der Befragung ansprechen, sofern Sie es nicht selbst tun.
Je positiver Sie und Ihr Praxisteam gegenüber der Befragung eingestellt sind, desto selbstverständlicher werden auch Ihre Patientinnen und Patienten einen Fragebogen ausfüllen.
Sprechen Sie ab Beginn der Befragung alle volljährigen Patientinnen und Patienten beziehungsweise alle Eltern minderjähriger Patientinnen und Patienten an, die in dem gewählten Befragungszeitraum in die Praxis kommen und mindestens zum zweiten Mal zur Behandlung da sind.
Bitte beachten Sie: Treffen Sie bis auf die Kriterien Volljährigkeit beziehungsweise zweiter Praxisbesuch keine Auswahl bei den Personen, sonst ist die Befragung nicht valide.
Online-Befragung
Nachdem Sie Ihre Befragung angelegt haben, steht unter Downloads ein Praxisposter für Sie bereit, welches Sie zur Ankündigung der Befragung verwenden können. Drucken Sie sich das Poster in DIN A4 oder DIN A3 aus und hängen Sie es gut sichtbar im Wartebereich Ihrer Praxis aus. Zusätzlich können Sie es an der Anmeldung ausstellen.
Auf dem Poster befinden sich die Internetadresse und ein praxisbezogener Befragungscode, den sich Ihre Patientinnen und Patienten notieren oder per QR-Code aufrufen können. Daher eignet sich das Poster in DIN A4 auch als Flyer, den Sie Ihren Patientinnen und Patienten zur Erinnerung mitgeben können.
Die an der Befragung Teilnehmenden können den Fragebogen über Smartphone, Tablet oder Computer zuhause ausfüllen. Möglich ist es auch, dass Sie dazu ein Tablet der Praxis bereitstellen.
Bitte beachten Sie: Aus Datenschutzgründen müssen mindestens 20 ausgefüllte Fragebögen vorliegen, damit eine Auswertung bereitgestellt wird.
Schriftliche Befragung
Nachdem Sie Ihre Befragung angelegt haben, liegen unter Downloads die Fragebögen in sieben Sprachen vor: Deutsch, Englisch, Spanisch, Russisch, Türkisch, Französisch und Arabisch.
- Händigen Sie den entsprechenden Fragebogen aus (Patientenfragebogen für ≥ 18-Jährige oder Elternfragebogen für Eltern minderjähriger Patientinnen und Patienten).
- Hilfreich sind Klemmbretter mit Kugelschreiber.
- Sofern Patientinnen und Patienten den Fragebogen zuhause ausfüllen wollen, ist es empfehlenswert, ihnen adressierte und vorfrankierte Rückumschläge mitzugeben.
- Stellen Sie für die Dauer der Befragung eine gut sichtbare Einwurfbox im Wartebereich auf. Leeren Sie die Box möglichst in solchen Abständen, dass eine persönliche Zuordnung einzelner Fragebögen zu Patientinnen und Patienten nicht möglich ist.
- Die ausgefüllten Fragebögen werden vom Praxisteam nach dem Anlegen einer Befragung mit eZAP in den Online-Fragenbogen übertragen.
- Durch eine einheitliche Nummerierung der Fragen können vom Praxisteam auch die vorliegenden Antworten aus den fremdsprachigen Fragebögen leicht in eZAP in den beiden Online-Fragebögen in deutscher Sprache übertragen werden.
- Für jede Sprache gibt es in eZAP jedoch auch eine eigene Eingabeseite, die über eine Dropdown-Liste ausgewählt werden kann.
- Sollten Fragen von den Patientinnen und Patienten unbeantwortet geblieben sein, werden Sie am Ende der Eingabe gefragt, ob nicht doch eine Antwort vorliegt. Sie haben somit die Möglichkeit, übersehene Antworten gegebenenfalls zu korrigieren.
- Zum Schluss wählen Sie „Fragebogen speichern“.
Bitte beachten Sie: Die Abgabefrist für die ausgefüllten Fragebögen muss vor dem Ablauf des Befragungszeitraumes liegen, da bis zu diesem Zeitpunkt alle Fragebögen in eZAP erfasst sein müssen.
Auswertung herunterladen
Nur bei einer angemessenen Rücklaufquote lassen sich valide und repräsentative Aussagen zur Zufriedenheit der Befragten erzielen.
Nach Ablauf des gewählten Befragungszeitraumes steht der individuelle Auswertungsbericht online in eZAP zum Download bereit. Sie erhalten dazu eine Benachrichtigung per E-Mail mit Link zur Befragung. Sie können die Ergebnisgrafiken abrufen, indem Sie auf den Button „Bericht (PDF)“ klicken. Die Ergebnisse können Sie beispielsweise für Ihre Praxiswebsite nutzen.
Hinweis zur Datenauswertung
Alle eingegebenen Daten werden in der KBV automatisiert ausgewertet und der Praxis bereitgestellt. Ihre Daten sind jederzeit voll geschützt. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte, dies wäre nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zulässig. Das Angebot soll dem Feedback an die teilnehmenden Ärztinnen beziehungsweise Ärzte und Praxisteams für das interne Qualitätsmanagement dienen.
Bitte beachten Sie: Aus Datenschutzgründen (Identifizierbarkeit einzelner Patientinnen und Patienten) müssen mindestens 20 ausgefüllte Datensätze vorliegen, damit eine Auswertung bereitgestellt wird.
