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QM-Instrumente

Unter QM-Instrumenten werden Methoden und Techniken zusammengefasst, die zum Erkennen, zum Verständnis und insbesondere zur Lösung von Problemen sowie zur Veranschaulichung komplexer Systeme eingesetzt werden.

In der QM-Richtlinie werden ‚Grundelemente‘ eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagement aufgeführt, die unter Verwendung aller ‚Instrumente‘ eingeführt und weiterentwickelt werden müssen.

Nutzen Sie die Vorgaben der Richtlinie für ein individuell an Ihre Praxisgröße und Organisationsform angepasstes Qualitätsmanagement. Ein pragmatischer Einsatz der Instrumente kann unmittelbar zu Verbesserungen im Praxisalltag führen. Davon werden Ihre Patienten und das gesamte Praxisteam profitieren. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen unterstützt Sie bei der Umsetzung.

Hier finden Sie Informationen und Vorschläge zur Umsetzung der in der QM-Richtlinie geforderten Instrumente.

PDCA-Zyklus: vom Qualitätsziel bis zur Verbesserung

Die Festlegung und Dokumentation von Qualitätszielen (plan) für die einzelne Praxis, das Ergreifen von Umsetzungsmaßnahmen (do), die systematische Überprüfung (check) der Zielerreichung und erforderlichenfalls die Anpassung der Maßnahmen (act) fordert die QM-RL.

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Der PDCA-Zyklus beschreibt das praktische Vorgehen im Qualitätsmanagement. Er wird auch als Management-Zyklus, Qualitätskreislauf oder Deming-Zyklus (benannt nach dem Mitbegründer der Qualitätswissenschaft, dem Amerikaner W. E. Deming) bezeichnet.

QEP folgt dieser Logik und bietet für alle praxisrelevanten Themen Qualitätsziele und Umsetzungsvorschläge an:

  • 5.1.2 Qualitätsziele
  • 5.1.3 Qualitätsmanagement-System
  • 5.2.5 Bewertung des Qualitätsmanagement-Systems und
  • 5.2.6 Verbesserungsmaßnahmen

Teambesprechungen

Teambesprechungen sind ein effektives Instrument, um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Teambesprechungen sollen vor allem der Information über und Diskussion von Aspekten der täglichen Arbeit dienen. Regelmäßige, strukturierte Teambesprechungen fordert die QM-RL.

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In der Teambesprechung sollten bspw. über aufgetretene Fehler, sicherheitsrelevante Ereignisse, Beschwerden und Schäden gesprochen werden. Es können auch Fallbesprechungen, Unterweisungen, Geräteeinweisungen und Übungen stattfinden. Zudem ist es empfehlenswert, übergreifende Themen bzw. Projekte, wie bspw. den systematischen Aufbau des QM-Systems, regelmäßig zum Gegenstand von Teambesprechungen zu machen.
Es sollte geregelt werden, wie oft, wie lange und in welcher Form (Vorbereitung, Tagesordnung, Moderation, Protokollierung etc.) und mit welchem Teilnehmerkreis die Besprechungen durchgeführt werden. Als Faustregel ist zu empfehlen, dass Teambesprechungen mindestens einmal im Monat zu festen Terminen und Zeiten stattfinden sollten. Diese Frequenz kann je nach Größe der Praxis/ des MVZ, Leistungsspektrum und anstehenden Themen modifiziert werden. Im Rahmen der Einführung von QM wird wahrscheinlich eine höhere Frequenz erforderlich sein, in kleineren Praxen kann eine geringere Frequenz auf Dauer ausreichend sein. In großen Praxen/ MVZ haben sich Abteilungsbesprechungen bzw. themenzentrierte Besprechungen einzelner Arbeitsgruppen bewährt.

QEP unterstützt Sie bei der Umsetzung: 3.1.3 Teambesprechungen und Kommunikation. Hier finden Sie ein Musterdokument aus dem QEP-Manual®:

Teamprotokoll, Word-Dokument, 154KB

Über 200 Musterdokumente und weitere Informationen finden Sie auf der CD-ROM zum QEP-Manual®.

Prozess- und Ablaufbeschreibungen, Durchführungsanleitungen

In Ablaufbeschreibungen wird das abgestimmte, einheitliche Vorgehen (in QEP® „Interne Regelung“) bei der Durchführung von i. d. R. genau abgrenzbaren Maßnahmen und Aktivitäten in einer Organisation/ Praxis schriftlich festgelegt.

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Dies kann personen- bzw. arbeitsplatzbezogen oder auch -übergreifend erfolgen und qualitäts-, risiko-, finanz- und servicerelevante Vorgänge/ Abläufe/ Prozesse betreffen. Es werden die wichtigsten Arbeitsschritte aufgelistet und die Verantwortlichkeiten hauptsächlich an den Schnittstellen geregelt. QEP® fasst Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen unter dem Oberbegriff Ablaufbeschreibungen zusammen. Die Dokumentation der Ablaufbeschreibungen kann in Form von Tabellen oder grafisch visualisiert als Flussdiagramm erfolgen. Hier finden Sie ein Musterdokument aus dem QEP-Manual®Ablaufbeschreibung Impfungen Word-Dokument, 157 KB

Über 200 Musterdokumente und weitere Informationen finden Sie auf der CD-ROM zum QEP-Manual®.

Patientenbefragung

Patientenbefragungen stellen ein wichtiges Element des Qualitätsmanagements dar, da sie Rückmeldungen zur Zufriedenheit der Patienten und Anregungen für Verbesserungspotentiale geben. Sie sollten möglichst anhand validierter Instrumente (Befragungsbogen) erfolgen und regelmäßig durchgeführt werden.

Weiterführende Informationen unter Patientenbefragungen.

Beschwerdemanagement

Unter Beschwerdemanagement versteht man die Nutzung und Auswertung von Beschwerden als Werkzeug des Qualitätsmanagements.

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Beschwerden werden als Hinweis auf Verbesserungspotentiale gesehen. Die Ursachen von Beschwerden sollten beseitigt werden, um eine Verbesserung der Organisation/ der Praxis zu erzielen.

QEP unterstützt Sie bei der Umsetzung: 5.2.3 Beschwerdemanagement und Vorschlagwesen.

Organigramm, Checklisten

Ein Organigramm ist die strukturierte, grafische Darstellung des Organisationsaufbaus, ggf. inklusive der Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten aller Mitarbeiter einer Organisation/ Praxis sowie Über- und Unterstellungen. Checklisten sind systematisierte Listen der für einen Vorgang bedeutsamen Einzelaspekte, z. B. Prüfliste für die Ausstattung des Notfallkoffers.

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QEP unterstützt Sie bei der Umsetzung: 4.1.2 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten.

Checklisten dienen u.a. der Kontrolle einzelner Abläufe, die in Ablaufbeschreibungen, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen beschrieben sind. Ziel des Einsatzes von Checklisten ist es, insbesondere für sich wiederholende Arbeiten eine vollständige und vergleichbare Ausführung zu erreichen. Hier finden Sie ein Musterdokument aus dem QEP-Manual®: Checkliste Pharmakotherapie und Multimorbidität Word-Dokument, 122 KB

Über 200 Musterdokumente und weitere Informationen finden Sie auf der CD-ROM zum QEP-Manual®.

Risiko- und Fehlermanagement

Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess um Schwachstellen zu identifizieren, die zu physischen, psychischen, sozialen und finanziellen Schäden und ggf. zu damit verbundenen Haftungsansprüchen führen können bzw. schon geführt haben. Ziel ist es, Risiken vorzubeugen bzw. zu vermeiden.

Weiterführende Informationen unter Risiko- und Fehlermanagement.   

Notfallmanagement

Patienten mit dringenden Gesundheitsstörungen/Notfälle müssen erkannt und so schnell wie möglich versorgt werden. Zu Notfällen in der Praxis/ im MVZ zählen sowohl solche Fälle, bei denen sich Patienten mit einer bedrohlichen Gesundheitsstörung persönlich oder telefonisch melden, als auch solche, die sich erst in den Praxisräumen ereignen (z. B. allergische Reaktionen).

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QEP unterstützt Sie bei der Umsetzung: 1.3.4 Notfallmanagement und empfiehlt, dass Schulungen zum Verhalten in Notfallsituationen jährlich durchgeführt und mit praktischen Übungen trainiert werden sollten. Ab zwei Mitarbeitern ist ein Ersthelfer für Erste-Hilfe-Leistungen zu qualifizieren, ab 20 Mitarbeitern 10 % der Angestellten (BGV A1 Unfallverhütungsvorschrift). Mit der Qualifikation als Medizinische Fachangestellte oder examinierte Pflegekraft ist diese Anforderung abgedeckt, allerdings müssen die Kenntnisse alle zwei Jahre aufgefrischt werden. Zum Notfallmanagement gehört auch eine dem Leistungsspektrum angemessene Notfallausstattung, die jederzeit vollständig und funktionsfähig zur Verfügung steht. Hier finden Sie ein Musterdokument aus dem QEP-Manual®: Notfallkriterien Word-Dokument, 111 KB

Über 200 Musterdokumente und weitere Informationen finden Sie auf der CD-ROM zum QEP-Manual®.

Dokumentation der Behandlungsverläufe und der Beratung

Alle Informationen über Patienten sind eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert, stehen schnell, vollständig und ausreichend lange zur Verfügung. Dies betrifft die gesamten Abläufe in der Praxis/ im MVZ – von der Erhebung der Patientendaten bis zur Übermittlung von Unterlagen und Befunden. Mit QEP sind Sie auf der sicheren Seite: Für alle praxisrelevanten Aspekte rund um Dokumentation finden Sie Qualitätsziele und Umsetzungsvorschläge:

  • QEP 1.1.2 Anmeldung,
  • 1.2. Untersuchung und Diagnostik,
  • 1.3 Therapie und Versorgung,
  • 1.4 Kontinuität der Versorgung,
  • 2.2. Patientenunterlagen und Dokumentation,
  • 4.1.2 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten,
  • 4.1.3 Verträge, Richtlinien und weitere Rechtsgrundlagen.